Nous savons tous combien la gestion de projet peut être complexe !
Si la gestion de projet est souvent associée à un « chef de projet », chacun gère des projets. Même la simple tâche d'envoyer un courriel est techniquement un « projet », et tout est une question d'échelle. C’est pourquoi la gestion de projet devrait être une préoccupation pour tous les membres de l’organisation, et pas seulement pour le chef de projet.
Pourquoi ? C’est simple : sans une gestion de projet efficace, vous ne pourrez pas atteindre vos objectifs de manière optimale.
La gestion de projet vous permet de garantir le respect des délais et du budget, et ainsi de vous assurer que les tâches les plus critiques sont réalisées. Sans de bonnes pratiques de gestion de projet, vous ne pourrez pas gérer vos équipes et vos employés, ce qui entraînera une faible productivité et des coûts élevés.
Qu’est-ce qu’une gestion de projet ?
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un projet ?
On peut définir un projet comme une action (ou une série d’activités) unique (non reproductible) et limitée dans le temps, soigneusement planifiée pour atteindre un objectif précis. Ainsi, un projet réussi doit produire un résultat précis, et lorsqu’il n’atteint pas ce résultat, on considère qu’il a échoué.
Par exemple, dans le contexte d'une agence de développement web, le site web d'un client peut être considéré comme un projet assorti d'une échéance. Une fois terminé, le site web constitue le résultat attendu du projet. Ainsi, la manière dont nous gérons toutes les activités liées à la réalisation de ce site web représente la gestion de projet de sa conception.
Qu'est-ce qu'un workflow ?
Un workflow, ou processus métier, est un ensemble d'étapes (généralement séquentielles) qui doivent être exécutées pour accomplir des tâches et atteindre un objectif précis. Les workflows sont reproductibles et gèrent également le passage d'une tâche à l'autre.
On peut donc définir la gestion de projet par workflow comme le processus d'organisation des tâches et activités nécessaires à la réalisation d'un projet selon une séquence efficace. Pour ce faire, il est possible de visualiser le projet à l'aide d'un diagramme de workflow.
Un aspect clé de la gestion de projet par workflow est de diviser le projet en jalons plus petits, puis de subdiviser ces jalons en tâches mesurables. Quelle que soit l'envergure et la complexité d'un projet, il aura toujours son propre workflow.
On peut utiliser différentes méthodes pour visualiser un projet sous forme de flux de travail, mais le diagramme de flux ANSI (American National Standards Institute) est le plus courant.
Voici un exemple de diagramme de flux de travail de projet avec un organigramme ANSI :
Pourquoi avons-nous besoin d'un flux de travail de gestion de projet ?
En visualisant le projet via un flux de travail de gestion de projet, nous aurons une vue plus détaillée de toutes les étapes et tâches nécessaires à sa réalisation. Cela nous permet d'effectuer une analyse des flux de travail, ce qui apportera de nombreux avantages à la réussite du projet et de l'organisation :
- Centralisation de l'information
- En centralisant l'accès à toutes les informations relatives au projet, nous réduisons efficacement les échanges d'e-mails et d'appels téléphoniques, ainsi que la consommation de papier lors du processus d'approbation. Tous les membres de l'équipe et les parties prenantes impliquées dans le projet peuvent facilement trouver les informations et les ressources nécessaires grâce à votre logiciel de gestion des flux de travail de projet.
- Optimisation de l'exécution des projets
- Comme indiqué précédemment, la gestion des flux de travail de projet permet d'analyser ces flux, ce qui permet aux chefs de projet d'identifier les inefficacités, les redondances et les goulots d'étranglement. Cela nous permettra d'obtenir des informations précieuses sur le projet afin d'améliorer le flux de travail et, par conséquent, de gagner en efficacité. Nous pourrons ainsi utiliser plus efficacement les ressources disponibles pour atteindre les objectifs du projet. En pratique, cela nous permettra de mener à bien le projet dans les délais et le budget impartis. Plus de transparence et de responsabilisation. Grâce à un logiciel de gestion des flux de travail permettant de visualiser le flux de travail du projet, chaque acteur du projet peut rapidement vérifier qui travaille actuellement sur une tâche spécifique, ce qui garantit la responsabilisation de chacun. Comme nous le savons, la responsabilisation se traduit par une productivité accrue. Le flux de travail de gestion de projet permet également des rapports plus simples, plus rapides et plus précis, offrant une transparence totale sur l'exécution du projet. Une collaboration plus efficace et transparente. Les outils de gestion de projet intègrent des fonctionnalités de collaboration qui facilitent une communication plus fluide, plus transparente et plus cohérente. De plus, les meilleures solutions de gestion de projet, comme Aproove, sont compatibles avec les appareils mobiles, vous permettant ainsi de collaborer et de communiquer sur n'importe quel appareil, où que vous soyez. Réduire les risques. L'échec en gestion de projet ne se limite pas aux délais non respectés ou aux clients insatisfaits. Que se passe-t-il si nous créons accidentellement un produit dangereux ? Et si les livrables du projet ne sont pas conformes à la réglementation ? Une gestion de projet basée sur un flux de travail adéquat peut vous aider à éliminer ces risques et à identifier les problèmes potentiels le plus tôt possible.
Comment créer un flux de travail de gestion de projet : Éléments clés
Avant de nous plonger dans le guide étape par étape de la création d'un flux de travail de gestion de projet, laissez-nous vous présenter quelques éléments clés. Commençons par aborder les principes de base.
En général, tout flux de travail doit comprendre trois éléments essentiels :
- Entrée : On peut définir une entrée comme les ressources nécessaires à la réalisation d'une tâche. Les employés, les cahiers des charges et autres ressources peuvent être considérés comme des entrées.
- Transformation : Un flux de travail est une transformation (un changement) subie par une entrée jusqu'à devenir une sortie. La transformation est donc l'élément le plus important du flux de travail d'un projet. Par exemple, nous transformons les matières premières, le travail des ressources humaines et le cahier des charges du projet en un produit (la sortie).
- Sortie : le résultat produit par le flux de travail et les instructions sur ce que nous pouvons faire avec la ressource résultante.
Outre ces trois éléments essentiels, il existe également des éléments optionnels que nous pouvons ajouter au flux de travail pour le simplifier et le fluidifier :
- Personnes : les membres de l’équipe et leurs rôles/responsabilités dans le projet. Peut être assigné à des étapes ou des tâches spécifiques.
- Actions :éléments à réaliser pour terminer une étape.
- Jalons :résultats obtenus après la réalisation d'une étape ou d'une série d'étapes.
- État :peut être ajouté si le projet passe d'un processus à l'autre.
Comment créer un flux de travail de gestion de projet :
Un processus de flux de travail de gestion de projet peut être divisé en cinq phases :
- Planification du projet :planification de tous les détails du projet
- Cartographie du flux de travail du projet :visualisation du plan sous forme de diagramme de flux de travail
- Analyse du flux de travail du projet :analyse du flux de travail cartographié pour garantir son optimisation et Lancement du projet : exécution du projet selon le flux de travail optimisé
- Contrôle du projet : processus continu, de la planification à la réalisation du projet, permettant de mesurer sa performance par rapport au flux de travail
Ci-dessous, nous détaillerons ces différentes phases une par une.
1 : Planification du projet
Nous devrions commencer par définir le concept du projet. Il peut s'agir d'une demande client ou d'une idée personnelle.
Il convient néanmoins de commencer par une étude préliminaire des modalités de réalisation du projet, un brainstorming avec les membres clés de l'équipe, et éventuellement une présentation du projet à la direction afin d'obtenir son approbation.
L'objectif principal de cette phase de planification est de déterminer la faisabilité du projet au regard des objectifs de votre organisation (ou de votre client). Il est inutile de planifier et d'exécuter un projet s'il n'a aucune valeur.
Élaboration d'un plan préliminaire
Une fois la faisabilité du projet établie, nous pouvons passer à la planification proprement dite. Nous pouvons commencer avec un stylo et du papier ou utiliser directement notre outil de gestion de flux de travail pour élaborer le projet en y incluant les informations essentielles :
- Périmètre du projet
- Calendrier/échéancier provisoire
- Ressources nécessaires
- Budget estimatif
N'oubliez pas qu'il s'agit d'une phase de planification ; restez donc flexible. Vous pourriez identifier de nouveaux problèmes potentiels en cours de route, ou des retards pourraient survenir lors de l'exécution. Lors de l'élaboration de ce plan, veillez à sa flexibilité et tenez compte des retards potentiels.
Estimation et planification de la gestion des risques
Au cours de cette phase, vous devez également créer un plan initial de gestion des risques. Élaborez différents scénarios afin d'identifier les problèmes et les risques potentiels liés à l'exécution du projet, et développez des stratégies pour prévenir ces risques et atténuer les dommages s'ils surviennent.
Définition des objectifs
Il est essentiel de définir des objectifs clairs pour le projet, ce qui facilitera grandement l'élaboration de votre flux de travail ultérieur.
Nous vous recommandons d'utiliser la méthode SMART pour définir vos objectifs :
- Spécifique : l'objectif doit être clair et précis, facile à expliquer à un enfant de 10 ans.
- Mesurable : nous devons pouvoir définir des indicateurs clés de performance (KPI) et utiliser des mesures claires pour évaluer la progression vers cet objectif.
- Atteignable : il est essentiel de veiller à ce que les objectifs soient réalistes afin de maintenir la motivation de votre équipe.
- Pertinent : l'objectif doit être pertinent pour votre entreprise.
- Temporellement défini : nous pouvons fixer une échéance raisonnable au projet.
Il est préférable de se concentrer sur un ou deux objectifs seulement plutôt que d'en gérer trop à la fois. De plus, si un objectif semble trop ambitieux et inatteignable, vous pouvez le diviser en étapes plus petites et plus réalistes.
Finaliser le plan
C'est ici que vous allez finaliser votre plan de projet.
En gros, vous pouvez dire que le plan est terminé lorsque vous avez les réponses aux questions suivantes :
- Quels sont les livrables du projet ? (Les objectifs)
- Comment le projet doit-il être exécuté ?
- Qui doit travailler sur chaque étape du projet ?
- Quand le projet doit-il être terminé ?
Incluez autant de détails que possible, mais, encore une fois, tenez compte de la flexibilité requise en fonction du plan de gestion des risques que vous avez élaboré précédemment.
2 : Cartographie du flux de travail du projet
Maintenant que nous avons un plan de projet, la phase suivante consiste à le traduire en un diagramme de flux de travail.
Lors de l’élaboration d’un diagramme de flux de travail du projet, n’oubliez jamais que les projets sont par nature uniques. Il est préférable de créer un diagramme « cible » (par exemple, comment vous souhaitez que le projet soit exécuté dans son état idéal) plutôt qu’un diagramme « existant » (comment le flux de travail est actuellement exécuté). Néanmoins, plusieurs principes fondamentaux sont à prendre en compte avant de cartographier le flux de travail du projet : Identifier les points de départ et d’arrivée Il est essentiel d’identifier l’action qui déclenchera le point de départ du projet et comment il se terminera (avec succès ou sans succès). Pour certains projets, les points de départ et d’arrivée sont évidents, mais ce n’est pas toujours le cas. Demandez aux membres de l’équipe et aux parties prenantes de votre projet d’identifier précisément ces points de départ et d’arrivée, ainsi que les exigences et les critères de réussite. Lister les étapes de manière complète et précise. Tout diagramme de flux de travail inexact ou incomplet sera inutile. Consultez les parties prenantes sur les étapes à inclure dans l’exécution du projet. Les différentes parties prenantes et les membres de l'équipe peuvent avoir des idées et des variantes différentes concernant ces étapes, et il peut s'avérer assez difficile de trouver le chemin le plus « correct » et le plus efficace.
Une approche courante lorsque vous constatez des variations consiste à utiliser le chemin le plus fréquent. Vous pouvez examiner les itinéraires alternatifs afin de déterminer s'il en existe un plus efficace que le chemin habituel. Cependant, ne laissez pas un trop grand nombre de variations retarder votre processus de cartographie.
Identifier les informations nécessaires aux points de décision
Lorsque vous avez identifié une étape nécessitant une décision, une validation ou une approbation, déterminez les données ou informations nécessaires à cette décision et vérifiez si ces données sont facilement disponibles.
Cartographie du flux de travail du projet : étape par étape
Étape 1 : Collecte des données
Collectez autant d'informations que possible concernant l'exécution du projet, qu'il s'agisse de données quantitatives ou qualitatives.
Les données quantitatives sont toutes les données mesurables en quantité, par exemple le nombre de chaises à louer pour un concert.
En revanche, les données qualitatives ne sont pas mesurables (données « douces »), par exemple, qui est responsable d'une tâche spécifique dans le projet.
Interrogez un maximum de membres de l'équipe et de parties prenantes afin de recueillir le plus de données possible.
Étape 2 : Élaboration du diagramme de flux de travail de votre projet
Une fois que vous disposez de suffisamment de données, vous pouvez commencer à créer une ébauche du diagramme de flux de travail. C'est là que l'outil de création de flux de travail d'Aproove peut vous être utile.
Tenez compte des principes que nous avons utilisés précédemment lors de l'élaboration de votre diagramme. Si vous utilisez un organigramme pour concevoir le diagramme de flux de travail, il est préférable de commencer par les formes/symboles et de laisser les flèches pour plus tard, une fois que toutes les autres formes sont déjà en place.
Étape 3 : Affiner le diagramme
Impliquez vos parties prenantes et plongez-vous dans les détails du diagramme de flux de travail du projet. Vous devriez recueillir les commentaires des membres de l'équipe et des parties prenantes afin de vérifier si le flux de travail est déjà optimisé selon eux et d'apporter des ajustements si nécessaire.
3 : Analyse du flux de travail
Maintenant que nous avons un flux de travail finalisé, nous pouvons effectuer une analyse du flux de travail pour nous assurer que le flux de travail du projet est déjà optimal.
Cela comprendra trois étapes de base :
- En priorisant les différentes tâches du projet, nous pouvons les catégoriser en quatre niveaux : urgentes, importantes, souhaitables et redondantes. Déterminez si les tâches redondantes peuvent être éliminées.
- Recherchez les goulots d'étranglement et les inefficacités.
- Recherchez les opportunités d'automatisation des flux de travail.
Une fois les changements mis en œuvre, nous devrions à nouveau impliquer les parties prenantes pour confirmer si les changements mis en œuvre génèrent des effets positifs. Recueillir les commentaires des parties prenantes contribuera également à garantir l'exactitude du diagramme de flux de travail. Il est crucial de se rappeler que même après les améliorations, le flux de travail ne sera pas parfait et qu'il faudra l'analyser et l'améliorer en continu. 4 : Lancement du projet. Une fois le flux de travail optimisé, nous sommes prêts pour le lancement du projet. Commencez par une réunion de lancement. Vous y rencontrerez les membres de votre équipe et les parties prenantes, et vous répartirez les tâches, les rôles, les responsabilités, les échéances, les ressources et les informations relatives au projet. C'est également lors de cette réunion que vous communiquerez les objectifs du projet, définis précédemment. Cette réunion de lancement est essentielle pour que votre équipe comprenne son objectif et l'importance de sa réussite. Attribution des rôles et des responsabilités : Un aspect crucial de la réussite d'un projet est d'attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes. Il est impératif de s'assurer que chaque tâche est confiée à une personne possédant les compétences requises et dont la charge de travail est compatible avec celle du projet. Par exemple, confier une tâche à une personne non compétente dans le domaine entraînera souvent des inefficacités et des erreurs. Mise en place de systèmes et de politiques de communication et de collaboration : Définissez les normes de collaboration et de communication pour les membres de votre équipe projet. Si vous utilisez une solution de gestion des flux de travail comme Aproove, cela ne devrait pas poser de problème. Informez et formez les membres de votre équipe à l'utilisation de l'outil de collaboration afin que tout le monde soit au courant.
5 : Contrôle de projet
En nous basant sur le flux de travail du projet établi, nous devons également définir une méthode pour contrôler le projet et mesurer son état d'avancement par rapport à ce flux. Cette phase doit se dérouler progressivement, du lancement du projet à son état final.
Cela se fait généralement en attribuant des indicateurs clés de performance (KPI) aux différentes étapes du projet. Bien que les KPI puissent varier en fonction des objectifs du projet, quatre indicateurs clés méritent votre attention :
- Avancement par rapport aux objectifs : il s'agit notamment de mesurer si le projet respecte le calendrier et le budget prévus.
- Qualité du travail : les tâches sont-elles réalisées avec le niveau de qualité souhaité ?
- Utilisation des ressources : le projet respecte-t-il le budget et les délais prévus ?
- Performance : le suivi du nombre de problèmes survenus et de la manière dont ils ont été résolus.
Conclusion :
Un flux de travail de gestion de projet, lorsqu'il est correctement mis en œuvre, peut améliorer l'efficacité globale de l'exécution du projet tout en favorisant la transparence de la collaboration. En définitive, cela garantit le respect du budget et des délais, ainsi que la livraison de produits de haute qualité.
Grâce à un logiciel de gestion et d'automatisation des flux de travail comme Aproove, vous pouvez optimiser le flux de travail de vos projets et maximiser le retour sur investissement de chacun.
