Ces dernières années, le terme gestion du travail a commencé à gagner en popularité, et une idée fausse courante consiste à utiliser ce terme de manière interchangeable avec la gestion de projet.
La gestion du travail et la gestion de projet sont deux concepts différents — bien qu'il existe certaines similitudes —, des échéanciers différents, des natures différentes et des objectifs différents.
Ici, nous aborderons le concept de gestion du travail, ses avantages et comment l'implémenter dans votre entreprise à l'aide d'un logiciel de gestion du travail.
Qu'est-ce que la gestion du travail ?
Selon Gartner, la gestion du travail applique une structure basée sur les flux de travail au mouvement de l'information, à l'interaction des processus métier et aux processus humains qui génèrent l'information.
En bref, la gestion du travail décrit et gère les flux de travail et la charge de travail (individuels et d'équipes) dans le cadre du « travail ». Le travail peut être un projet ou une opération quotidienne à l'échelle de l'organisation. La gestion du travail rationalise les processus métier essentiels afin de faciliter leur évaluation, ce qui améliorera les résultats et les performances dans les domaines suivants :
- Planification plus efficace pour améliorer l'efficacité globale
- Atteindre les objectifs et répondre aux besoins des clients
- Utilisation plus efficace des ressources et gestion des actifs
- Évaluation et amélioration continues des performances
Gestion du travail VS Gestion de projet : Principales différences
Comme indiqué précédemment, la gestion du travail n'est pas la gestion de projet, bien qu'il existe plusieurs similitudes. Par exemple, la gestion du travail et la gestion de projet visent les mêmes objectifs, et les logiciels de gestion du travail et de projet s'articulent autour des points suivants :
- Améliorer l'efficacité
- Améliorer l'agilité de l'entreprise
- Minimiser les redondances
- Réduire le gaspillage
Cependant, la principale différence entre les deux réside dans le fait que la gestion de projet se concentre sur un projet spécifique, tandis que la gestion du travail s'intéresse à tous les niveaux de la gestion organisationnelle globale.
Un projet est par nature spécifique et ponctuel, et sa durée est limitée. De plus, ses objectifs sont généralement beaucoup plus clairs et précis.
En revanche, le travail est répétitif, n'est pas limité dans le temps et ses objectifs peuvent ne pas être quantifiables. Ainsi, la gestion du travail est généralement un processus continu. La gestion de projet tend donc à être plus rigide, tandis que la gestion du travail est plus flexible et continue. La gestion du travail peut impliquer la gestion des flux de travail au niveau individuel afin de gérer les tâches individuelles liées à un projet ou à un travail. Un système de gestion du travail est généralement nécessaire pour atteindre ce niveau de détail (plus de détails ci-dessous), peut-être même légèrement plus qu'un logiciel de gestion de projet.
Défis qui exigent une gestion du travail
Le lieu de travail moderne est aujourd'hui très complexe, avec divers défis à relever au quotidien. Voici quelques défis majeurs où une gestion du travail efficace peut apporter des solutions :
- Attribution et suivi des tâches
L'une des clés du succès de tout projet réside dans l'attribution des rôles et des tâches aux bonnes personnes. Ceci afin de garantir que le travail soit confié à la bonne personne au bon moment et soit réalisé conformément à l'objectif. - Mise à jour en temps réel de l'état d'avancement d'une tâche
Comme évoqué précédemment, si un projet peut avoir une date de fin et un état d'achèvement, ce n'est pas toujours le cas pour l'ensemble du travail au sein d'une organisation. Un responsable doit pouvoir définir l'objectif et la date d'achèvement appropriés pour chaque tâche, ce qui peut représenter un défi de taille. C’est là que la mise en œuvre d’une méthodologie de gestion du travail peut s’avérer très utile. - Différencier les priorités entre les tâches
Lorsqu’on pense à toutes les différentes tâches d’une organisation, il peut être difficile de tracer une ligne entre les tâches critiques et importantes, et les priorités peuvent changer quotidiennement. Un logiciel de gestion du travail permet de suivre tous ces changements de priorités et de communiquer en temps réel les modifications à l'ensemble de l'équipe.
Logiciel de gestion du travail
La gestion du travail est une méthodologie conçue pour améliorer l'efficacité du travail, mais un logiciel ou système de gestion du travail est la plateforme qui permet sa mise en œuvre.
Comme nous l'avons vu, une organisation comporte de nombreux éléments interdépendants ; il est donc essentiel de disposer de la plateforme adéquate pour cartographier les processus clés, allouer les ressources et évaluer les progrès.
On recherche souvent des logiciels de gestion de projet pour gérer le travail, mais la gestion du travail exige une approche plus flexible, et il faudrait sortir le travail de la structure rigide d'un projet. Conclusion : un logiciel de gestion du travail dédié est nécessaire pour cartographier le travail au-delà des limitations traditionnelles des projets, telles que la dépendance au budget, aux clients, aux délais ou à d’autres facteurs. Bien qu’il existe diverses solutions logicielles de gestion du travail, un logiciel typique devrait inclure les fonctionnalités suivantes : loading="auto">
- Partage de fichiers centralisé : la plateforme de gestion du travail doit servir de stockage centralisé des fichiers et documents liés au travail de l’équipe. Les membres de l'équipe doivent pouvoir accéder facilement à ces fichiers et partager de nouveaux fichiers en cas de besoin.
- Gestion flexible des tâches :la fonctionnalité la plus importante d'une solution de gestion du travail, vous devez pouvoir ajouter et attribuer facilement des tâches, définir les priorités et suivre ces tâches en temps réel en fonction des échéances, des contraintes budgétaires ou d'autres facteurs.
- Communication via un tableau de bord unique :avec une solution de gestion du travail adaptée, les équipes doivent pouvoir collaborer facilement via la plateforme, que ce soit par le biais de commentaires, de forums de messagerie, de fils de discussion ou d'autres moyens. La plateforme doit fournir des notifications en temps réel aux membres clés de l'équipe impliqués dans certaines tâches. Suivi et évaluation : attribuez des rôles et planifiez les tâches de votre équipe, et suivez facilement qui travaille actuellement sur chaque tâche afin d'en contrôler l'efficacité et d'éviter la surcharge de travail. Visualisation : créez facilement des flux de travail/organigrammes pour visualiser les tâches disponibles par étapes séquentielles. Rapports : générez des rapports directement depuis l'interface. En conclusion, il est important de suivre les progrès, les indicateurs clés de performance (KPI) et d'identifier les problèmes potentiels le plus tôt possible. Selon votre modèle d'entreprise ou votre secteur d'activité, vous pourriez également avoir besoin de fonctionnalités spécifiques telles que la relecture en ligne, un CRM, le prototypage, la facturation, etc. Un autre point essentiel est que la solution de gestion du travail doit s'intégrer à votre infrastructure technologique existante. Approve est un logiciel de gestion des processus métier qui offre toutes ces fonctionnalités essentielles, ainsi que des fonctionnalités supplémentaires comme l'injection de métadonnées, l'authentification unique, les formulaires personnalisés, etc. Approve prend en charge plus de 180 types de fichiers et dispose d'un espace de travail partagé intuitif pour optimiser la collaboration.
