プロジェクト管理がいかに難しいかは誰もが知っています!
プロジェクト管理は「プロジェクトマネージャー」と関連付けられることが多いですが、誰もがプロジェクトを管理しています。メールを送信するという単純な作業でさえ、技術的には「プロジェクト」であり、規模の問題にすぎません。だからこそ、プロジェクト管理ワークフローは、プロジェクトマネージャーだけでなく、組織内の全員が関心を持つべきものなのです。
なぜでしょうか？至ってシンプルです。プロジェクト管理ワークフローがなければ、目標を効率的かつ成功裏に達成することはできません。
プロジェクト管理とは、プロジェクトが期限と予算内に収まるようにし、最も重要なタスクが確実に完了するようにする方法です。適切なワークフローによるプロジェクト管理の実践がなければ、チームや従業員を管理できず、生産性の低下とコストの増加につながります。
プロジェクト管理ワークフローとは？
まず、プロジェクトとは何でしょうか？
プロジェクトとは、特定の目的を達成するために綿密に計画された、一度限りの（繰り返し不可能な）時間制限のある行動（または一連の活動）と定義できます。したがって、プロジェクトが成功すると、明確な成果物が得られるはずであり、プロジェクトがこの成果物（結果）を達成できない場合、プロジェクトは失敗とみなされます。
例えば、ウェブサイト開発会社の場合、クライアントのウェブサイトは期限（時間制限）のあるプロジェクトとみなすことができます。完成したウェブサイトは、プロジェクトの望ましい成果物です。したがって、このウェブサイトの完成に関連するすべての活動をどのように管理し、処理するかが、このウェブサイトデザインプロジェクトのプロジェクト管理です。
では、ワークフローとは何でしょうか？
ワークフロー、またはビジネスプロセスとは、タスクを完了し、特定の目的を達成するために実行しなければならない一連のステップ（通常は順序通り）です。ワークフローは繰り返し可能であり、異なるタスク間の移動方法も管理します。
したがって、ワークフロープロジェクト管理とは、プロジェクトを完了するために必要なタスクと活動を効果的かつ効率的な順序で管理するプロセスと定義できます。これは、プロジェクトをワークフロー図として視覚化することで実現できます。
プロジェクト管理ワークフローの重要な側面は、プロジェクトをより小さなマイルストーンに分割し、これらのマイルストーンを測定可能なタスクに分割することです。プロジェクトの規模や複雑さに関わらず、必ずワークフローが存在する。
プロジェクトをワークフローとして視覚化するにはさまざまな方法がありますが、ANSI（米国規格協会）フローチャートが最も一般的な方法です。
ANSIフローチャートを使用したプロジェクトワークフロー図の例を以下に示します。
プロジェクト管理ワークフローが必要な理由
プロジェクト管理ワークフローでプロジェクトを視覚化することで、プロジェクトを完了するために必要なすべてのステップとタスクをより詳細に把握できます。これによりワークフロー分析を実行できるようになり、プロジェクトと組織の成功の両方にさまざまなメリットをもたらします。
- すべてを一元管理
- プロジェクトに関連するすべてにアクセスできる場所を一元化することで、メールや電話のやり取り、承認プロセスでの紙の使用を効果的に削減できます。プロジェクトに関わるすべてのチームメンバーとステークホルダーは、プロジェクト管理ワークフロー ソフトウェア で、あらゆる情報や資産を簡単に見つけることができます。
- プロジェクトの最適な実行を可能にする
- 前述のとおり、プロジェクト管理ワークフローによりワークフロー分析が可能になり、プロジェクトマネージャーはプロジェクトワークフローの非効率性、冗長性、ボトルネックを特定できます。これにより、ワークフローを改善するためのプロジェクトに関する貴重な洞察が得られ、より最適かつ効率的になります。プロジェクトの目標を達成する際に、利用可能なリソースをより効果的に使用できます。
- 実際には、これにより、期限と予算内でプロジェクトを完了できます。
- 透明性と説明責任の向上
- ワークフロー管理ソフトウェアを使用してプロジェクトのワークフローを視覚化することで、プロジェクトのすべての関係者が、特定のタスクに現在取り組んでいる人をすばやく確認できるため、全員が説明責任を負います。ご存知のとおり、説明責任は生産性につながります。
- プロジェクト管理ワークフローは、よりシンプルで、より速く、より正確なレポート作成を可能にし、プロジェクト全体の実行の透明性を提供します。
- より効果的で透明性の高いコラボレーション
- プロジェクト管理ワークフローツールは、より簡単で、より透明で、より一貫性のあるコミュニケーションを可能にする組み込みの統合コラボレーションツールを提供します。また、Aproove のような最高のプロジェクト管理ソリューションはモバイルフレンドリーなので、どこにいても、どのデバイスでもコラボレーションとコミュニケーションが可能です。
- リスクの軽減
- プロジェクト管理の失敗は、納期遅延や顧客の不満だけではありません。誤って危険な製品を作成してしまったらどうなるでしょうか。プロジェクトの成果物が法的規制を満たしていない場合はどうなるでしょうか。適切なワークフロープロジェクト管理は、これらのリスクを排除し、潜在的な問題をできるだけ早く特定するのに役立ちます。
プロジェクト管理ワークフローの作成方法：主要要素
ワークフロープロジェクト管理を作成するためのステップバイステップガイドに入る前に、まず基本原則について説明します。
一般的に、あらゆる種類のワークフローには、次の 3 つの必須要素が含まれている必要があります。
- 入力: 入力とは、タスクを完了するために必要なリソースと定義できます。従業員は入力とみなすことができ、プロジェクトの概要やその他のリソースも同様です。
- 変換: 基本的に、ワークフローとは、入力が出力になるまでに受ける変換 (変化) です。したがって、変換はプロジェクトワークフローの最も重要な要素と考えることができます。例えば、原材料＋人材の作業＋プロジェクト概要を製品（出力）に変換します。
- 出力：ワークフローによって生成された結果と、結果として得られたリソースで何ができるかについての指示。
これら 3 つの必須要素に加えて、ワークフローをより簡単にしてスムーズな流れにするために追加できるオプションの要素もあります。
- 人材：プロジェクトにおけるチームメンバーとその役割／責任。特定のステップまたはタスクに割り当てることができます。
- アクション: ステップを完了するために完了する必要があるもの。
- マイルストーン: ステップまたは一連のステップを完了した後の結果。
- 状態: プロジェクトが1つのプロセスから次のプロセスに移行している場合は追加できます。
プロジェクト管理ワークフローの作成方法:
プロジェクト管理ワークフロープロセスを5つの異なるフェーズに分けることができます。
- プロジェクト計画: プロジェクトに関するすべての詳細を計画します
- プロジェクトワークフローマッピング: 計画をワークフロー図に視覚化します
- プロジェクトワークフロー分析: マッピングされたワークフローを分析して、最適化されていることを確認します。効率的
- プロジェクト開始: 最適化されたワークフローに基づいてプロジェクトを実行する
- プロジェクト管理: ワークフローに従ってプロジェクトのパフォーマンスを測定するために、プロジェクトの計画から完了まで継続的に行われるプロセス
以下では、これらの異なるフェーズを1つずつ分解します。
1: プロジェクト計画
まず、プロジェクトの内容について構想を練ることから始めましょう。おそらく、プロジェクトはクライアントのブリーフィングに基づいているか、あるいはあなた自身のアイデアでしょう。
いずれにせよ、まずはプロジェクトをどのように完了させるかについて初期調査を行い、主要なチームメンバーとブレインストーミングを行い、おそらく上層部にプロジェクトを提案して実行の承認を得ることから始めるべきです。
この計画段階の主な目的は、組織（またはクライアント）の目標に従ってプロジェクトが実現可能かどうかを判断することです。価値のないプロジェクトを計画して実行する意味はありません。
大まかな計画の作成
プロジェクトの実現可能性がわかったら、実際の計画プロセスに進むことができます。ペンと紙から始めることも、ワークフロー管理ツールに直接進んで、基本的な詳細からプロジェクトのドラフトを作成することもできます。
- プロジェクトの範囲
- 大まかなタイムライン/スケジュール
- 必要なリソース
- 概算予算
これは計画フェーズなので、柔軟に対応してください。途中で新しい潜在的な問題が見つかったり、実行プロセス中に遅延が発生したりする可能性があります。この計画を作成する際は、柔軟性を持たせ、潜在的な遅延を考慮に入れる必要があります。
リスク管理の見積もりと計画
この段階では、初期リスク管理計画も作成する必要があります。さまざまなシナリオを作成して、プロジェクトの実行時に潜在的な問題やリスクを特定し、これらのリスクを防止し、発生した場合の損害を軽減するための戦略を策定します。
目標の定義
プロジェクトの明確な目標を定義することは非常に重要です。これは、後でワークフローを作成する際に大いに役立ちます。
目標を定義する際には、SMARTメソッドを使用することをお勧めします。
- 具体的：目標は明確かつ具体的で、小学5年生にも簡単に説明できるものでなければなりません。
- 測定可能：KPIを割り当て、明確な指標を使用して、この目標に向けた進捗状況を測定できる必要があります。
- 達成可能：チームの士気を維持するために、目標が現実的であることを確認することが重要です。
- 関連性：説明不要でしょう。目標はビジネスに関連している必要があります。
- 期限付き：プロジェクトに妥当な期限を設定できます。
一度に多くのことに取り組むよりも、1つか2つの目標に集中するのが最善です。また、目標が大きすぎて達成不可能に思える場合は、それをより小さく、より現実的なマイルストーンに分割することができます。
計画の最終決定
ここでは、プロジェクト計画を最終決定します。
基本的に、次の質問に対する答えがわかった時点で、計画は完了したと言えます。
- プロジェクトの成果物は何ですか? （目的）
- プロジェクトはどのように実行されるべきか？
- プロジェクトの各ステップで誰が作業する必要があるか？
- プロジェクトはいつ完了する必要があるか？
できるだけ多くの詳細を含めますが、上記で作成したリスク管理計画に応じて柔軟性を持たせるようにしてください。
2：プロジェクトワークフローのマッピング
プロジェクト計画ができたので、次のフェーズでは、この計画をワークフロー図に変換します。
プロジェクトワークフロー図を作成するときは、プロジェクトは本質的に「単発」であることを常に覚えておいてください。「現状」図（ワークフローが現在どのように実行されているか）ではなく、「あるべき姿」図（プロジェクトが理想的な状態でどのように実行されることを望むか）をマッピングするのが最適です。
ただし、プロジェクトのワークフローをマッピングする前に考慮すべきいくつかの基本的な原則があります。
開始点と終了点の特定
まず、プロジェクトの開始点をトリガーするアクションと、それがどのように終了するか（成功または失敗）を特定することが重要です。
特定のプロジェクトでは、開始と終了点は非常に明白な場合がありますが、そうでない場合もあります。プロジェクトのチームメンバーとステークホルダーに、これらの開始点と終了点、および成功した終了点の要件/基準を正確に特定するように依頼してください。
ステップを完全かつ正確にリストアップする
ワークフロー図が不正確または不完全な場合、役に立ちません。
プロジェクトの実行に含めるべきステップについてステークホルダーに相談してください。さまざまな関係者やチーム メンバーがこれらの手順について別の考えやバリエーションを持っている可能性があり、最も「正しい」かつ効率的なパスを見つけるのは非常に難しい場合があります。
バリエーションが見つかった場合の一般的なアプローチは、最も頻繁に発生するパスを使用することです。代替ルートを確認して、典型的なパスよりも効率的なものがあるかどうかを確認できます。ただし、バリエーションが多すぎるとマッピング プロセスが遅れることはありません。
意思決定ポイントに必要な情報を特定する
意思決定、検証、または承認が必要な手順を特定したら、この決定を行うために必要なデータまたは情報と、このデータがすぐに利用できるかどうかを判断します。
マッピング プロジェクト ワークフロー: ステップ バイ ステップ
ステップ 1: データ収集
プロジェクトの実行に関連する情報を、定量的データと定性的データの両方でできるだけ多く収集します。
定量的データとは、コンサートイベントでレンタルする椅子の数など、量で測定できるデータのことです。
一方、定性的データ（ソフトデータ）は測定できません。例えば、プロジェクトで特定のタスクを担当しているのは誰か、といったことです。
できるだけ多くのチームメンバーや関係者にインタビューして、できるだけ多くのデータを収集してください。
ステップ 2: プロジェクトワークフロー図の作成
十分なデータが揃ったら、ワークフロー図のドラフトの作成を開始できます。ここで、Aproove のワークフロービルダーツールが役立ちます。
図を作成する際には、上記で使用した原則を考慮してください。フローチャートを使用してワークフロー図を設計する場合は、まず図形/記号から始め、他のすべての図形が配置された後に矢印を後回しにするのが最善です。
ステップ 3: 図の微調整
関係者を巻き込み、プロジェクトワークフロー図の詳細を掘り下げます。チームメンバーやステークホルダーからフィードバックを収集し、ワークフローが彼らの目から見て最適化されているかどうかを確認し、必要に応じて調整する必要があります。
3: ワークフロー分析
ワークフローが確定したので、ワークフロー分析を実施して、プロジェクトのワークフローがすでに最適であることを確認できます。
これには、次の 3 つの基本的な手順が含まれます。
- プロジェクト内のさまざまなタスクに優先順位を付けて、タスクを緊急、重要、あれば良い、冗長の 4 つのランクに分類できます。重複するタスクを排除できるかどうかを判断します
- ボトルネックと非効率性を探します。
- ワークフロー自動化の機会を探します。
変更が実施されたら、関係者を再度巻き込んで、実施された変更がプラスの効果を生み出しているかどうかを確認する必要があります。ステークホルダーからのフィードバックを得ることは、ワークフロー図の正確性を確保する上でも役立ちます。
改善後もワークフローは完璧ではないことを覚えておくことが重要です。今後もワークフロー図を継続的に分析して改善していく必要があります。
4: プロジェクトの開始
最適化されたプロジェクトワークフローができたら、プロジェクトを開始する準備が整いました。
プロジェクトキックオフミーティングから始めましょう。ここでは、チームメンバーとステークホルダーとミーティングを行い、タスク、役割、責任、タイムライン、リソース、およびプロジェクトに関連する情報を配布します。
また、ここで、上記で特定したプロジェクトの目標を伝える必要があります。
このキックオフミーティングは、チームがその目的と、プロジェクトの成功に関心を持つべき理由を理解するために不可欠です。
役割と責任の割り当て
プロジェクトを成功させるための重要な要素は、適切なタスクを適切な人に割り当てることです。適切な能力を持ち、現在の作業負荷の状況で対応可能な人にタスクを割り当てる必要があります。
たとえば、その分野で能力のない人にタスクを割り当てると、非効率やエラーが発生することがよくあります。
コミュニケーション/コラボレーション システムとポリシーの確立
プロジェクトのチームメンバーのコラボレーションとコミュニケーションの標準を設定します。Aproove のようなワークフロー管理ソリューションを導入している場合は、これは大きな問題にはならないはずです。コラボレーションツールの使い方についてチームメンバーに説明し、トレーニングを行い、全員が同じ認識を持つようにします。
5: プロジェクト管理
確立されたプロジェクトワークフローに基づいて、プロジェクトを管理し、ワークフローと比較してプロジェクトのステータスを測定する方法も確立する必要があります。このフェーズは、プロジェクトの開始から実際の終了状態まで、時間をかけて行われる必要があります。
これは通常、プロジェクトのさまざまなステップに KPI を割り当てることによって行われます。KPI はプロジェクトの目的によって異なる場合がありますが、注意すべき 4 つの重要な指標があります。
- 目標に対する進捗状況:特に、プロジェクトが目標に従ってスケジュールと予算内に収まっているかどうかを測定します。
- 作業の品質:タスクが望ましいレベルの品質で完了しているかどうか
- リソースの使用状況:プロジェクトが想定された予算と期限内に収まっているかどうか
- パフォーマンス:発生した問題の数と、これらの問題がどのように対処されたかを追跡します
まとめ:
プロジェクト管理ワークフローは、正しく実装されると、コラボレーションの透明性を促進しながら、プロジェクトの実行の全体的な効率を向上させることができます。最終的に、これによりプロジェクトは予算内かつ納期内に高品質な成果物を確実に得ることができます。
Aprooveのようなワークフロー管理および自動化ソフトウェアを使用することで、プロジェクトの最適なワークフローを確保し、各プロジェクトのROIを最大化できます。
