「ワークマネジメント」という用語が普及したのは近年になってからですが、職場であれ家庭であれ学校であれ、何らかの形で作業を管理した経験はおそらくあるでしょう。
おそらく私たちの多くは、納期のあるプロジェクトを管理する技術である「プロジェクトマネジメント」という用語の方に馴染みがあるでしょう。しかし、ワークマネジメントは、プロジェクトマネジメントといくつかの類似点を共有しはするものの、全く別の概念です。
では、プロジェクトマネジメントとワークマネジメントの違いは何でしょうか？ワークマネジメント（そして場合によってはワークマネジメントソフトウェア）を自社にどのように導入し、そのメリットを享受できるでしょうか？本記事ではこれらの問いに答え、ワークマネジメントについて知っておくべきことをすべて解説します。
ワークマネジメントとは？
Gartnerによれば、ワークマネジメントとは次のとおりです。
「情報の移動、およびその情報を生み出すビジネスプロセスと人間の作業プロセスの相互作用に、ワークフローの構造を適用する一連のソフトウェア製品およびサービス。ワークマネジメントソフトウェアは、重要なビジネスプロセスを効率化し変革するため、成果とパフォーマンスを向上させることができます。」
平易に言えば、ワークマネジメントとは、プロセスの目標を達成する可能性を最大化できるよう、ソフトウェアやテクノロジーを使ってビジネスプロセスを管理する方法のことです。
ワークマネジメントは範囲においてプロジェクトマネジメントと異なります。プロジェクトマネジメントは、成功を定義する明確な目標と要件を持ち、納期によって制約されるプロジェクトのみを扱います。
一方、ワークマネジメントは複数のプロジェクトやビジネスプロセスを包含でき、継続的なプロセスです。ワークマネジメントの成功は、組織や事業が継続的な成長を達成できるかどうかによって測られます。
したがって、ワークマネジメントはより柔軟な性質を持ち、プロジェクトマネジメントは構造化され硬直的になるように設計されていると言えます。
実践においてワークマネジメントとは、ビジネスプロセスワークフローとチームの作業量を管理することです。これには、タスクやメールの管理のような個人レベルの作業の管理から、組織全体を包含する包括的なプロセスの管理までが含まれます。
ワークマネジメントの仕組み
実際のプロセスは各ビジネスプロセスワークフロー、作業、さらには個々のタスクによって異なり得ますが、ワークマネジメントには常に少なくとも3つの中核となるフェーズが含まれます。
- 作業の特定
何よりまず、ワークマネジメントはまず対象となる作業を特定しなければなりません。それが個々のタスクであれ、ビジネスプロセス／ワークフローであれ、プロジェクトであれです。必要に応じて、作業は最も細かい形に分解しなければなりません（例えば、プロセスを一連のタスクに分解する）。また、作業の目的／目標、必要なリソース、そして作業を実行するのに誰が関わるかを特定すべきです。
- 作業の分析
作業が特定されたら、それを徹底的に分析しなければなりません。作業がどのように機能しているかを検討し、ボトルネックや改善できる領域を特定し、どのような改善ができるかを計画すべきです。「この作業をさらに最適化して、より効率的かつ生産的にするにはどうすればよいか？」という重要な問いに答えようとすることで、作業を分析すべきです。
- 最適化の実施
あらゆるワークマネジメントの目的は最適化です。どのような変更や最適化を行うべきかを分析したら、実施に移ることができます。そして、実施した変更がポジティブな結果をもたらすか、あるいはもう一度ワークマネジメントのサイクルを行うべきかを検証すべきです。
ワークマネジメント導入における課題
特に複雑な組織環境において、ワークマネジメントを導入することはマネージャーにとって非常に難しい作業となり得ます。考慮すべき主な課題をいくつかご紹介します。
適切な人にタスクを割り当てる
タスクの割り当ては、あらゆるワークマネジメントの間違いなく最も重要な土台です。タスクが、適切な能力と対応可能性を持つ適切な人に割り当てられなければ、実行は効果的かつ効率的にはなりません。マネージャーは、各タスクを適切なタイミングで適切な人に割り当てなければなりませんが、これは多種多様なビジネスプロセスが関わる複雑な組織では非常に困難です。マネージャーが組織内のすべてのタスクを俯瞰できる一元化されたモニタリングソリューションが必要です。
緊急なタスクと重要なタスクを区別する
マネージャーにとって、タスクを重要度／緊急度のマトリクスに従って区別することは難しく、異なるタスクの優先順位付けにおいてミスを招きかねません。マネージャーが各タスクの適切な完了日を客観的に定めるのは困難であり得、チームメンバーや関係者の間での対立や、実際に作業を完了させる上での支障につながります。
ワークマネジメントソフトウェア
ワークマネジメントの範囲は広大で複雑になり得るため、Aprooveのようなエンタープライズワークマネジメントソフトウェアは、経営陣がさまざまなビジネスプロセスやプロジェクトをスケジュール・管理し、チームメンバーが協力して作業できるようにするのに不可欠です。
一元化された管理ソフトウェアがなければ、チームは互いに切り離されたあまりにも多くの異なるツールやソフトウェアに頼らざるを得ないことがしばしばです。これは、プロジェクトに関する情報を見つけにくい、誰が何に取り組んでいるかについての透明性や当事者意識が欠けるなど、ワークマネジメントを導入する際にさまざまな問題を引き起こしかねません。
人がタスクや異なるソフトウェアの間を切り替えると、生産性が大幅に低下する可能性があります。ある研究報告は、タスクの切り替えによって引き起こされるメンタルブロックが、生産性をなんと４０％も低下させ得ることを示唆しています。
一元化されたワークマネジメントソリューションは、従業員が単一のプラットフォームのみを使用できるようにし、気を散らすものを最小限に抑えて各タスクにより集中できるようにします。また、作業に関する情報も一元化されて全員がアクセスできるため、すべてのチームメンバーと関係者が互いの役割と責任を理解でき、当事者意識と生産性が向上します。
優れたワークマネジメントソフトウェアソリューションは、異なる部門や組織をまたぐ異なる機能がより効率的に協働できるようにし、各タスクで複数のツールやソリューションを使うことによって引き起こされる「メンタルな切り替え」を避けることで、組織の生産性をさらに向上させるべきです。
