プロジェクトの管理と実行は難しいものです。KPMGの調査によれば、調査対象組織の70%が、何らかの理由でプロジェクトの失敗を経験しています。
こうしたプロジェクトが要件を満たせない理由はさまざまです。締め切りの超過を招くチームの生産性の問題、タスクの依存関係、マネジメントの失敗、組織の優先順位の変化などが挙げられます。
とはいえ、ほとんどのプロジェクトが失敗するのは努力の不足ではなく、多くの場合、明確な方向性の欠如によるものです。
間違った方向への努力は、本質的に無意味です。ここで、プロジェクト管理により的確なアプローチをもたらすのが、プロジェクトマネジメントフレームワークです。
プロジェクトマネジメントフレームワークは基本的に、プロジェクトに的確な要件と目標を与え、次のことを保証します。
- プロジェクトが締め切り内に、期限どおりに完了すること
- プロジェクトがそのスコープ内に収まること、そして
- プロジェクトが予算内に収まること
本ガイドでは、プロジェクトマネジメントフレームワークの概念と、成功するプロジェクトを管理・実行するためにそれをどう導入できるかを解説します。
プロジェクトマネジメントフレームワークとは？
プロジェクトマネジメントフレームワークは、プロジェクトを最初から最後まで進めるために標準化された、ツール、プロセス、タスクの一式と考えることができます。
マーケティング向けのプロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトに構造、そして特に方向性を与えます。プロジェクトを計画・管理・実行し、その成功を確実にするために必要な、あらゆる中核要素を含んでいます。
プロジェクトマネジメントフレームワーク 対 プロジェクトマネジメント方法論
プロジェクトマネジメントの「フレームワーク」と「方法論（メソドロジー）」という用語は、しばしば同じ意味で使われますが、両者は同一ではありません。
確かに両者は密接に関連していますが、考慮すべき重要な違いも存在します。
主な違いは、方法論がプロジェクトの計画・統制・実行に関する高レベルの戦略や考え方であるのに対し、フレームワークは方法論から派生したものと見なされ、さまざまなプロジェクトを管理・実行するために必要な段階的なプロセスを示すという点です。
たとえて言うなら、方法論は本を書くための原則や、良い本の基準を教えてくれるものだと言えます。
フレームワークは、その方法論に従って実際にどのように本を書くかについての、具体的な段階的ガイドを提供します。
プロジェクトマネジメントフレームワーク：3つの中核要素
プロジェクトマネジメントフレームワークの概念を理解したところで、ここではその作り方を学びます。
重要なのは、利用できるプロジェクトマネジメントフレームワークの手法はさまざまですが、いずれも必ず次の3つの中核要素を含むという点です。
- プロジェクトライフサイクル
- プロジェクト成果物（アーティファクト）
- ツール
それぞれを一つずつ見ていきましょう。
プロジェクトライフサイクル
プロジェクトの管理サイクルとは、プロジェクトが開始から完了まで経なければならないサイクルを指し、次の5つのライフサイクルプロセスを含みます。
- 立ち上げ：プロジェクトが何についてのものかを定義する段階です。目標を明確にし、成功のためのプロジェクト要件を特定し、潜在的なリスクを洗い出し、そのプロジェクトが達成可能かどうかを判断します。
- 計画：プロジェクトを実行するために必要なすべてのタスクとステップを、詳細なロードマップとして列挙します。チームを特定し、役割と責任を割り当て、各タスクのスケジュールを見積もり、包括的なスケジュールを作成します。
- 実行：プロジェクトの実際の実行段階です。メンバーがスケジュールを守り、タスクを完了できるようにします。
- モニタリング：正しい軌道に乗っているかを確かめるために、プロジェクトの実行を監視します。レポートを作成し、社内の変化や市場の変動に応じて、必要なときに戦略や優先順位を調整します。
- クロージング：プロジェクトを締めくくる段階です。すべてのタスクが完了した時点で結果を評価し、必要に応じて更新や改訂を予定します。
各プロジェクトフレームワークによって、これらのライフサイクルプロセスを構成するためのガイドラインは異なるかもしれませんが、必ずこの5つを含みます。
プロジェクト成果物（アーティファクト）
これは、プロジェクトの統制と監視のプロセスを助けるための、フレームワークの出力物を指します。
実際には、プロジェクトマネジメントフレームワークは、ガイドラインやテンプレートを用いて生成される特定の出力物を提供し、それが（前述の）さまざまなライフサイクルの各段階を通じてプロジェクトを監視するのに役立ちます。
さまざまな種類のプロジェクトマネジメント成果物が、それぞれ異なる状況に適用されます。いくつか例を挙げます。
- 戦略成果物：プロジェクト憲章、ロードマップ、ビジネスケース、ビジョンステートメントなど、プロジェクトの全体戦略に関するドキュメント
- ログ：プロダクトバックログ、前提条件ログ、リスク登録簿など、プロジェクトマネジメントのさまざまなログや登録簿
- 計画書：スコープマネジメント計画、ロジスティクス計画、品質管理計画など、プロジェクトを実行するために作成されるあらゆる計画
- 階層図：ワークブレークダウンストラクチャー、プロダクトブレークダウンストラクチャー、組織ブレークダウンストラクチャーなど、プロジェクトのさまざまな要素間の関係を示す図
- レポート：プロジェクトマネジメントには、品質レポート、ステータスレポート、リスクレポートなど、数多くのレポートが伴う傾向があります
- ベースライン：予算ベースライン、パフォーマンス測定ベースライン、マイルストーンスケジュールなど、承認された版の計画
- 契約：MOU、タイム&マテリアル契約、その他あらゆる種類の法的拘束力のある契約や合意といった、さまざまな合意や契約
ツール
プロジェクトマネジメントフレームワークの3つ目の要素は、プロジェクトの状況を監視・統制するのに役立つ可視化ツールです。
ここで使えるツールはさまざまですが、最も一般的なものは次のとおりです。
- ガントチャート：プロジェクトマネジメントで間違いなく最も人気のあるチャートです。ガントチャートはプロジェクトのタイムラインビューを提供し、さまざまなプロジェクトタスクが全体のタイムラインの中でどのように実行され、これらのタスクがどうつながっているかを可視化できます。
- PERTチャート：スケジューリングによく使われる、もう一つの人気のチャートです。PERTはProgram Evaluation and Review Technique（プログラム評価レビュー技法）の略で、このチャートはネットワーク図を用いてプロジェクトのアクティビティとマイルストーンを可視化します。
- バーンダウンチャート：バーンダウンチャートは、完了したタスクのペースを当初の計画・スケジュールと比較し、締め切りまでの残り時間も示します。時間管理に非常に役立ちます。
- 管理図：プロジェクト内の特定のプロセスを監視するのに役立つ管理図は、プロセスの安定性を監視する信頼できる方法を提供します。通常は、上方管理限界、下方管理限界、ベースライン（平均的なプロセス出力）を持つグラフの形をとります。
- クリティカルパス図：プロジェクトのクリティカルパス（クリティカルパス法、CPM）を可視化するために用いるフローチャートです。CPMを使えば、プロジェクト全体の所要期間を見積もれます。
可視化ツールのほかにも、ワークフロー管理ソフトウェアのようなソリューション、プロジェクトスケジューリングツールなど、さまざまなものがこの要素の一部と見なせます。
プロジェクトマネジメントフレームワークはなぜ重要なのか？
プロジェクトマネジメントにフレームワークを適用することで、プロジェクトマネージャーやチームは、プロジェクトの計画・実行を通じて、あらゆる場面にベストプラクティスを理解し適用できるようになります。
プロジェクトマネジメントフレームワークが整っていれば、プロジェクトチームは変化や予期せぬ状況への対応において、より効果的かつ効率的になります。
その結果、次のようなメリットが得られます。
- プロジェクト実行全体を通じて一貫したプロセスを確保します。その一貫性は正確性につながり、プロジェクトを期限内かつ予算内で完了できるようにします。
- プロジェクトマネジメントのワークフローは、本質的にプロジェクトをより小さなタスクへと分解します。これにより、プロジェクトの実行と監視が簡素化され、プロジェクトマネージャーは適切な人に役割と責任をより効果的に割り当てられます。
- より高い明確性。フレームワークは、プロジェクトを完了するために必要なすべてのタスクとステップ、そして各タスクを完了するために必要なツールを可視化します。これにより、プロジェクト実行を通じた混乱や対立を防ぎます。
- プロジェクトマネージャーや事業主が、非効率やボトルネックを特定できるようにします。これにより、マネージャーはプロジェクトにどれだけの時間と費用が費やされているかを把握できます。最終的に、プロジェクトを最適化して、より効率的で費用対効果の高いものにできます。
- すべてのメンバーとステークホルダーの透明性と説明責任を向上させ、その結果、プロジェクト実行におけるチームの生産性を高めます。
- より良いコラボレーションとコミュニケーション。プロジェクトマネジメントフレームワークを導入すれば、プロジェクトマネージャーはプロジェクトに関するあらゆることをより効果的に伝えられます。同時に、メンバーも自分のタスクや責任を互いにより効果的に伝え合えます。
プロジェクトマネジメントフレームワークの選び方
前述のとおり、選べるフレームワークはさまざまで、すべてのプロジェクトに合う万能のフレームワークは存在しないと理解することが重要です。だからこそ、これほど多くのフレームワークが開発されてきましたし、今も開発され続けているのです。
プロジェクトマネジメントフレームワークの選択は、プロジェクトそのものやさまざまな要因に応じて、状況に即したものであるべきです。
最も人気のあるフレームワークのいくつかと、その導入については後ほど解説しますが、フレームワークを選ぶ際に押さえておくべき重要な検討事項をいくつか挙げます。
- 使い慣れに基づいてフレームワークを選ぶこともできます。たとえば、ステークホルダーが過去に使ったフレームワークを用いるなどです。慣れは導入に役立ちますが、以下の他のルールに照らして、そのフレームワークが自分の特定のプロジェクトに適しているかを確認してください。
- プロジェクトの成果物が有形か無形かを評価します。成果物の要件が明確に定義されていない場合は、スプリントベースのフレームワーク（例：スクラム）を選ぶべきです。
- 有形の製品や安定した業界には、ウォーターフォールやPRINCE2のように、プロジェクトを詳細かつ構造的に計画できるフレームワークを選びます。
- 変化の速いセクターや製品には、スクラム、SAFe、XPMのような適応性の高いフレームワークを選びます。
- 無駄の削減がプロジェクトの重要な優先事項である場合は、リーンフレームワークを選ぶべきです。
ただし、フレームワークの導入は柔軟であるべきだと心に留めておいてください。プロジェクトのニーズに応じて、異なるフレームワークの要素を組み合わせたり、プロジェクトの変化に合わせて途中で別のフレームワークに変更したりできます。
プロジェクトマネジメントフレームワークのさまざまな種類
上記では、あまり馴染みのないフレームワーク名をいくつか挙げました。プロジェクト、チーム、組織にはそれぞれ固有のニーズがあり、だからこそ非常に多くの独自のワークフローが存在します。それぞれが固有のプロジェクトやユースケースに合わせて設計されています。
プロジェクトフレームワークのバリエーションは非常に多いため、本ガイドで一つずつ解説することは当然できません。しかし、最も人気のあるもののいくつかと、それらがプロジェクトにどう適合するかを解説します。
CCPM
CCPMはCritical Chain Project Management（クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント）の略で、プロジェクトの成功に最も重要なタスク、すなわち「クリティカルチェーン」を重視したプロジェクトスケジュールの構築に焦点を当てます。このフレームワークの目的は、利用可能なリソースをこのクリティカルチェーンのために確保することです。そのためプロジェクトのタイムラインは長くなるかもしれませんが、正確性と信頼性を維持できます。
適している場合：重要なタスクを特定でき、締め切りがあまりタイトでないプロジェクト
適さない場合：CCPMは通常、クリティカルチェーンに加えて余分な時間バッファを設けるため、締め切りの短いプロジェクト
適さない場合：CCPMは通常、クリティカルチェーンに加えて余分な時間バッファを設けるため、締め切りの短いプロジェクト
SAFe
SAFeはScaled Agile Framework（スケールド・アジャイル・フレームワーク）の略で、その名のとおり、スケーラビリティも実現するアジャイル重視のフレームワークです。ほとんどのアジャイルフレームワーク（例：スクラム）はチームをより小さなチームに分割して実施されますが、これは、数百もの小さなチームが必要になりうる大規模プロジェクトでは理想的でないかもしれません。
SAFeは、こうした複数の小さなチームの管理と、チーム間の関係の管理に構造を与えます。これは主に、高レベルのプログラムバックログとリリース計画を通じて実現されます。
適している場合：高レベルの統制を手放すことなくアジャイルフレームワークを使いたい大企業
適さない場合：従来のアジャイルフレームワークを使える小規模企業。通常はそのほうがうまく機能するためです
スクラム
スクラムは、今日利用できる最も人気のあるアジャイルフレームワークの一つで、成果物（プロジェクトの最終成果物）をより小さな塊に分解して実施されます。だからこそスクラムはソフトウェア製品に理想的ですが、複数の段階を持つあらゆるプロジェクトに適用できます。
これらの小さな塊は優先順位付けされ、一連のスプリント、すなわち4週間未満（通常は1〜2週間）の期間で実行され、その間チームはこのタスクの完了に集中します。各スプリントの終わりに、プロダクトインクリメントが提示されます。
スクラムはまた、チームを小さく柔軟なチーム（5〜11人）に分割することでも有名で、この小さなチームがスプリントごとにプロダクトインクリメントを提供する責任を負います。
適している場合：特に動きの速い業界における、予測不能な変化を伴う複雑なプロジェクト
適さない場合：最終成果物をインクリメントに分解できないプロジェクト。また、大規模プロジェクトには適用しにくいです
PRINCE2
PRINCE2はProjects in Controlled Environments（管理された環境下のプロジェクト）の略で、世界中のさまざまなチームで使われている一般的なプロジェクトマネジメントフレームワークです。
PRINCE2はプロセスベースのアプローチで、俊敏性よりもプロジェクト全体の管理と統制に焦点を当てます。このフレームワークは、スピードよりも正確性を重視すると言えます。役割と責任が明確に定義され、チームは常に成果物の品質に集中すべきとされます。
適している場合：正確性が重要なプロジェクト。たとえば、成果物が特定の規制に準拠しなければならない場合など。
適さない場合：俊敏性とスピードが求められるプロジェクト
リーン
リーンプロジェクトマネジメントフレームワークは、無駄なリソースの最小化と冗長性の排除に焦点を当てます。基本的に、リーンプロジェクトマネジメントフレームワークはリーン生産方式の原則をプロジェクトマネジメントに適用したものです。リーン生産方式の原則は1950年代にトヨタによって開発され、3つの種類の無駄、すなわちムダ・ムリ・ムラ（3M）の排除に焦点を当てます。
- ムダは、追加の価値を生み出さずにリソースを消費する活動です
- ムリは、従業員や設備の過剰な使用です
- ムラは、業務における不均一（ばらつき）であり、長期的には生産性と効率を低下させます
リーンプロジェクトマネジメントフレームワークは、本質的に、プロジェクト実行中にこの3Mを減らすことを目指します。
適している場合：効率と無駄の管理が主な関心事であるプロジェクト
適さない場合：3Mの特定が難しい、または絶えず変化するプロジェクト
ウォーターフォール
古典的なフレームワークの一つですが、今なお多くのプロジェクトや組織で広く使われています。
プロジェクトを管理する最も基本的な方法であり、導入が最も簡単だと考えられます。このフレームワークでは、プロジェクトを連続した段階に落とし込み、（ちょうど滝のように）前の段階が完了して初めて次の新しい段階が始まります。
ウォーターフォールフレームワークでは、変更が許されないことが多く、非常に硬直的なフレームワークと見なされます。しかし、単一のタイムラインのみを必要とする長期プロジェクトには、間違いなく最適なフレームワークだと言えます。
適している場合：間に多くのステップやタスクを含む長期プロジェクト
適さない場合：予期せぬ変更が多い、または複数チームによる作業が重なるプロジェクト
おわりに
プロジェクトマネジメントフレームワークは、ゼロから何かを構築するのではなく、プロジェクトをどう
管理・実行するかを構造化するのに役立ちます。プロジェクトフレームワークのテンプレートはさまざまなものが利用できるので、すぐに使ってプロジェクトを計画・管理できます。
プロジェクトの要件、タイムライン、業界、チームの能力などの要因に応じて、適切なフレームワークを選ぶことが重要です。適切なフレームワークは、プロジェクト実行時にチームがより良く協働するのを助け、プロジェクトを成功へと導きます。
