Qu’est-ce qu’un cadre de gestion de projet et pourquoi est-il important ?

Gérer et exécuter des projets peut s'avérer difficile. Selon une étude de KPMG, 70 % des organisations interrogées ont connu des échecs de projets pour une raison ou une autre.

Ces projets échouent pour diverses raisons. Les projets ne peuvent répondre à leurs exigences : problèmes de productivité d’équipe entraînant des retards, dépendance des tâches, défaillances de gestion, changements de priorités au sein de l’organisation, etc.

Néanmoins, la plupart des projets échouent non pas par manque d’efforts, mais plus souvent par manque de direction claire.

Des efforts déployés dans la mauvaise direction sont vains. C’est là qu’intervient le cadre de gestion de projet, qui offre une approche plus précise de vos efforts.

Les cadres de gestion de projet définissent précisément les exigences et les objectifs du projet, garantissant ainsi :

• Le respect des délais
• Le respect du périmètre du projet
• Le respect du budget

Ce guide présente le concept de cadre de gestion de projet et explique comment l'implémenter pour vous aider à gérer et à mener à bien un projet.

Qu'est-ce qu'un cadre de gestion de projet ?

On peut considérer un cadre de gestion de projet comme un ensemble d'outils, de processus et de tâches standardisés permettant de mener un projet du début à la fin.

Un logiciel de gestion de projet marketing structure et, surtout, oriente un projet. Il comprend tous les éléments essentiels à la planification, à la gestion et à l'exécution des projets afin d'en garantir le succès.

Cadre de gestion de projet vs Méthodologie de gestion de projet

Les termes « cadre de gestion de projet » et « méthodologie de gestion de projet » sont souvent utilisés indifféremment, mais ils ne sont pas synonymes.

Bien qu'ils soient étroitement liés, il existe des différences cruciales à prendre en compte entre les deux.

La principale différence réside dans le fait que la méthodologie concerne les stratégies et les idées de haut niveau relatives à la planification, à la gouvernance et à l'exécution d'un projet. En revanche, un cadre est considéré comme un dérivé de la méthodologie, décrivant les processus étape par étape nécessaires à la gestion et à l'exécution de différents projets.
Pour utiliser une analogie, on peut dire qu'une méthodologie nous énonce les principes d'écriture d'un livre et les critères d'un bon livre.

Un cadre de gestion de projet offre un guide étape par étape concret sur la manière d'écrire le livre selon la méthodologie.

Cadre de gestion de projet : Trois éléments clés

Maintenant que nous avons compris le concept du cadre de gestion de projet, nous allons apprendre comment en créer un.

Il est important de noter que, bien qu'il existe différentes techniques de gestion de projet, elles impliquent toutes trois éléments fondamentaux :

1. Cycle de vie du projet
2. Artefacts du projet
3. Outils

Examinons-les un par un.

Cycle de vie du projet

Le cycle de contrôle de projet désigne le cycle que doit suivre un projet, de son lancement à sa finalisation. Il comprend cinq processus :

1. 1. Initiation : phase durant laquelle nous définissons l'objet du projet. Définir les objectifs, identifier les conditions de réussite du projet, recenser les risques potentiels et déterminer sa faisabilité. Planification : lister toutes les tâches et étapes nécessaires à l’exécution du projet dans une feuille de route détaillée. Identifier les équipes, attribuer les rôles et les responsabilités, estimer le délai de chaque tâche et créer des calendriers complets. Exécution : mettre en œuvre le projet. S’assurer que les membres de l’équipe respectent les délais et terminent leurs tâches. Suivi : suivre l’exécution du projet pour s’assurer qu’il est sur la bonne voie. Création de rapports, ajustement des stratégies et des priorités en fonction des changements internes et/ou des fluctuations du marché.
   2. Clôture : finalisation du projet, évaluation des résultats une fois toutes les tâches terminées avant de planifier les mises à jour ou les révisions nécessaires.

Bien que différents cadres de gestion de projet puissent comporter des directives différentes pour structurer chacun de ces processus du cycle de vie, ils incluront toujours ces cinq éléments.

Artefacts du projet

Il s'agit des livrables du cadre de gestion de projet qui facilitent le contrôle et le suivi du projet.

En pratique, le cadre de gestion de projet offre des livrables spécifiques générés à l'aide de directives ou de modèles, qui nous aideront à suivre le projet tout au long de ses différentes phases de cycle de vie (comme indiqué ci-dessus).

Différents types d'artefacts de gestion de projet s'appliqueront à différentes situations ; Voici quelques exemples :

• Éléments stratégiques :documents relatifs à la stratégie globale du projet, tels que la charte de projet, la feuille de route, l’analyse de rentabilité et l’énoncé de vision
• Journaux :divers journaux et registres de gestion de projet, tels que le backlog produit, le journal des hypothèses, le registre des risques, etc.
• Plans :tous les plans créés pour exécuter le projet, tels que le plan de gestion du périmètre, le plan logistique, le plan de contrôle qualité, etc.
• Diagrammes hiérarchiques :diagrammes décrivant les relations entre les différents éléments du projet, tels que la structure de découpage du travail, la structure de découpage des produits et la structure organisationnelle
• Rapports :la gestion de projet implique généralement de nombreux rapports, notamment les rapports qualité, les rapports d’avancement, les rapports de risques, etc.
• Références : Versions approuvées des plans, comme le budget de référence, le référentiel de mesure de la performance, le calendrier des jalons, etc.
• Contrats :Divers accords et contrats, tels que les protocoles d'entente, les contrats de temps et de matériaux, et tout autre type de contrat ou d'accord juridiquement contraignant.

Outils

Le troisième élément du cadre de gestion de projet est constitué des outils de visualisation qui vous aident à suivre et à contrôler l'état d'avancement de votre projet.

Il existe différents outils que nous pouvons utiliser, mais les plus populaires sont :

• Diagramme de Gantt : est sans aucun doute le diagramme le plus populaire en gestion de projet. Il offre une vue chronologique de vos projets, vous permettant de visualiser comment les différentes tâches du projet sont exécutées dans le calendrier global et comment elles sont liées.
• Diagramme PERT : est un autre diagramme populaire couramment utilisé pour la planification. PERT signifie « Technique d'évaluation et de revue de programme ». Le diagramme utilise un réseau pour visualiser les activités et les jalons du projet. Diagramme d'avancement : Ce diagramme compare le rythme d'exécution des tâches par rapport au plan initial, ainsi que le temps restant avant l'échéance. Il est très utile pour la gestion du temps. Carte de contrôle : Utile pour le suivi d'un processus spécifique du projet, la carte de contrôle offre un moyen fiable de surveiller la stabilité d'un processus, généralement sous la forme d'un graphique avec une limite de contrôle supérieure, une limite de contrôle inférieure et une ligne de base (production moyenne du processus). Diagramme du chemin critique : Il s'agit d'un organigramme utilisé pour visualiser le chemin critique du projet (méthode du chemin critique CPM). La méthode du chemin critique (CPM) vous permet d'estimer la durée totale du projet.

Outre les outils de visualisation, diverses solutions telles que les logiciels de gestion des flux de travail, les outils de planification de projet, etc., peuvent être considérées comme faisant partie intégrante de cet élément.

Pourquoi un cadre de gestion de projet est-il important ?

L'application d'un cadre de gestion de projet permet à vos chefs de projet et à votre équipe de comprendre et de mettre en œuvre les meilleures pratiques pour chaque scénario, tout au long de la planification et de l'exécution du projet.

Lorsqu'un cadre de gestion de projet est en place, l'équipe projet sera plus efficace et efficiente pour gérer les changements et les situations imprévues.

Par conséquent, cela apportera les avantages suivants :

• Garantir des processus cohérents tout au long de l'exécution du projet. Cette cohérence se traduira par une plus grande précision, permettant ainsi de mener à bien les projets dans les délais et le budget impartis. Le flux de travail de gestion de projet consiste essentiellement à décomposer le projet en tâches plus petites. Cela simplifie l'exécution et le suivi du projet, permettant aux chefs de projet d'attribuer plus efficacement les rôles et les responsabilités aux personnes compétentes. Une meilleure clarté est ainsi obtenue. Le cadre visualise toutes les tâches et étapes nécessaires à la réalisation du projet, ainsi que les outils requis pour chacune d'elles. Ceci permet d'éviter les confusions et les conflits tout au long de l'exécution du projet. Les chefs de projet et les responsables métier peuvent ainsi identifier les inefficacités et les points de blocage. Cela peut aider les gestionnaires à déterminer le temps et l'argent consacrés au projet. En définitive, le projet peut être optimisé pour être plus efficace et plus rentable.
• Améliorer la transparence et la responsabilisation de tous les membres de l'équipe et des parties prenantes, ce qui, à son tour, stimulera la productivité de l'équipe dans l'exécution du projet.
• Une meilleure collaboration et communication. Grâce au cadre de gestion de projet mis en place, les chefs de projet peuvent communiquer plus efficacement sur tous les aspects du projet. Parallèlement, les membres de l'équipe peuvent communiquer plus efficacement leurs tâches et responsabilités entre eux.

Comment choisir un cadre de gestion de projet

Comme indiqué précédemment, il existe différents cadres parmi lesquels choisir, et il est essentiel de comprendre qu'il n'existe pas de solution unique qui convienne à tous les projets. C’est pourquoi tant de frameworks ont été et sont encore développés aujourd’hui.

Le choix de votre framework de gestion de projet doit être contextuel, en fonction du projet lui-même et de divers facteurs.
Nous aborderons plus loin certains des frameworks les plus populaires et leurs implémentations, mais voici quelques points clés à prendre en compte lors du choix de votre framework :

• Vous pouvez choisir des frameworks en fonction de votre familiarité, par exemple, en utilisant ceux que vos parties prenantes ont utilisés par le passé. La familiarité facilitera l’implémentation, mais vérifiez si le framework convient à votre projet spécifique en fonction des autres règles ci-dessous.
• Évaluez si le livrable du projet est tangible ou intangible. Si les exigences du livrable ne sont pas bien définies, vous devriez choisir un cadre de travail basé sur l'impression (par exemple, Scrum). Pour les produits tangibles et les secteurs stables, choisissez un cadre qui vous permette de planifier le projet de manière détaillée et structurée, comme Waterfall ou Prince2. Pour les secteurs ou les produits en évolution rapide, choisissez des cadres adaptables comme Scrum, SAFe ou XPM. Si la gestion des déchets est une priorité essentielle pour votre projet, vous devriez choisir un cadre de travail Lean. Toutefois, gardez à l'esprit que la mise en œuvre d'un cadre de travail doit être flexible. Vous pouvez combiner différents éléments de différents cadres en fonction des besoins du projet, voire changer de cadre en cours de route si votre projet évolue. Différents types de cadres de gestion de projet. Nous avons mentionné ci-dessus quelques noms de cadres de travail qui ne vous sont peut-être pas familiers. Chaque projet, équipe et organisation a ses propres besoins, ce qui explique la grande variété de flux de travail disponibles. Chaque cadre de gestion de projet est conçu pour s'adapter à des projets et des cas d'utilisation spécifiques.
  
  Avec autant de variantes de cadres de gestion de projet, il est impossible de les aborder un par un dans ce guide. Nous examinerons toutefois certains des plus populaires et leur intégration dans un projet.
  
• CCPM
• CCPM signifie « Gestion de projet par la chaîne critique ». Ce cadre vise à élaborer un planning de projet axé sur une « chaîne critique » de tâches, c'est-à-dire les tâches essentielles à la réussite du projet. L'objectif est de réserver les ressources disponibles à cette chaîne critique. Le calendrier du projet peut donc être plus long, mais nous pouvons garantir la précision et la fiabilité.
  
  Idéal pour : les projets avec des tâches critiques identifiables et des délais relativement souples.
  Moins adapté aux : projets avec des délais courts, car la méthode CCPM prévoit généralement des marges de temps supplémentaires en plus de la chaîne critique.
• Moins adapté aux : les projets avec des délais courts, car la méthode CCPM prévoit généralement des marges de temps supplémentaires en plus de la chaîne critique.
• SAFe
• SAFe signifie Scaled Agile Framework (Framework Agile à l'échelle). Comme son nom l'indique, il s'agit d'un framework agile qui facilite également la mise à l'échelle. La plupart des frameworks agiles (par exemple, Scrum) consistent à diviser l'équipe en petites équipes, mais cette approche peut s'avérer inadaptée aux projets d'envergure nécessitant des centaines de petites équipes.
  
  SAFe fournit une structure pour gérer ces nombreuses petites équipes et leurs relations. Ceci est principalement réalisé grâce à des backlogs de programme de haut niveau et à la planification des versions.
  
  Idéal pour : les grandes entreprises qui souhaitent utiliser des frameworks agiles sans renoncer à un contrôle global.
  
  Moins adapté pour : les petites entreprises qui peuvent utiliser des frameworks agiles traditionnels, car ces derniers sont généralement plus performants.
• Scrum
• Scrum est l'un des frameworks agiles les plus populaires actuellement. Il consiste à décomposer le livrable (produit final du projet) en petites tâches. C'est pourquoi Scrum est idéal pour les logiciels, mais il peut être appliqué à tout projet comportant plusieurs phases.
  
  Ces petites tâches sont priorisées et exécutées lors de sprints, des périodes de moins de quatre semaines (généralement une ou deux semaines) pendant lesquelles l'équipe se concentre sur la réalisation de cette tâche. À la fin de chaque sprint, l'incrément de produit est présenté. Scrum est également réputé pour sa capacité à diviser l'équipe en petites équipes flexibles (5 à 11 personnes), chacune étant responsable de la livraison d'un incrément de produit à chaque sprint. Idéal pour : les projets complexes présentant des changements imprévisibles, notamment dans un secteur en constante évolution. Moins adapté aux : les projets dont le produit final ne peut être décomposé en incréments. De plus, difficile à appliquer à des projets d'envergure
• PRINCE2

• PRINCE2 signifie Projects in Controlled Environments et est un cadre de gestion de projet répandu utilisé par diverses équipes dans le monde entier. PRINCE2 est une approche par processus, axée sur la gestion et le contrôle de l'ensemble du projet plutôt que sur l'agilité. Ce cadre privilégie la précision à la rapidité. Les rôles et les responsabilités sont clairement définis, et les équipes doivent veiller constamment à la qualité des livrables. Idéal pour : les projets où la précision est essentielle, par exemple lorsque le livrable doit être conforme à une réglementation spécifique. Moins adapté aux : les projets exigeant agilité et rapidité. Lean : le cadre de gestion de projet Lean vise à minimiser le gaspillage de ressources et à éliminer les redondances. Il applique les principes du Lean Manufacturing à la gestion de projet. Les principes de production au plus juste ont été développés par Toyota dans les années 1950 et visent à éliminer trois types de gaspillage : muda, muri et mura, les 3M. ​​
  
  • Muda désigne les activités qui consomment des ressources sans produire de valeur ajoutée.
  • Muri correspond à la surutilisation des employés et/ou des équipements.
  • Mura désigne les incohérences (irrégularités) dans les opérations, qui réduisent la productivité et l'efficacité à long terme.
  Le cadre de gestion de projet au plus juste vise essentiellement à réduire les 3M lors de l'exécution du projet.
  
  Idéal pour : les projets où l'efficacité et la gestion des déchets sont les principales préoccupations.
  
  Moins adapté pour : les projets où les 3M sont difficiles à identifier et/ou évoluent constamment.CascadeL'un des cadres classiques, mais toujours largement utilisé dans de nombreux projets et organisations.
  
  Il peut être considéré comme la méthode la plus basique de gestion de projet et la plus simple à mettre en œuvre. Dans ce cadre, le projet est décomposé en phases séquentielles, chaque nouvelle phase ne commençant que lorsque la précédente est terminée (à l'image d'une cascade).
  
  Dans le cadre de la cascade, les modifications sont souvent interdites, ce qui en fait un cadre très rigide. Cependant, il est sans doute le meilleur cadre pour les projets de longue durée qui ne nécessitent qu'un seul calendrier.
  
  Idéal pour : les projets de longue durée comportant de nombreuses étapes/tâches intermédiaires
  
  Moins adapté pour : les projets avec de nombreux changements imprévus et/ou un travail simultané de plusieurs équipesConclusion
  Les cadres de gestion de projet sont là pour vous aider à structurer la gestion et l'exécution de vos projets, plutôt que de tout créer de zéro. Différents modèles de cadres de projet sont disponibles ; vous pouvez donc les utiliser immédiatement pour planifier et gérer votre projet.
  
  Il est essentiel de choisir le cadre approprié en fonction des exigences de votre projet, de son échéancier, de son secteur d'activité et des compétences de votre équipe, entre autres facteurs. Un cadre adapté peut aider votre équipe à mieux collaborer lors de l'exécution du projet et à le mener à bien.