Votre service marketing interne peine-t-il à gérer plusieurs projets simultanément ? Ou êtes-vous une agence marketing qui gère de nombreux clients et projets en même temps ?
Le succès de toute équipe marketing (et agence) se mesure à sa capacité à utiliser efficacement ses ressources disponibles, notamment humaines, tout en menant à bien ses projets. Ce n'est pas une mince affaire !
Gérer plusieurs projets pour différents clients et veiller à ce que chacun respecte les délais et les budgets est plus facile à dire qu'à faire. C'est pourquoi une gestion de projet rigoureuse est essentielle en marketing et deviendra de plus en plus importante à mesure que votre équipe ou agence se développera.
Dans ce guide ultime de la gestion de projet marketing en 2022, nous vous expliquerons ce qu'est la gestion de projet marketing et comment l'utiliser pour améliorer les performances de votre équipe marketing.
À la fin de ce guide, vous aurez appris :
- Qu'est-ce que la gestion de projet marketing ?
- Les défis courants des projets marketing
- L'anatomie de la gestion de projet marketing
- Le rôle d'un chef de projet en marketing
- Comment tirer parti des solutions de gestion de projet et des logiciels de gestion de projet marketing pour accompagner votre équipe marketing
Commençons par les bases.
Qu'est-ce que la gestion de projet marketing ?
La gestion de projet marketing désigne la méthodologie utilisée pour planifier, superviser et exécuter des projets liés au marketing afin de garantir leur bon déroulement (dans les limites du budget et du calendrier convenu) et d'assurer que les parties prenantes internes et externes soient informées tout au long du cycle de vie de chaque projet.
La gestion de projet marketing est une Feuille de route étape par étape pour les projets marketing. Cela permet de clarifier la situation entre les membres de l'équipe, de respecter les délais et le budget, et de garantir que les livrables répondent aux exigences des clients et aux attentes des consommateurs.
Défis courants de la gestion de projet marketing
Si vous êtes familier avec les concepts et les principes de la gestion de projet traditionnelle, sachez qu'ils s'appliquent également à la gestion de projet marketing.
Cependant, la mise en œuvre de la gestion de projet en marketing présente aussi des défis spécifiques :
- Résistance au changement : Vous avez peut-être recueilli suffisamment de données sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas lors de vos campagnes et projets précédents. Vous saviez ce qui devait changer, mais initier ce changement et le communiquer pour obtenir l'adhésion de toute l'équipe est plus facile à dire qu'à faire.
Il est naturel de résister au changement, et les habitudes ont la vie dure. Cependant, la gestion de projets marketing ne peut réussir sans l'adhésion de votre équipe.
Comment y remédier ? Documentez les nouveaux processus et flux de travail de manière exhaustive. Veillez à ce que les membres de votre équipe puissent facilement prendre connaissance des changements et trouver les informations nécessaires. Mettez également en place un système de suivi et d'évaluation pour encourager la responsabilisation. - Manque de transparence sur les ressources : Plus l'équipe marketing est grande et gère de projets, plus il peut être difficile de suivre les ressources disponibles et adaptées à chaque projet.
Votre graphiste est-elle disponible actuellement ? Ou est-elle surchargée par ses projets précédents ? Faudra-t-il investir dans de nouveaux logiciels ou acheter des licences supplémentaires ?
Le manque de transparence sur les ressources disponibles peut s'avérer très problématique et le deviendra d'autant plus que votre équipe marketing s'agrandira.
Comment y remédier ? Envisagez d'utiliser des solutions technologiques pour vous aider à suivre et à gérer toutes vos ressources pour vos différentes campagnes et projets. Diverses solutions de gestion des ressources peuvent vous aider non seulement à suivre vos ressources, mais aussi à les affecter et à les réaffecter facilement. - Informations dispersées :Malheureusement, il est encore fréquent que les équipes marketing et les agences gèrent leurs projets sans plateforme d'information centralisée et organisée.
Lorsqu'on gère un projet complexe, ou pire encore, plusieurs projets complexes simultanément, les informations essentielles partagées par e-mail peuvent facilement être confondues.
Avez-vous déjà passé des heures à parcourir des fils de discussion par e-mail pour trouver la bonne version d'un livrable ? Ce n'est que la partie émergée de l'iceberg, et lorsque les membres de votre équipe passent plus de temps à chercher des informations et des ressources qu'à travailler sur le projet lui-même, celui-ci est voué à l'échec.
Comment y remédier ? Une fois de plus, misez sur la technologie. Aproove solutions de gestion de projet offre une plateforme centralisée pour tous les fichiers, ressources, briefs et approbations. Ces éléments sont stockés dans un espace cloud central accessible à tout moment, n'importe où et depuis n'importe quel appareil. Aproove est un excellent exemple de solution de gestion de projet pour les logiciels marketing. - Processus de révision/approbation lent et incohérent : Dans de nombreux projets marketing, des processus d'approbation lents et inefficaces entraînent souvent des retards, des pertes de productivité, voire des échecs de projet. Ce problème est particulièrement prégnant si l'équipe marketing utilise encore des processus d'approbation par e-mail ou sur support papier, où les différentes versions de fichiers et les commentaires peuvent facilement se mélanger. Des cycles de révision/approbation incohérents et inefficaces entraîneront inévitablement une augmentation du nombre de révisions et, par conséquent, des coûts. Comment y remédier ? Mettre en place un processus d'approbation centralisé et efficace est essentiel à la gestion de projets marketing. Les méthodes traditionnelles, comme l'approbation par e-mail, ne sont plus adaptées à l'environnement numérique agile d'aujourd'hui. Il est donc conseillé d'investir dans des solutions de relecture en ligne qui garantissent un processus de révision et d'approbation plus rapide et plus cohérent. Réunions, communication et collaboration inefficaces : De nombreuses équipes marketing s'appuient encore sur des méthodes de collaboration traditionnelles (tableurs, par exemple) et des outils de communication (e-mail, par exemple) pour mener à bien leurs projets, ce qui engendre de nombreux problèmes et des inefficacités. Par ailleurs, un trop grand nombre de réunions improductives peut nuire au calendrier de votre projet et à l'utilisation de vos ressources marketing. Une collaboration et une communication inefficaces peuvent avoir des conséquences néfastes, notamment des retards et des dépassements de budget.
Comment y remédier ? Mettez en place des politiques de collaboration et de communication claires et investissez dans des solutions technologiques adaptées pour garantir des échanges fluides. Privilégiez des réunions courtes et régulières plutôt que quelques réunions longues. N'hésitez pas à expérimenter jusqu'à trouver un format de collaboration plus adapté à votre équipe.
Comment fonctionne la gestion de projet marketing : bonnes pratiques et principes
Sans une gestion de projet marketing claire, vous ne pourrez pas relever efficacement les défis évoqués ci-dessus.
Pour comprendre la gestion de projet marketing, il faut d'abord comprendre l'anatomie typique d'un projet marketing.
Tout d'abord, qui sont les parties prenantes d'un projet marketing type ?
Différents projets marketing peuvent impliquer de nombreuses parties prenantes, mais on peut généralement les classer en trois grands groupes :
- Parties prenantes internes : membres de votre équipe marketing ou tout autre membre de votre organisation ayant un intérêt dans le projet marketing. Ils sont soit directement impliqués dans l'exécution de la campagne (par exemple, les graphistes), soit doivent être informés de son avancement (par exemple, les dirigeants), soit sont impactés par les livrables du projet. Parties prenantes externes : personnes extérieures à l'organisation ayant un intérêt dans le projet marketing. Pour les agences de marketing, les clients qui commandent le projet sont les parties prenantes externes les plus évidentes et les plus importantes. Les fournisseurs, les investisseurs et les utilisateurs sont également des exemples de parties prenantes externes. Les livrables du projet auront un impact sur eux et, dans le cadre d'une bonne gestion de projet marketing, les parties prenantes externes doivent être régulièrement informées de son avancement. Chef de projet marketing : responsable du projet marketing du début à la fin, il est au cœur de tout ce qui se passe pendant son exécution. Il est chargé d'établir le calendrier du projet, d'attribuer les rôles et les responsabilités, de suivre les indicateurs clés de performance (KPI), etc. L'objectif principal du cadre de gestion de projet marketing est de fluidifier la communication et la collaboration entre ces trois parties afin de garantir Le projet marketing atteint ses objectifs en utilisant le moins de ressources possible.
Pour ce faire, la gestion de projet marketing doit suivre les cinq bonnes pratiques ci-dessous.Bonnes pratiques de gestion de projet marketing
1. Alignement avec les objectifs globaux de l'entrepriseQuel est l'objectif premier de ce projet ? Quels sont ses buts ?
Le projet marketing doit être en parfaite adéquation avec la stratégie globale de l'organisation (ou du client), sans quoi il est inutile.
Un projet marketing réussi doit contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise ou du client.2. Phases définiesLe projet marketing doit se dérouler selon des phases clairement définies, depuis son lancement (démarrage) jusqu'à sa livraison, en passant par la planification et l'exécution.
Ces phases doivent s'appuyer sur un calendrier de projet prédéterminé et être encadrées par un budget convenu.3. Axé sur les livrablesTous les projets marketing doivent être centrés sur la production d'un résultat spécifique appelé livrable.
Si vous êtes une agence marketing travaillant pour un client, un livrable est le produit fini que le client reçoit à la fin du projet. En revanche, pour une équipe marketing interne, un livrable est approuvé par la direction (c'est-à-dire les responsables marketing).
Par exemple, dans une campagne publicitaire, le support publicitaire finalisé est le livrable.4. Décomposable en étapes plus petites et gérablesPour garantir le succès, le projet doit être divisé en étapes, tâches et sous-tâches plus petites qui sont :- Mesurables : Le chef de projet doit pouvoir suivre l'avancement de chaque tâche par rapport aux étapes convenues. Réalisable : En décomposant le projet en étapes réalisables, vous pouvez maintenir la motivation de l'équipe pour atteindre les objectifs du projet. Quelle que soit l'envergure et la complexité d'un projet marketing, nous pouvons toujours le diviser en étapes plus petites. 5. Gestion via des solutions technologiques. Ne pas exploiter les solutions technologiques disponibles pour gérer et mener vos projets dans l'environnement numérique actuel vous condamnera à prendre du retard. À tout le moins, vous devriez utiliser une solution de gestion de projet pour rationaliser le processus, améliorer la productivité de l'équipe et mesurer les performances. Anatomie de la gestion de projet marketing : Guide étape par étape. class="w-richtext-figure-type-image w-richtext-align-center" data-rt-type="image" data-rt-align="center">
Souvent la phase la plus longue et la plus complexe lorsqu'elle n'est pas gérée correctement. Au cours de cette phase, le livrable du projet est examiné et approuvé par les parties prenantes conformément aux objectifs et aux exigences du projet.
Un système centralisé
Phase 8 : Suivi et évaluationUtilisez les indicateurs clés de performance (KPI) définis lors des phases précédentes pour suivre l'avancement de votre projet par rapport à ses objectifs.
Cette phase comporte deux volets :- Surveillez les performances du projet en temps réel avant sa finalisation afin d'apporter les ajustements nécessaires et de corriger les erreurs dès leur identification.
- Une fois le projet terminé (avec succès ou non), vous pouvez évaluer la performance de la campagne et obtenir des informations précieuses pour planifier vos futurs projets et stratégies marketing.
Une mise en œuvre appropriée de la gestion de projet en marketing peut aider votre agence à éliminer certains des défis liés à la planification et à l'exécution de projets marketing.
Une fois votre cadre de gestion de projet marketing structuré, vous rationaliserez l'exécution du projet tout en améliorant la communication et la collaboration.
Tirez parti de la solution de gestion de projet Aproove pour établir un centre d'information centralisé, garantir une collaboration efficace entre les parties prenantes et maximiser le retour sur investissement du projet.
