Les termes « workflow » et « processus métier » sont souvent utilisés indifféremment. Bien qu'il existe une interrelation entre les deux, il y a néanmoins des différences.
Un processus métier est, en termes simples, un ensemble d'activités (ou tâches) liées entre elles et exécutées collectivement pour atteindre un objectif commercial.
Workflow, quant à lui, est une méthode permettant d'optimiser un processus métier. Cela implique souvent l'automatisation d'un processus métier (ou d'une partie de processus métier) qui comprend les transferts d'informations et de tâches d'un participant à un autre, selon un ensemble de politiques ou de règles. Un processus métier existe naturellement, tandis qu'un flux de travail est artificiel : il est créé, modélisé et automatisé à partir d'analyses afin d'optimiser le processus métier pour des objectifs spécifiques. Ainsi, on peut dire qu'un processus métier peut exister sans flux de travail, mais l'inverse n'est pas vrai : un flux de travail ne peut exister qu'avec le processus métier correspondant. Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ? src="https://cdn.prod.website-files.com/69e28824157376f9f6718bde/6a172a07c21a92c4eaed0e6b_worflow-buider.png" width="auto" height="auto" loading="auto">
La gestion des flux de travail, en termes simples, est le processus de gestion des flux de travail. L'étape la plus fondamentale (mais aussi la plus importante) d'un système de gestion des flux de travail consiste à visualiser ou à cartographier correctement le flux de travail, généralement à l'aide d'un organigramme ou d'un diagramme d'état.
Organigramme de flux de travail
Comme son nom l'indique, un organigramme visualise le flux d'informations ou de tâches, représentés par différents symboles.
Voici un exemple d'organigramme de flux de travail pour le processus d'assistance à un patient en situation dangereuse :
Comme nous pouvons le constater, un diagramme de flux comprend divers symboles, chacun représentant une fonction différente :
- Ovale :représente une condition de départ ou un point d'arrivée
- Flèches :connecteurs entre deux formes différentes ; la direction de la flèche indique la relation entre les deux formes
- Parallélogramme :représente une entrée ou une sortie
- Rectangle :représente un processus
- Losange :représente une décision au sein du processus
Diagramme d'état du flux de travail
Un flux de travail peut utiliser à la fois un organigramme ou un diagramme d'état pour décrire le flux ou l'état de Toutes les tâches incluses dans le flux de travail, ce qui permet de décrire :
- Les tâches essentielles à la réalisation d'un processus
- Les responsables de chaque tâche
- Les ressources nécessaires à l'exécution de chaque tâche
- Les relations entre les différentes tâches
Le système de gestion des flux de travail doit, en fin de compte, apporter de la prévisibilité à un processus métier. Un flux de travail doit être reproductible et, avec les mêmes données d'entrée, produire systématiquement le même résultat. Cette prévisibilité nous permettra d'optimiser et de faire évoluer plus facilement le processus métier.
La visualisation d'un flux de travail dans un diagramme nous offre une vision plus claire de l'ensemble du processus, facilitant ainsi l'identification des inefficacités, des goulots d'étranglement et des axes d'amélioration.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des flux de travail ?
Un système de gestion des flux de travail est un outil ou un logiciel qui fournit une infrastructure pour la surveillance et la mise en œuvre des flux de travail dans un processus métier. En pratique, un logiciel de gestion des flux de travail (ou système de gestion des flux de travail) attribue les tâches et les documents aux parties prenantes ou aux employés concernés par un processus métier spécifique afin de prévenir les conflits et d'améliorer la productivité. Les termes « système de gestion des flux de travail » et « logiciel de gestion des processus métier » (ou système de gestion des processus métier) sont souvent utilisés indifféremment pour décrire un logiciel qui intègre les flux de travail à d'autres systèmes et aux utilisateurs. Un système de gestion des flux de travail optimal doit permettre à l'utilisateur de concevoir, de surveiller, de contrôler et de coordonner les flux de travail. Ainsi, les utilisateurs peuvent définir les flux de travail nécessaires en fonction de leurs besoins. Un système de gestion des flux de travail d'entreprise (ou système de gestion des flux de travail) comprend généralement les systèmes suivants : id="">
- Distribution :Le système de routage d'un logiciel de gestion de flux de travail ne réagit pas aux conditions exceptionnelles. C'est là qu'intervient un système de distribution qui détecte ces conditions exceptionnelles et distribue dynamiquement les informations à un utilisateur ou à une tâche. Par exemple, il peut réaffecter des tâches d'un employé surchargé à un autre.
- Coordination :coordonne les tâches parallèles pour prévenir les conflits et garantir une priorisation optimale.
- Automatisation :automatise les tâches, par exemple en utilisant l'IA.
En pratique, ces systèmes sont mis en œuvre grâce aux fonctions ou caractéristiques suivantes :
- Générateur de formulaires
Permet aux opérateurs de remplir des formulaires dynamiques pour recueillir les informations requises associées à un projet ou une tâche dans le processus métier. Le logiciel de gestion des flux de travail utilise les données du formulaire pour piloter le flux de travail en interrogeant ces données à des points précis. Générateur de flux de travail : Un outil de création de flux de travail (https://www.aproove.com/en-us/aproove-work-management-business-workflow-builder?hsLang=en-us). Idéalement, il offre une interface glisser-déposer permettant aux administrateurs de créer des flux de travail personnalisés. Les utilisateurs peuvent également définir des règles et des conditions pour automatiser les processus, le cas échéant. Moteur de flux de travail : Un système de gestion des flux de travail automatisable permet de prendre des décisions en fonction de conditions prédéfinies (déclencheurs et actions). Le moteur de workflow automatise des tâches spécifiques ou redirige le flux du processus métier en cas de besoin. - Rapports et analyses
L'objectif final de la gestion des workflows étant l'optimisation de ces derniers afin de les rendre aussi efficaces que possible, des fonctions d'analyse sont indispensables. Les données et les rapports doivent être mis à la disposition des utilisateurs en cas de besoin, et le système doit également permettre un suivi simple et en temps réel de l'exécution des workflows.
- Intégration de solutions tierces
Un système de gestion des workflows performant doit permettre l'intégration avec des solutions tierces. Les intégrations API peuvent également être utilisées pour intégrer les processus métier optimisés et automatisés à vos solutions tierces existantes.
Les avantages de la gestion des flux de travail
Comme indiqué précédemment, la gestion des flux de travail vise à cartographier, visualiser et optimiser les flux de travail et les processus métier existants.
En retour, cela peut apporter les avantages suivants à toute organisation mettant en œuvre la gestion des flux de travail :
- Réduire ou éliminer les risques
- Comme mentionné plus haut, la gestion des flux de travail est axée sur la prévisibilité, et la prévisibilité peut contribuer à réduire divers risques souvent associés à l'exécution des flux de travail : erreurs humaines, non-respect des délais, livraisons de produits inexactes, etc.
- C'est là que la gestion des flux de travail intervient : en cartographiant correctement chaque tâche, nous pouvons décomposer les processus métier complexes en tâches plus petites et plus prévisibles. Les parties prenantes savent sur quelles tâches travailler et par ordre de priorité ; la date limite est claire. Un tableau de bord centralisé regroupant tous les projets en cours permet de suivre leur cycle de vie et leur état de fonctionnement, réduisant ainsi les erreurs et garantissant le respect des délais et des budgets. Optimisez l'efficacité de vos processus. La simple visualisation de vos flux de travail peut grandement faciliter l'identification des goulots d'étranglement, des redondances et des opportunités d'optimisation. De plus, l'automatisation peut améliorer encore l'efficacité de vos processus métier et vous aider à atteindre vos objectifs. Avec un logiciel de gestion des flux de travail performant comme Aproove, vous disposez d'un espace centralisé où tous les acteurs du processus peuvent partager leurs commentaires, ce qui permet de mettre en lumière les redondances et les inefficacités qui auraient pu passer inaperçues. En cartographiant vos flux de travail et en mettant en œuvre une gestion des flux de travail, nous pouvons considérablement rationaliser vos processus métier et réduire les coûts opérationnels associés. Évolutivité : Grâce à la prévisibilité des flux de travail, leur mise à l'échelle est grandement facilitée. Un flux de travail prévisible produira toujours le même résultat avec les mêmes données d'entrée. Ainsi, n'importe qui peut l'exécuter, et pas seulement la personne responsable du processus initial. Nous pouvons permettre l'exécution simultanée du même processus par plusieurs personnes, l'externaliser auprès d'un prestataire tiers, ou même l'automatiser entièrement. Transparence et responsabilité : En centralisant les informations sur les activités de chacun, vous bénéficiez d'une meilleure transparence. Vous pouvez facilement suivre les tâches exécutées, leur mode d'exécution et les données transférées/produites. Cette transparence accrue favorise une meilleure prise de décision. En revanche, la gestion des flux de travail garantit que chaque tâche du processus métier est attribuée à un collaborateur spécifique. Chacun peut ainsi savoir précisément qui est responsable de chaque tâche et suivre son avancement en temps réel. Cela permettra une plus grande responsabilisation de tous et une amélioration de la productivité.
- Suivi et audit simplifiés
Une mise en œuvre adéquate d'un système de gestion des flux de travail optimal nous permettrait de consulter facilement les processus et flux de travail antérieurs afin d'en analyser les performances, d'identifier les erreurs passées et de recueillir des informations précieuses pour le développement des flux de travail et des projets futurs.
Si, par exemple, un service n'a pas respecté une échéance pour une tâche spécifique lors d'un processus antérieur, le flux de travail vous l'indiquera, vous permettant ainsi de prendre les mesures nécessaires.
Conclusion
Un système de gestion des flux de travail est une technologie permettant d'optimiser et d'automatiser les processus métier, tout en assurant l'intégration des flux de travail avec votre infrastructure technologique et vos utilisateurs.
La gestion des flux de travail permet aux entreprises de visualiser précisément leurs processus, d'identifier les goulots d'étranglement et les redondances, et d'automatiser les tâches afin de rationaliser l'ensemble du processus et d'en améliorer l'efficacité.
avantages de l'utilisation d'un système de gestion des flux de travail et expliqué pourquoi vous en avez besoin.
