Bien que le terme « gestion du travail » n'ait gagné en popularité que ces dernières années, vous avez probablement déjà été confronté à différentes formes de gestion du travail, que ce soit au travail, à la maison ou à l'école.
La plupart d'entre nous connaissent probablement mieux le terme « gestion de projet », l'art de gérer Les projets ont des échéances. La gestion du travail, en revanche, est un concept totalement différent, même si elle présente certaines similitudes avec la gestion de projet. Quelles sont donc les différences entre la gestion de projet et la gestion du travail ? Comment mettre en œuvre la gestion du travail (et potentiellement un logiciel de gestion du travail) au sein de votre organisation et en tirer profit ? Cet article répondra à ces questions et abordera tout ce que vous devez savoir sur la gestion du travail.
Qu'est-ce que la gestion du travail ?
Selon Gartner, la gestion du travail est :
« Un ensemble de logiciels et de services qui structurent les flux de travail pour la circulation de l'information, ainsi que pour l'interaction entre les processus métier et les processus humains qui génèrent cette information. Les logiciels de gestion du travail rationalisent et transforment les processus métier essentiels et peuvent ainsi améliorer les résultats et les performances. »
En termes simples, la gestion du travail consiste à utiliser des logiciels et des technologies pour gérer les processus métier afin de maximiser les chances d'atteindre les objectifs du processus.
La gestion du travail diffère de la gestion de projet par son périmètre : la gestion de projet ne concerne que les projets. qui sont limités par des échéances avec des objectifs et des exigences clairs pour définir leur succès. La gestion du travail, en revanche, peut englober de multiples projets et processus métier et constitue un processus continu. Le succès de la gestion du travail se mesure à la capacité de l'organisation ou de l'entreprise à réaliser une croissance continue. Ainsi, on peut dire que la gestion du travail est plus flexible par nature, tandis que la gestion de projet est conçue pour être structurée et rigide. En pratique, la gestion du travail consiste à gérer les flux de travail des processus métier et la charge de travail des équipes. Cela inclut la gestion du travail au niveau individuel, comme la gestion des tâches et des courriels, ainsi que la gestion des processus globaux qui englobent toute l'organisation.
Comment fonctionne la gestion du travail ?
Bien que le processus réel puisse varier pour chaque flux de travail, chaque tâche et même chaque processus métier, la gestion du travail comprend toujours au moins trois phases principales :
- Identification du travail
Avant toute chose, la gestion du travail doit identifier le travail en question, qu'il s'agisse d'une tâche individuelle, d'un processus métier/flux de travail ou d'un projet. Si nécessaire, le travail doit être décomposé en ses éléments les plus granulaires (c'est-à-dire décomposer un processus en un ensemble de tâches). Il convient également d'identifier le but/l'objectif du travail, les ressources nécessaires et les personnes impliquées dans son exécution.
- Analyse du travail
Une fois le travail identifié, il doit être analysé en profondeur. Il faut examiner son fonctionnement, identifier les points de blocage et les axes d'amélioration, et planifier les améliorations à apporter. Nous devons analyser le travail en tentant de répondre à la question cruciale : « Comment pouvons-nous optimiser davantage ce travail pour le rendre plus efficace et productif ? ».
- Mise en œuvre de l'optimisation
L'objectif de toute gestion du travail est l'optimisation. Une fois que nous avons analysé les changements et les optimisations à apporter, nous pouvons passer à la mise en œuvre. Nous devons ensuite tester si les changements mis en œuvre produisent des résultats positifs ou s'il convient d'effectuer un autre cycle de gestion du travail.
Défis liés à la mise en œuvre de la gestion du travail
Mettre en œuvre la gestion du travail, en particulier dans un environnement organisationnel complexe, peut s'avérer très difficile pour les gestionnaires. Voici quelques-uns des principaux défis à prendre en compte :
Attribuer les tâches aux bonnes personnes
L'attribution des tâches est sans doute le fondement le plus important de toute gestion du travail. Si les tâches ne sont pas confiées aux personnes compétentes et disponibles, leur exécution sera inefficace. Les responsables doivent confier chaque tâche à la bonne personne au bon moment, ce qui peut s'avérer très difficile dans les organisations complexes aux processus métiers très variés. Une solution de supervision centralisée permettant aux responsables d'avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches de l'organisation est nécessaire.
Différencier les tâches urgentes et importantes
Il peut être difficile pour les responsables de différencier les tâches selon leur https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_91.htm">matrice importance/urgence peut entraîner des erreurs de priorisation des tâches. Il peut être difficile pour les responsables de définir objectivement la date de fin appropriée pour chaque tâche, ce qui peut engendrer des conflits entre les membres de l'équipe et les parties prenantes, ainsi que des difficultés dans la réalisation du travail.
Logiciel de gestion du travail
Étant donné l'étendue et la complexité de la gestion du travail, un logiciel de gestion du travail d'entreprise comme Aproove est essentiel pour aider la direction à planifier et à gérer divers processus et projets métier, et pour permettre aux membres de l'équipe de collaborer.
Sans logiciel de gestion centralisé, les équipes doivent souvent s'appuyer sur une multitude d'outils et de logiciels non interconnectés. Cela peut engendrer divers problèmes lors de la mise en œuvre de la gestion du travail, comme la difficulté à trouver des informations sur les projets, le manque de transparence et de responsabilisation quant aux personnes travaillant sur les projets, etc. Lorsque les employés passent d'une tâche à l'autre et utilisent différents logiciels, leur productivité peut s'en trouver considérablement réduite. Une étude suggère que les blocages mentaux causés par le changement de tâches peuvent réduire la productivité de 40 %. Une solution centralisée de gestion du travail permet à vos employés d'utiliser une seule plateforme, ce qui leur permet de se concentrer davantage sur chaque tâche et de minimiser les distractions. De plus, comme les informations relatives aux travaux sont centralisées et accessibles à tous, chaque membre de l'équipe et chaque partie prenante peut comprendre les rôles et les responsabilités des autres, ce qui améliore la responsabilisation et la productivité. Une bonne solution logicielle de gestion du travail devrait permettre aux différents services et fonctions de l'organisation de collaborer plus efficacement afin d'améliorer encore la productivité de l'organisation en évitant les changements d'outils et de solutions incessants liés à l'utilisation de plusieurs outils pour chaque tâche.
