社内のマーケティング部門で、複数のプロジェクト管理に苦戦していませんか？あるいは、多数のクライアントとプロジェクトを同時に扱うマーケティングエージェンシーではありませんか？
あらゆるマーケティングチーム（そしてマーケティングエージェンシー）の成功は、プロジェクトを進める中で、人材を含む利用可能なリソースをいかに効率的かつ効果的に活用できるかによって測られます。これは決して簡単なことではありません！
複数のクライアント向けに複数のプロジェクトを扱い、そのすべてを納期と予算の範囲内に収めることは、言うほど簡単ではありません。だからこそ、マーケティングにおいてプロジェクト管理を適切に導入することが不可欠であり、マーケティングチームやエージェンシーが成長するにつれて、その重要性はますます高まっていきます。
2022年版マーケティングプロジェクト管理の完全ガイドである本稿では、マーケティングプロジェクト管理とは何か、そしてそれをどのように活用してマーケティングチームの成功を高められるかを解説します。
本ガイドを読み終える頃には、次のことを理解できるようになっているでしょう。
- マーケティングにおけるプロジェクト管理とは何か
- マーケティングプロジェクトにおけるよくある課題
- マーケティングプロジェクト管理の構造
- マーケティングにおけるプロジェクトマネージャーの役割
- プロジェクト管理ソリューションやマーケティング向けプロジェクト管理ソフトウェアを活用して、マーケティングチームを支援する方法
まずは基本から始めましょう。
マーケティングプロジェクト管理とは？
マーケティングプロジェクト管理とは、マーケティング関連のプロジェクトを計画・監督・実行し、それらのプロジェクトが（予算内かつ合意された期間内で）軌道に乗った状態を維持し、各プロジェクトのライフサイクルを通じて社内外の関係者に最新情報が共有されるようにするための方法論を指します。
マーケティングプロジェクト管理は、マーケティングプロジェクトが従うべき段階的なロードマップです。これにより、プロジェクトに関わるチームメンバー間の明確さがもたらされ、プロジェクトを期間内・予算内に収め、成果物がクライアントの要件と顧客の期待に応えられるようにできます。
マーケティングプロジェクト管理におけるよくある課題
従来型のプロジェクト管理の概念や原則に馴染みがあれば、同じ原則をマーケティングプロジェクト管理にも適用できます。
ただし、マーケティングにプロジェクト管理を導入する際には、考慮すべき独自の課題もいくつか存在します。
- 変化への抵抗：過去のキャンペーンやプロジェクトを実行する中で、何がうまくいき、何がうまくいかないかについて十分なデータを蓄積してきたかもしれません。何を変える必要があるかは分かっていても、その変化を起こし、チーム全体のコミットメントを引き出すために伝えていくことは、言うほど簡単ではありません。
人が変化に抵抗するのは自然なことであり、習慣を断ち切るのは難しいものです。しかし、チームの賛同なしにマーケティングプロジェクト管理は成功しません。
どう対処すべきか？新しいプロセスやワークフローを包括的に文書化しましょう。チームメンバーが変化について学び、情報を見つけやすいように、できる限り容易にすることが大切です。また、当事者意識を促すために、モニタリング／評価の仕組みを整えましょう。 - リソースの透明性の欠如：マーケティングチームが大きくなり、扱うプロジェクトが増えるほど、各プロジェクトに適した利用可能なリソースを把握することは難しくなります。
あなたのグラフィックデザイナーは今、手が空いているでしょうか？それとも以前のプロジェクトで手一杯でしょうか？新しいソフトウェアソリューションへの投資や、追加ライセンスの購入が必要になるでしょうか？
利用可能なリソースの透明性が欠けていると、非常に大きな課題となり、マーケティングチームが大きくなるほど、その困難はさらに増していきます。
どう対処すべきか？複数のキャンペーンやプロジェクトにまたがるすべてのリソースを追跡・管理するのに役立つテクノロジーソリューションの活用を検討しましょう。さまざまなリソース管理ソリューションは、リソースを追跡できるだけでなく、簡単にリソースの割り当てや再割り当てを行うのを支援してくれます。 - 情報の分散：残念ながら、マーケティングチームやエージェンシーが、整理された中央の情報ハブを持たずにプロジェクトを運営・管理していることは、いまだによく見られます。
複雑なプロジェクト、さらに悪い場合は複数の複雑なプロジェクトを同時に扱う際、メールで共有された重要な情報は簡単に混乱を招きます。
成果物の正しいバージョンを見つけるために、何時間もメールのスレッドをたどり続けた経験はありませんか？これは氷山の一角に過ぎず、チームメンバーがプロジェクトそのものに取り組むよりも情報や資産を探すことに多くの時間を費やすようになれば、そのプロジェクトは失敗する運命にあります。
どう対処すべきか？ここでもテクノロジーを活用しましょう。Aprooveのプロジェクト管理ソリューションは、すべてのファイル、資産、ブリーフ、承認のための一元化されたハブを提供します。これらはクラウドベースの中央の場所に保管され、いつでも、どこでも、どのデバイスからでもアクセスでき、Aprooveはマーケティング向けプロジェクト管理ソフトウェアの好例です。 - 遅く一貫性のないレビュー／承認プロセス：多くのマーケティングプロジェクトにおいて、遅く非効率な承認プロセスは、しばしば遅延、非効率、さらにはプロジェクトの失敗を引き起こします。
この問題は、マーケティングチームがいまだにメールベースや紙ベースの承認プロセスに依存している場合に特に顕著で、異なるファイルのバージョンやフィードバックが簡単に混乱してしまいます。
一貫性がなく効果的でないレビュー／承認サイクルは、最終的により多くの修正回数につながり、それはより高いコストに直結します。
どう対処すべきか？一元化された効果的な承認プロセスを確立することは、マーケティングプロジェクト管理において極めて重要です。メールベースの承認のような従来の手法は、今日のアジャイルなデジタル環境に対応するにはもはや十分ではないため、より迅速で一貫性のあるレビュー・承認プロセスを実現するオンライン校正ソリューションへの投資を検討しましょう。 - 非効率な会議、コミュニケーション、コラボレーション：多くのマーケティングチームは、いまだにプロジェクトを進めるために従来型のコラボレーション手法（スプレッドシートなど）やコミュニケーションツール（メールなど）に依存しており、多くの問題や非効率を生み出しています。
一方で、生産性のない会議が多すぎると、プロジェクトのスケジュールやマーケティングリソースの活用に悪影響を及ぼします。効果的でないコラボレーションやコミュニケーションは積み重なり、納期の遅延や予算超過につながります。
どう対処すべきか？明確なコラボレーションおよびコミュニケーションの方針を定め、円滑なコミュニケーションを確保するために適切なテクノロジーソリューションに投資しましょう。長い会議を少なく行うよりも、短い会議を定期的に行うようにしましょう。チームに合ったより良いコラボレーションの形式が見つかるまで、恐れずに試行錯誤してください。
マーケティング向けプロジェクト管理の仕組み：ベストプラクティスと原則
明確なマーケティングプロジェクト管理が整っていなければ、上記で述べた課題に効果的に対処することはできません。
マーケティングプロジェクト管理を理解するには、まずマーケティングプロジェクトの典型的な構造を理解する必要があります。
まず、典型的なマーケティングプロジェクトに関わる当事者は誰でしょうか？
マーケティングプロジェクトごとに多くの関係者が関わり得ますが、一般的には3つの主要なグループに分類できます。
- 社内の関係者：あなたのマーケティングチームのメンバー、あるいは組織内でマーケティングプロジェクトに利害関係を持つその他のチームメンバー。彼らはキャンペーンの実行に直接関わっているか（グラフィックデザイナーなど）、進捗について知らされる必要があるか（経営幹部など）、あるいはプロジェクトの成果物によって影響を受ける立場にあります。
- 社外の関係者：マーケティングプロジェクトに利害関係を持つ、組織外の人々。マーケティングエージェンシーにとって、プロジェクトを依頼するクライアントは最も明白で重要な社外の関係者です。ベンダー、投資家、ユーザーも社外の関係者の例です。プロジェクトの成果物は彼らに影響を与えるため、適切なマーケティングプロジェクト管理では、社外の関係者に対して進捗を定期的に伝える必要があります。
- マーケティングプロジェクトマネージャー：マーケティングプロジェクトを最初から最後まで担う責任者であり、このプロジェクトの実行中に起こるすべての中心に位置します。マーケティングプロジェクトマネージャーは、プロジェクトのスケジュール策定、役割・責任の割り当て、KPIのモニタリングなどに責任を持ちます。
マーケティングプロジェクト管理フレームワークの主な目的は、これら3者間のコミュニケーションとコラボレーションを効率化し、できる限り少ないリソースでマーケティングプロジェクトがその目標を達成できるようにすることです。
そのために、マーケティングプロジェクト管理は以下の5つのベストプラクティスに従うべきです。
マーケティングプロジェクト管理のベストプラクティス
1. 事業全体の目標と整合させるべきである
そもそもこのプロジェクトを実行する目的は何でしょうか？その目標は何でしょうか？
マーケティングプロジェクトは、組織（またはクライアント）の全体像に沿った取り組みとよく整合していなければならず、そうでなければ実行する価値はありません。
成功するマーケティングプロジェクトは、企業やクライアントが目標に向かって前進することに貢献するはずです。
2. 明確に定義されたフェーズ
マーケティングプロジェクトは、プロジェクトの立ち上げ（キックオフ）、計画、実際の実行、そして納品まで、明確に定義されたフェーズを通じて進行しなければなりません。
これらのフェーズは、あらかじめ定められたプロジェクトのスケジュールに基づくべきであり、合意された予算のもとで管理されなければなりません。
3. 成果物に焦点を当てる
すべてのマーケティングプロジェクトは、プロジェクト成果物と呼ばれる特定のアウトプットを生み出すことを中心に据えなければなりません。
クライアントのために働くマーケティングエージェンシーであれば、成果物とは基本的に、プロジェクト完了時にクライアントが受け取る完成品です。一方、社内のマーケティングチームにとっては、成果物は上層部（マーケティング責任者など）によって承認されます。
例えば、広告キャンペーンにおいては、完成した広告素材が成果物となります。
4. より小さく管理可能なマイルストーンに分割できる
成功を確実にするために、プロジェクトは次のような、より小さなマイルストーン、タスク、サブタスクに分割されなければなりません。
- 測定可能：プロジェクトマネージャーは、合意されたマイルストーンに向けた各タスクの進捗を追跡できるべきです。
- 達成可能：プロジェクトを達成可能な単位に分解することで、プロジェクトの目標を達成しようとするチームのモチベーションを維持できます。
マーケティングプロジェクトがどれほど大きく複雑であっても、常により小さなマイルストーンに分割することができます。
5. テクノロジーソリューションを通じて管理する
今日のデジタル環境において、利用可能なテクノロジーソリューションを活用してプロジェクトを管理・運営しなければ、確実に取り残されることになります。
少なくとも、プロジェクト管理プロセスを効率化し、チームの生産性を高め、パフォーマンスを測定するために、プロジェクト管理ソリューションを活用すべきです。
マーケティング向けプロジェクト管理の構造：ステップバイステップガイド
上記では、マーケティングプロジェクト管理の重要な側面が、プロジェクトをより小さく、測定可能で、達成可能なフェーズに分割することであると述べました。
実際のフェーズは各プロジェクトのニーズや要件によって異なり得ますが、すべてのマーケティングプロジェクトは、次の8つの主要なフェーズに分割できます。
フェーズ1：目標と目的を定義する
あらゆるマーケティングプロジェクト管理における最初の、そしておそらく最も重要なフェーズは、このプロジェクトの目標を明確に定義することです。明確な目標がなければ、チームメンバーはプロジェクト実行中に何を目指すべきか分からず、成功を収めることははるかに困難になります。
目標を定義する際は、SMARTの目標原則に従うのが最善です。
- Specific（具体的）：各目標の範囲は狭ければ狭いほど良い。
- Measurable（測定可能）：KPIを用い、主要な指標を測定することで、この目的に対するチームのパフォーマンスをモニタリングできる。
- Attainable（達成可能）：目標は現実的で達成可能であるべきで、それによってチームの士気を維持できる。
- Relevant（関連性がある）：あなたの事業やクライアントの全体的な事業目標に関連している。
- Time-bound（期限がある）：各目的に対して明確なスケジュールを設定できる。
プロジェクトの目標を定めたら、それを社内外の関係者に伝えましょう。これはプロジェクトに関する彼らの期待を適切に管理するために不可欠です。
フェーズ2：KPIと成功指標を定義する
プロジェクト管理サイクルのできる限り早い段階で、前のフェーズで定義した目標に応じてKPIを特定しましょう。
これらのKPIを測定するための仕組みを整え、必要なツールに投資することで、プロジェクトの進捗をリアルタイムで綿密にモニタリングできます。
そうすることで、何か問題が起きてプロジェクトが軌道を外れたとき、できるだけ早く必要な調整を行うことができます。
フェーズ3：プロジェクトのターゲットオーディエンスを特定する
いかなるマーケティングプロジェクトも、ターゲットオーディエンスを満足させて初めて成功したとみなされます。したがって、ターゲットオーディエンスを正しく特定することは極めて重要であり、できる限り早い段階で行うべきです。
誰をターゲットオーディエンスとすべきでしょうか？基本的なアプローチは、前のフェーズで定義した目標の達成に最適な、特定のタイプのオーディエンスを特定することです。
まずはバイヤーペルソナを作成し、ターゲットオーディエンスについてできる限り多くの情報を集めましょう。オーディエンスをよく理解するほど、プロジェクトの実行はより効果的なものになります。
フェーズ4：スコープを定義する
プロジェクトのスコープを定義し、それを関係者に伝えましょう。
明確なスコープがあれば、すべての関係者が、予算、リソースの活用、スケジュールに関するプロジェクトの制約を把握できます。
プロジェクトの実行スケジュールを慎重に計画し、（人的リソースを含む）リソースをどのように、どこに配分するかについて詳細な計画を立てる必要があります。
フェーズ5：役割と責任を割り当てる
プロジェクト実行の効率性を確保する上で重要な側面が、タスクの委任です。効果的な委任は、次の2つをもたらします。
- タスクが、対応可能かつ能力のある人によって処理されること。チームメンバーが（作業量の面で）手が空いていても、スキルや経験の面で能力がなければうまくいきませんし、その逆もまた然りです。
- 作業の重複を避け、リソースが効果的に活用されること。
包括的なプロジェクトのスケジュールとタイムラインを作成し、対応可能なチームメンバーにタスクと責任を割り当てましょう。プロジェクト管理ソリューションを使ってタイムラインとタスクを可視化することで、チームメンバーはプロジェクトのマイルストーンやタスク間の依存関係を素早く確認できます。
適切なタスクの委任は、当事者意識も確立します。チームメンバーはタスク間の依存関係やプロジェクトのマイルストーンの進捗を可視化できます。自分自身や他のメンバーが何に責任を持ち、現在の進捗がどうなっているかを明確に理解できるようにすることで、彼らはより生産的になろうという意欲を持つようになります。
フェーズ6：実行
プロジェクトを正しく計画・スケジュールしてきましたが、このフェーズはいよいよプロジェクトを実行する段階です。
マーケティングプロジェクトの性質によりますが、このフェーズの大部分は、（クライアントまたは上層部が定めた）プロジェクトの要件に従って成果物を制作することになります。
このフェーズでKPI、スケジュール、予算を綿密にモニタリングすることは、品質を犠牲にすることなく、成果物を期限内かつ予算内で確実に納品するために極めて重要です。
フェーズ7：レビューと承認
適切に管理されない場合、しばしば最も時間がかかり困難なフェーズです。このフェーズでは、プロジェクトの目的と要件に従って、関係者によって成果物がレビューされ承認されます。
Aprooveのような一元化されたオンライン校正およびプロジェクト管理プラットフォームは、レビュー／承認プロセスの効率化に大きく貢献し、修正サイクルを最小限に抑え、効率性を確保します。
フェーズ8：モニタリングと評価
前のフェーズで定義したKPIを用いて、目的に対するプロジェクトの進捗をモニタリングしましょう。
このフェーズには2つの異なる層があります。
- プロジェクトが完了する前にリアルタイムでパフォーマンスをモニタリングし、ミスを特定し次第、できるだけ早く必要な調整や修正を行えるようにする。
- プロジェクトが（成功であれ失敗であれ）終了した後、キャンペーンがどれほどうまくいったかを評価し、今後のマーケティング戦略やプロジェクトをどのように計画すべきかについて貴重な洞察を得る。
KPIを検証して、プロジェクトが成功したかどうかを判断しましょう。
まず、プロジェクトの主な目的に取り組むべきです。プロジェクトはこの目的を達成したでしょうか？解決しようとしていた問題にうまく対処できたでしょうか？
また、その他のKPIも検証すべきで、最も重要なものはROI（投資利益率）、実コスト（AC）、コスト効率指数（CPI）ですが、プロジェクトの目的に応じて他のKPIも考慮する必要があるかもしれません。
何がうまくいかなかったかも含め、マーケティングプロジェクトの成果を社内外の関係者に伝えましょう。
フィードバックに対して常に心を開き、自らのミスから学ぼうと努めることが極めて重要です。
まとめ
マーケティングにおけるプロジェクト管理を適切に導入することで、エージェンシーはマーケティングプロジェクトの計画・実行における課題の一部を解消できます。
マーケティングプロジェクト管理のフレームワークをうまく構築できれば、プロジェクトの実行を効率化しながら、コミュニケーションとコラボレーションを向上させることができます。
Aprooveのプロジェクト管理ソリューションを活用して、一元化された情報ハブを構築し、関係者間の効果的なコラボレーションを確保し、プロジェクトのROIを最大化しましょう。
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