Aprooveの最新リリースには、コラボレーションとタスク管理の機能を大幅に拡張する重要な新機能が満載です！
リリース2022/R3は重要なアップデートです！ このリリースでは、タスクおよびサブタスクのレベルで利用できる包括的な「インスタントメッセージング」機能を搭載し、Aprooveをさらに次のレベルへと引き上げます。
これまでのAprooveでは、タスクは希望する指示とともに送信されていました。しかし、タスクの受信者に質問があったり、送信者がさらに背景情報を追加したい場合、そのやり取りは通常Aprooveの外部で行われていました。
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「インスタントメッセージング」により、Aprooveの中で直接、プロジェクトやタスクのレベルでディスカッションを立ち上げ、コラボレーションできるようになりました。すべてのやり取りはプロジェクトとタスクの中に一元的に保存されます。また、インスタントメッセージ領域をファイルのドロップゾーンとして利用することもでき、アップロードされたファイルはプロジェクトのコンテナに追加されます。
誰でも（Aprooveユーザーではないゲストであっても）@メンションで指定でき、アプリ内またはメールでのインスタントなチャット通知により、常に最新の状況を把握できます！
新しい「サブタスク委任」機能は、Aprooveプラットフォーム内のワークフローとタスクの機能を飛躍的に強化します。Aprooveはすでに、複雑なワークフローを持つお客様から、より柔軟なワークフロー機能を好むお客様まで、ワークフロー全体のあらゆる立場のクライアントに対応しています。サブタスク委任は、そこにまったく新しい次元を加えます！
お客様の声に耳を傾ける中で、シナリオによっては社内の「窓口担当者」が一人しかいない場合があることが明らかになりました。たとえば、ブランド企業であればワークフローに第三者のエージェンシーを巻き込む必要があるかもしれませんし、エージェンシーであればワークフローにエンドクライアントを引き込む必要があるかもしれません。社外の担当者が、あなたの依頼したタスクを完了するために特定の手順や人、部門を経なければならないことは分かっていても、その詳細についてはほとんど把握しておらず、ワークフローを滞りなく進めるために必要な作業を担当者に任せるしかありません。
サブタスク委任は、まさにこのようなシナリオに最適です！ これにより、あなたの担当者は送られてきたタスクを受け取り、その一部またはすべてを、業務を完遂するために必要なステークホルダーへとサブ委任できるようになります！
1つのタスクが、多くの人に割り当てられた複数のサブタスクになることもあります。それでも、あなたが気にかけるべきは、割り当てたタスクが完了することだけです。さらに、サブタスク委任は固定ワークフローでも手動ワークフローでも利用でき、選択はあなた次第です！
それだけではありません。Adobe InDesignプラグインにも重要な新機能を追加しました。今では、アプリケーション内で自分やチームの「To-Do」リストを直接確認・表示したり、タイムシートを適用したりと、さまざまなことが可能になりました。
刺激的な2022/R3リリースの詳細については、以下をご覧ください。好評リリース中です！
Aproove「インスタントメッセージング」
どのように機能するのか？
一般的なインスタントメッセージングシステムと同様に、操作は非常に簡単でありながら、Aproove Work Managementプラットフォームへの強力な追加機能です。他社製のメッセージングシステムが不要になり、コスト削減、効率向上、そして完全な監査証跡を実現できる可能性があります。
上の動画の内容;
- チャットゾーンにメッセージを入力して送信するだけ！
- 他のユーザーがリアルタイムで返信する様子を確認できます
- ユーザーやゲストを@メンションして、ディスカッションに招き入れられます
- 関連ファイルをチャット領域にドラッグ＆ドロップするだけで簡単にアップロードできます（アップロードされたファイルのプレビューも生成されます！）
インスタントメッセージング機能はどこで確認・利用できるのか？
インスタントメッセージング機能は、Aprooveプラットフォーム全体のいくつかの場所で利用できます。アクセスは権限ベースで管理されます。しかも、インスタントメッセージング機能はAprooveプラットフォーム内だけにとどまりません。Adobe InDesignプラグインからも利用できるようにしました！ただし、これはほんの始まりに過ぎません。今後さらに多くのインスタントメッセージの操作ポイントを導入予定ですので、ぜひご期待ください！
上の動画の内容;
- タスク通知を通じて利用できるチャット; タスクを手動で割り当てたり、自動化されたワークフローの一部としてタスクを送信したりすると、受信者はTo-Doリスト、メール、Adobeプラグインを通じて通常どおりタスク通知を受け取ります。タスクには指示が含まれますが、チャット機能も組み込まれているため、タスクの受信者は割り当てられたタスクについて即座に質問したり、コラボレーションしたりできます。（上の1本目の動画で示されています）
- プロジェクトダッシュボードを通じて利用できるチャット; プロジェクトを閲覧する権限があれば、任意のタスクをクリックできます。各タスクには独自のインスタントメッセージング領域があり、メッセージを読んだり、アップロードされたファイルを確認したり、ステークホルダーにメッセージを送ったりできます。
- 動画では示されていませんが; チャット機能は、プロジェクトプラン、レビューインターフェース、そしてAdobe InDesignプラグイン内でも利用できます。詳細と動画については、以下のAdobe InDesignのセクションをご覧ください。
誰かがインスタントメッセージを送ってきた場合、どのように通知されるのか？
チャット通知は、ダッシュボードにリアルタイムで表示されます！
上の動画の内容;
- メッセージの小さなプレビューが、画面の右下に数秒間表示されます
- 数秒後、メッセージのプレビューは赤い点に変わります。赤い点は受信したメッセージの件数を示します。赤い点をクリックすると、メッセージのプレビューが表示されます。返信したいメッセージを選択すると、該当するチャットウィンドウへ直接移動します。
- チャットウィンドウから「プロジェクトへ移動」リンクをクリックすると、そのメッセージに関連するプロジェクトダッシュボードへ戻れます。チャットに返信する前にプロジェクトの背景をもっと把握したい場合に便利です。
- 動画では示されていませんが; タスクリストを表示すると、チャットの更新があるプロジェクトには、タスクリスト内のタスクの横にも小さな赤い点が表示されます。Aprooveにログインしていない場合は、チャット通知をメールで送信するようリクエストすることもできます。これらの機能はすべてAdobe InDesignプラグインからも利用できます。
インスタントメッセージング領域へのファイルのアップロード
インスタントメッセージング領域は、プロジェクト関連のファイルを他のステークホルダーに送る優れた手段でもあります。プロジェクトの概要資料や、それに関連するPDF、画像、動画をアップロードしたい場合もあるでしょう。問題ありません。ファイルをチャット領域にドラッグするだけで、自動的にプロジェクトへアップロードされます！
上の動画の内容;
- 1つまたは複数のファイルをチャットゾーン領域にドラッグ＆ドロップします
- Aprooveがチャットウィンドウ内にファイルのプレビューを作成します。プレビューをクリックすると大きなプレビューが表示され、複数ページのドキュメントをアップロードした場合はページをスクロールして確認できます。小さなプレビューから、ファイルをダウンロードしたり削除したりすることもできます。
- チャットウィンドウの上部で「ファイル」メニューを開くこともできます。これにより、このディスカッションスレッドでアップロードされたすべてのファイルの一覧が表示されます。所有者（アップロード者）、ファイルサイズ、アップロード日も表示されます。ここからも、ファイルのダウンロードや削除が可能です。
- ファイルがアップロードされると、Aprooveは自動的にそのファイルをプロジェクト自体に保存します。「ファイルタブ」をクリックし、「public」フォルダを選択すると、ファイルを見つけられます。publicフォルダの中には、各ディスカッションスレッドごとのフォルダと、そのディスカッションの一部としてアップロードされたファイルが格納されています。ファイルを選択して、共有、校正への変換、名前の変更、削除など、さまざまな操作を行えます。
サブタスク委任;
タスクを個人に送る必要がある場合もあります。しかし、その個人がタスクを達成するために他のユーザーの協力を必要とすることもあります。タスクの送信者は、その詳細を知らなかったり、調べる時間がなかったりするかもしれません。そこで、あなたがタスクを任せた相手が自ら他の人を追加できるようにすることは理にかなっており、それによって、割り当てたメインタスクの下に「サブタスク」が作成されます！
サブタスク委任はAprooveプラットフォームにもう一つの次元を加えるもので、プロジェクトを手動で進めたい方にも、固定ワークフローを使う方にも歓迎される機能です！
上の動画の内容;
- ユーザーはタスクリストからタスクを「プレビュー」し、その後プロジェクトの校正エリアに入ります
- 新しい「サブタスクの割り当て」機能により、プロジェクトビュー画面で1つまたは複数の校正物を選択し、それらの校正物を他のユーザーと共有できます。
- 校正物を直接閲覧しながら、レビューインターフェース内から「サブタスクの割り当て」を行うこともできます。
- サブタスクを割り当てると、そのサブ委任されたタスクが、タスクリスト内でメインタスクの拡張として表示されます。
タスクダッシュボードのその他の変更点
タスクダッシュボードに「ツリービュー」ナビゲーションを追加
タスクダッシュボードを変更し、「ツリービューナビゲーション」を組み込みました。これは、「To-Do」項目をフィルタリングしたいユーザーにとって、もう一つの次元を加えるものです。もちろん、ユーザーは組み込みのフィルターやカスタムフィルターを使ってタスクを表示できます。加えて、フォルダ構造をたどってナビゲートできるようになり、これにより「To-Do」リストが自動的にフィルタリングされ、ナビゲートしたフォルダ構造（およびサブフォルダ）の部分に関連するタスクだけが表示されます。
上の動画の内容;
- ユーザーがログインすると、自分に割り当てられたすべてのタスクが表示されます。
- ユーザーがフォルダ構造をたどって別のプロジェクトを選択すると、タスクリストが変化し、フォルダ構造で選択したプロジェクトについて未完了のタスクが表示されます。
タスクおよびディスカッションダッシュボードのその他の改善点
- ユーザー（権限のある方）は、タスクリスト内でタスクを直接編集できるようになりました
- 完了してアクセスできなくなったタスクと、ユーザーが決定を下したもののワークフローステップがまだ開いており再度タスクに入れるタスクとを区別してハイライトする、新しいフィルターを追加しました。
- タスク列にプロジェクトタグを表示できるようになりました
- 他のユーザーに割り当てられたタスクを確認できる「すべて表示 - 他者に割り当て済み」という新しいフィルターを追加しました
Adobe InDesign拡張機能（大幅な機能強化）;
Aprooveは前回のリリースでAdobe InDesign拡張機能の最初のバージョンを提供しました。それ以来、この強力な制作ツールのユースケースと機能をさらに拡張するという約束を着実に果たしてきました！ 以下で私たちが実現したことをご覧ください。また、近日開催予定のAdobeプラグイン専用ウェビナーにもご期待ください！
上の動画の内容;
- Aprooveの「To-Do」および「チームTo-Do」リストが、Adobe拡張機能内に直接表示されるようになりました。これにより、制作チームはAdobe Suiteを離れることなく、自動または手動のタスク（アドホックなものも、より大規模なワークフローの一部も）を受け取れます。また、チームタスクを自分に直接割り当てることもできます。手が空いている人なら誰でも未割り当てのタスクを引き受けられるため、制作チームにとって非常に便利です！
- 上で説明したインスタントメッセージング機能を拡張し、Adobe InDesign拡張機能内でも動作するようにしました。これで、制作チームはインスタントメッセージング機能を使って、割り当てられたタスクや作業について話し合うことができ、すべてのコミュニケーションをプロジェクト内に保てます！
- Aproove拡張機能からPDFを直接Aprooveプロジェクトへアップロードする機能（Adobe組み込みのPDFエクスポート機能を使用）を追加しました。
- もう一つ、小さいながらも便利な機能として、InDesignユーザーがノートの内容をコピーしてInDesignのページに貼り付けられるようにしました。これは、Aprooveレビューインターフェースでマークアップされたテキストの修正に特に役立ちます。
- Adobe拡張機能にタイムトラッキング機能も追加しました。これにより、制作スタッフはタスクを完了する際にタイムトラッキング情報を入力できます。これははるかに便利で、必要なタイミングでちょうどタイムシートが表示されます。タイムシートにはタスクが開いていた時間があらかじめ入力されており、オペレーターは必要に応じて時間を送信したり調整したりできます。
校正レビューインターフェース;
Aprooveレビューインターフェースの機能強化には、以下が含まれます;
- 新しい「インスタント共有」機能により、プロジェクトビュー画面で1つまたは複数の校正物を選択し、それらの校正物を他のユーザーと共有できます（上記のサブタスク委任を参照）。ユーザーはレビューインターフェース内から特定の校正物を共有することもできます。
- レビューインターフェース内に新しい「チャット」アイコンが表示されるようになったことにもお気づきいただけるでしょう
その他の改善点;
- プロジェクトレベルで他人のタグを追加または削除できる新しい権限を追加しました
- Aproove APIに「task.update」サービスを追加しました
