ワークフローと「ビジネスプロセス」という用語は、しばしば同じ意味で使われます。確かに両者には相互関係がありますが、いくつかの違いもあります。
ビジネスプロセスとは、簡単にいえば、ビジネス目標を達成するために一括して実行される、相互に連携した一連の活動(またはタスク)のことです。
一方、ワークフローは、ビジネスプロセスをより効率的にする方法です。これは多くの場合、一連のポリシーやルールに従って、あるビジネスプロセス参加者から別の参加者への情報やタスクの引き継ぎを伴う、ビジネスプロセス(またはビジネスプロセスの一部)の自動化を伴います。
ビジネスプロセスは自然に存在する一方、ワークフローは人工的なものであり、特定の目的のためにビジネスプロセスを最適化するべく、分析に基づいて作成・モデル化・自動化されます。
したがって、ビジネスプロセスはワークフローなしでも存在できますが、その逆は成り立たないといえます。ワークフローは、対応するビジネスプロセスがあって初めて存在できます。
ワークフロー管理とは?
ワークフロー管理とは、簡単にいえば、ワークフローを管理するプロセスです。ワークフロー管理システムの最も基本的(だが最も重要)なステップは、一般にフローチャートや状態遷移図で、ワークフローを適切に可視化またはマップすることです。
ワークフローフローチャート
名前が示すとおり、フローチャートは、さまざまなチャート記号で表される情報やタスクの流れを可視化します。
以下は、危険な状況から患者を助けるプロセスのワークフローフローチャートの例です。
ご覧のとおり、フローチャートにはさまざまな記号が含まれ、それぞれが異なる機能を表します。
- 楕円: 開始条件または終了点を表します
- 矢印: 2つの異なる図形をつなぐコネクターであり、矢印の向きは2つの図形の関係を表します
- 平行四辺形: 入力または出力を表します
- 長方形: プロセスを表します
- ヒシ形: プロセス内の意思決定を表します
ワークフロー状態遷移図
状態遷移図(主にカンバン状態遷移図)は、フローチャートとは異なり、個々のタスクの状態のみを描きます。
状態遷移図にはさまざまな状態がありますが、最も一般的なものは以下のとおりです。
- クローズ済み
- オープン
- 進行中
- 解決済み
- 再オープン
状態遷移図は、1つのタスクがある状態から別の状態へどのように移行するかを描きます。
以下は、カンバン状態遷移図/ボードの例です。
ワークフローは、フローチャートと状態遷移図の両方を使って、ワークフローに含まれるすべてのタスクの流れや状態を表現でき、以下を描くのに役立ちます。
- プロセスを完了するのに必要な不可欠なタスク
- 各タスクの責任者
- 各タスクの実行に必要なリソース
- 異なるタスク間の関係
ワークフロー管理システムは、最終的にビジネスプロセスに予測可能性をもたらすべきです。ワークフローは反復可能であるべきで、同じ入力であれば常に同じ結果を生み出すべきです。予測可能性はひいては、ビジネスプロセスの最適化やスケーリングをより容易にします。
ワークフロー図でワークフローを可視化することで、プロセス全体のより明確な全体像を把握でき、非効率、ボトルネック、改善できる領域をより容易に特定できます。
ワークフロー管理システムとは?
ワークフロー管理システムとは、ビジネスプロセスへのワークフローの監視と実装のためのインフラを提供するツールまたはソフトウェアです。実際には、ワークフロー管理システムソフトウェアは、特定のビジネスプロセスにおいてタスクやドキュメントを適切なステークホルダーやスタッフに割り当て、競合を防ぎ生産性を促進します。
ワークフロー管理システムとビジネスプロセス管理ソフトウェアという用語は、ワークフローを他のシステムや人間ユーザーと統合するソフトウェアを表すのに、しばしば同じ意味で使われます。
最高のワークフロー管理システムは、ユーザーがワークフローを設計・監視・制御・調整でき、さまざまなニーズに基づいて必要なワークフローを定義できるようにすべきであり、ビジネスワークフロー管理システムには通常、以下のシステムが含まれます。
- ルーティング: ワークフロー管理システムの最も基本的な機能は、情報、タスク、ドキュメントの流れをあるタスクから別のタスクへ、あるユーザーから別のユーザーへとルーティング・再ルーティングすることです。
- ディストリビューション: ワークフロー管理システムソフトウェアのルーティングシステムは、例外的な状況には反応しません。ここでディストリビューションシステムが例外的な状況を検知し、情報を人間ユーザーやタスクに動的に分配します。例えば、過度に忙しい作業者から別の作業者へタスクを再割り当てできます。
- コーディネーション: 並行タスクを調整して競合を防ぎ、最適な優先順位付けを確保します。
- 自動化: 例えばAIを活用してタスクを自動化します。
実際には、これらのシステムは以下の機能や特徴を通じて実現されます。
- フォームビルダー
オペレーターが動的なフォームに入力して、ビジネスプロセス内のプロジェクトやタスクに関連する必要な情報を収集できます。ワークフロー管理システムソフトウェアは、特定のワークフローポイントでフォームデータを照会し、その入力を使ってワークフローを駆動します。 - ワークフロービルダー
ワークフロービルダーツール。理想的には、管理者がカスタムのビジネスワークフローを作成できるドラッグ&ドロップ機能を備えています。ユーザーはまた、適用可能な場合に自動化を実装するルールや条件を割り当てることもできます。 - ワークフローエンジン
自動化に対応したワークフロー管理システムは、事前に設定された条件(トリガーとアクション)に基づいてシステムが意思決定を行えるようにします。ワークフローエンジンは、特定のタスクを自動化したり、必要に応じてビジネスプロセスの流れを再ルーティングしたりします。 - レポーティングと分析
ワークフロー管理の最終目標がワークフローをできるだけ効率的になるよう最適化することであるため、分析機能が必要です。データやレポートは必要なときにユーザーが利用できるようにすべきであり、システムはまた、ワークフローの実行をリアルタイムで監視する簡単な方法も提供する必要があります。
- サードパーティ統合
適切なワークフロー管理システムは、サードパーティソリューションとの統合を可能にすべきです。API統合を使って、最適化・自動化されたビジネスプロセスを既存のサードパーティソリューションと統合することもできます。
ワークフロー管理のメリット
すでに述べたとおり、ワークフロー管理の焦点は、既存のワークフローやビジネスプロセスをマップ/可視化して最適化することです。
これにより、ワークフロー管理を導入するあらゆる組織に以下のメリットをもたらします。
- リスクの低減または排除
- 上述のとおり、ワークフロー管理は予測可能性に関するものであり、予測可能性はワークフローの実行にしばしば伴うさまざまなリスクを低減するのに役立ちます。人的ミス、期日の遅れ、不正確な製品納入などです。
- ここでワークフロー管理が登場します。各タスクを正しくマップすることで、複雑なビジネスプロセスをより小さく予測可能なタスクに分解できます。ステークホルダーはどのタスクにどの優先順位で取り組むべきかを把握し、期日も明確です。進行中のすべてのプロジェクトの一元化されたダッシュボードは、進行中のすべての作業のライフサイクルと健全性の監視に役立ち、エラーを削減し、タスクが期日と予算を守ることを確保します。
- プロセス効率の最適化
ワークフローを可視化するだけでも、ボトルネック、重複、最適化の機会を特定するのに大いに役立ちます。さらに、自動化を実装すれば、ビジネスプロセスが目標を達成する際の効率をさらに改善できます。
また、Aprooveのような適切なワークフロー管理ソフトウェアがあれば、プロセスに関わる全員がフィードバックを共有できる一元化された場所を持てるため、他の方法では見過ごされていたかもしれない重複や非効率についてのインサイトをさらに得られます。
ワークフローをマップしてワークフロー管理を実装することで、ビジネスプロセスを大幅に合理化し、関連する運用コストを削減できます。 - スケーラビリティ
ワークフローが予測可能になったので、ワークフローのスケーリングは大幅に容易になります。予測可能なワークフローは、同じ入力が与えられれば常に同じ結果を生み出します。したがって、予測可能なワークフローは、元のプロセスの責任者だけでなく、誰でも実行できます。
同じプロセスをより多くの人で並行して実行したり、プロセスをサードパーティベンダーにアウトソーシングしたり、あるいはワークフローを完全に自動化したりできます。 - 透明性と説明責任
全員が他の人の行っていることを把握できる一元化された場所を提供することで、より高い透明性が得られます。どのタスクが実行されるか、どのように実行されるか、どのデータが転送・生成されているかを簡単に監視できます。
透明性が高まれば、ひいてはより良い意思決定につながります。
一方で、ワークフロー管理は、ビジネスプロセス内のすべてのタスクが特定の作業者に紐づけられることを保証します。全員が各タスクの厳密な責任者が誰なのかを把握し、その進捗をリアルタイムで監視できます。これにより全員の説明責任が高まり、生産性が向上します。 - 監視と監査がより容易に
最高のワークフロー管理システムを適切に実装すれば、過去のビジネスプロセスやワークフローを簡単に見直してそのパフォーマンスをレビューし、過去のミスを特定し、将来のワークフローやプロジェクトを開発するためのさらなるインサイトを集められます。
例えば、特定の部門が過去のプロセスで特定のタスクの期日に遅れた場合、ワークフローがそれを示し、必要な対応を取ることができます。
結論
ビジネスワークフロー管理システムは、ビジネスプロセスを最適化・自動化しながら、ワークフローを自社のテクノロジースタックや人間ユーザーと統合できるようにするテクノロジーです。
ワークフロー管理により、企業はビジネスプロセスを正確に可視化し、ボトルネックや重複を特定し、タスクを自動化してプロセス全体を合理化し、その効率を向上させられます。
上記では、ワークフロー管理システムを使うメリットと、なぜそれが必要なのかについても述べました。
