今日のビジネス環境では、マーケティングがこれまで以上に複雑化していることは否定できません。マーケティングチームは規模が大きくなり、メール、ソーシャルメディア、広報、広告など、さらに多くの活動を処理する必要があります。
しかし、2022年以降、マーケティングはさらに複雑化し、困難になることが予想されます。
マーケティングチームの生産性、組織性、効果性を維持することは、非常に困難な場合があります。成功の鍵は、あらゆるキャンペーンやマーケティング プロジェクトの詳細を処理できるマーケティング ワークフローを作成し、場合によってはプロジェクト管理ソフトウェアの使用を検討することです。
マーケティング ワークフローを作成するためのこの究極のガイドでは、マーケティング チームのための効果的なマーケティング ワークフローを作成するために必要なすべてについて説明します。
このガイドの最後には、次のことを学ぶことができます。
- ワークフローとは？
- マーケティング ワークフローとは？
- 包括的なマーケティング ワークフローを持つことのメリット
- 効果的なマーケティング ワークフローを作成するためのステップ バイ ステップ ガイド
- マーケティング ワークフローを分析して最適化し、効率を向上させる方法
その他！
マーケティング ワークフロー：概念
まず、ワークフローとは何ですか？
ワークフローとは、通常は順序立てて行われる一連のタスクまたはアクションであり、これらを実行することで特定の目的を達成できるものと定義できます。
すべての企業、組織、そして専門家でさえ、常に（少なくとも1つの）ワークフローを扱っています。たとえば、コーヒーショップの場合、看板メニューのコーヒーを準備することはワークフローです。
しかし実際には、一般的な組織では複雑にリンクされた複数のワークフローが存在し、組織内の各部門や部署にも独自のワークフローが存在する可能性があります。
マーケティングワークフローとは？
マーケティングワークフローとは、マーケティング部門内のワークフローです。これは、マーケティングチームのメンバーや関係者に、特定のマーケティング目標を達成し、特定の基準に準拠するための要件を満たすために、何をいつどのように行うかを指示する一連の手順またはタスクです。
しかし、ご存知のように、1つの組織内には、高レベルの目標から詳細な目標まで、非常に多くのマーケティング目標が存在する可能性があります。
たとえば、マーケティング代理店で新しいマーケティングクライアントをオンボーディングすることは、ワークフローとみなすことができます。一方、マーケティング資料（ポスターなど）の作成もマーケティングワークフローとみなすことができます。
マーケティングワークフローのマッピング
ワークフローは常に概念として存在していましたが、必ずしも視覚化され、文書化されているわけではありません。
マーケティングワークフローを含むすべてのワークフローは、ワークフロー図で視覚化できます。ワークフロー図は、多くの場合、作業管理またはプロジェクト管理ソフトウェアで作成されます。ワークフロー図は、チームが特定のマーケティングタスクを完了する際に実行する手順のシーケンスを詳細に示します。
ワークフローを視覚化して文書化することで、次のメリットが得られます。
1. ワークフローの実行方法を標準化
マーケティングワークフローの正確なワークフロー図を作成し、関係者が利用できるようにすることで、ワークフローに関わる全員がワークフローの実行方法を正確に理解できるようになります。
マーケティングワークフローを標準化することで、エラーのリスクを最小限に抑えると同時に、ワークフローの透明性とワークフローに関わる全員の責任を高めることができます。
責任が高まることで、マーケティングチームのコラボレーションと生産性が向上します。
2.成果物の品質と一貫性の向上
適切に文書化され最適化されたマーケティングワークフロー図は、マーケティングチームがワークフローを可能な限り効率的に実行するための明確な指示とガイダンスを提供します。
ワークフローを実行するための標準化された最適化されたマップがあれば、マーケティングチームは可能な限り最高品質の成果物を提供するために協力する意欲が高まります。上層部とクライアントは、マーケティングワークフローの結果により満足するでしょう。
3. 各ワークフローの収益性の向上
最適化されたマーケティングワークフローは、実行に必要なリソースと時間を少なくします。つまり、マーケティングチームはより少ない時間でより多くのことを行うことができ、各マーケティングプロジェクトの ROI が向上し、最終的にビジネスの収益性が向上します。
4.適切に文書化されたマーケティングワークフローがあれば、組織は各ワークフローのパフォーマンスを正確に分析し、非効率性やボトルネックを特定できます。最終的に、これにより企業はマーケティングワークフローを最適化し、可能な限り効率的に実行できるようになります。
また、ワークフローが適切に文書化されていれば、新しい戦略や手法で調整や最適化が容易になります。つまり、マーケティングワークフロー図は、ワークフローの効率を継続的に最適化および改善するための予測可能な方法を提供します。
マーケティングワークフロー管理: マーケティングワークフローの最適化
ワークフロー管理とは、ワークフローが可能な限り効率的に実行されるように、ビジネスワークフローを最適化することです。
各ワークフローは固有のものであり、効率性を確保するには独自の最適化アプローチが必要です。ただし、実際には、ワークフロー管理プロセスは常に次の 3 つの主要なフェーズで構成されます。
- ワークフロー マッピング: ワークフローを ワークフロー図 で視覚化し、ワークフローのすべての関連情報を文書化します。
- ワークフロー分析: ワークフロー図と関連データを分析して、ボトルネックと非効率性を特定します。この分析プロセスは、ワークフローを改善するための最適化計画を策定することを目的としています (可能な場合)。
- ワークフローの最適化: ワークフロー分析フェーズの結果に従って計画された変更を実装します。実装された変更を監視して、プラスの影響がもたらされていることを確認します。ワークフローがまだ最適でない場合は、さらに分析と最適化が必要になる場合があります。
以下では、マーケティング ワークフローで ワークフロー管理 の 3 つのフェーズを実行して、可能な限り効率的であることを確認する方法について説明します。
マーケティング ワークフロー管理のステップ バイ ステップ ガイド
ステップ 1: 最適化するマーケティング ワークフローを選択して優先順位を付ける
組織がワーク マネジメントまたはプロジェクト管理ソフトウェア内に マーケティング ワークフロー を 1 つしか持っていない場合は、このステップはスキップできます。
ただし、マーケティングワークフローが複数あるとします。この場合、リソースと時間が限られていることを念頭に置き、どのワークフローを最初に管理および最適化するかを優先順位付けする必要があります。
一般的に、異なるワークフローの選択と優先順位付けには、次の 3 つの基本的なアプローチを使用できます。
- 戦略的アプローチ: マーケティング活動全体にとって最も重要なワークフローを選択します。つまり、最適化するとマーケティング結果に大きな影響を与えるワークフローです。
- リアクティブアプローチ: 欠陥がある、または非効率的なワークフローをマッピングして 最適化します。これらのワークフローを管理および最適化して、問題をできるだけ早く修正し、その悪影響を最小限に抑えます。
- 顧客中心のアプローチ: クライアントのエクスペリエンスに影響を与えるワークフローを選択して優先順位付けします。例えば、最適化されたワークフローは、クライアントの待ち時間を大幅に短縮できます。
ステップ 2: データ収集
マッピングして最適化したいワークフローを特定したら、次のステップは、そのワークフローに関する情報をできるだけ多く収集することです。
このデータ収集プロセスでは、いくつかの方法を使用できます。
- 観察:マーケティングワークフローが現在どのように実行されているかを、手動で観察するか、自動化された (テクノロジーを使用した) 観察を行うことができます。
- アンケート/インタビュー:ワークフローの実行に関与している利害関係者やチームメンバーにインタビューします。関連する質問をできるだけ多くして、マーケティングワークフローが現在どのように実行されているか、またこのワークフローをどのように改善できるかについてのフィードバックを集めてください。
- 分析:さまざまな分析ツールを使用して、ワークフローの現在のパフォーマンスを監視できます。
ワークフローに関する情報が多ければ多いほど、より正確にマッピングできます。少なくとも以下のデータを収集する必要があります。
- ワークフローの開始と終了
- ワークフロー内のすべてのタスク/アクションのリスト
- ワークフローに関係する全員の役割と責任を確立する
- ワークフロー内の各タスクのタイムラインを確立する
ステップ 3: マーケティング ワークフローのマッピング
最適化するマーケティング ワークフローを選択したら、次のステップは、このワークフローをワークフロー図にマッピングすることです。
ワークフローをマッピングするにはさまざまなテクニックと方法を使用できますが、最も一般的なものは次のとおりです。
1.フローチャート
フローチャートの概念については、ほとんどの人が既に知っています。
フローチャートとは、図形や記号（長方形、円、矢印など）を使用してワークフロー図を作成し、マーケティングワークフローを完了するために必要な手順と決定を視覚的に表現することです。
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データフロー図（DFD）は多くの点でフローチャートに似ていますが、動きを強調しています。マーケティングワークフローを流れるデータの
マーケティングワークフローマッピング：ベストプラクティス
ほとんどの場合、標準のANSIフローチャートを使用できます。ワークフローの要素を強調したい場合を除き、ほとんどのマーケティング ワークフローをマッピングします。
実際の ワークフロー マッピングはワークフロー自体やその他の要因によって異なる場合がありますが、マーケティング ワークフローを正確にマッピングするために従える原則とベスト プラクティスを以下に示します。
- ほとんどの場合、ワークフローを出力から入力に逆方向にマッピングする方が良いでしょう。これは、入力から出力にマッピングする必要がある特殊なワークフローを除き、ほとんどのマーケティング ワークフローに当てはまります。
- ワークフローをマッピングする前に、ワークフローの目的と目標を特定してください。ワークフローをマッピングする際は、常に全体像に焦点を当ててください。
- マーケティングワークフローの範囲と制限を定義することから始めます
- マッピングプロセスを開始する前に、ワークフローの開始点と終了点を正確に定義します
- 引き継ぎでは、非効率性を減らすことを目指します
- ワークフローのすべてのステップとタスクを正確にリストして識別します。ワークフローに関係するすべてのステークホルダーを巻き込むことで、各ステップとタスクがどのように実行されるべきかについてより明確なイメージを得ることができます。
- できる限り正確を目指します。ここでの目的はワークフローを最適化することなので、ToDo図（ワークフローが現在どのように実行されているかを示す図）ではなく、現状の図を作成する必要があります。
- タスク、ステップ、およびサブプロセスをマッピングする際は、できる限りシンプルに保ちます
- ワークフローに関連するすべてのKPIとメトリクス（時間、リソースの使用、機器の使用、量、レート/コスト、その他の関連値）を定義します。これらの承認された指標を使用して、マーケティングワークフローをテストおよび評価します。
ワークフローをどのようにマッピングするかについて考えすぎないでください。ペンと紙から始めることができますが、可能であれば、正確性とスピードの両方で役立つテクノロジーを使用する必要があります。ビジネスプロセス マップ ビルダーが組み込まれた ワークフロー管理ソフトウェア は、プロセス全体において非常に役立ちます。
ステップ 4: マーケティング ワークフローの分析
ワークフロー図を正しく マッピングしたら、マーケティング ワークフローの効率を評価するための徹底的な分析を実行できます。
このステップの目的は、ワークフローの非効率性とボトルネックを特定し、ワークフローの効率性を確保するためにワークフローをどのように改善すべきかを特定する最適化計画を策定することです。
ビジネス プロセスを改善するために 分析方法
ワークフローはワークフロー自体やその他の要因によって異なりますが、一般的には、次の重要な領域に焦点を当てる必要があります。
- タスクの重要性とワークフローへの貢献度に基づいて、タスクを分類して優先順位を付けます。たとえば、タスクを「非常に重要」、「重要」、「あると良い」、「冗長」の 4 つの「階層」に分類するなど、さまざまな方法でこれを行うことができます。
- ワークフローを遅くする可能性のある非効率性、冗長性、ボトルネックを探します。
- ワークフローのタスクとステップが、全体的なマーケティング目標とワークフローの特定の目標にうまく合致しているかどうかを評価します。
- 自動化の機会を探します。タスクまたはワークフロー全体を自動化することが実現可能で費用対効果が高い場合は、実行すべきです。
このステップでは、次の重要な質問も自問する必要があります。
- 簡素化または削除できるタスクやステップはありますか?
- ワークフローの現在の成功率/失敗率はどのくらいですか?
- ワークフローの完了に平均してどのくらいの時間がかかりますか?
- ワークフローのボトルネックはどこで発生しますか?
- 分かりにくいステップはありますか?すべての関係者がワークフローを実行し、必要な決定を下すために必要な情報にアクセスできますか?
- タスクまたはワークフロー全体を自動化することは可能で実現可能ですか?
この分析に基づいて、改善できる可能性のある領域を特定し、ワークフローの包括的な最適化計画を策定します。この計画では、次のステップの焦点となるワークフローを最適化するために、どのように変更を実施するかを詳細に記述する必要があります。
ステップ 5: マーケティング ワークフローの最適化
分析プロセスによって作成された最適化計画に基づいて、マーケティング ワークフローに変更を実施し、必要に応じてワークフロー図を更新する必要があります。
複数の変更が計画されている場合は、計画された各変更がワークフローにプラスの改善をもたらすかどうかを確認するために、それらを 1 つずつ実施してください。
分析結果が間違っている可能性があることに留意してください。変更を実施しても、まったく改善されない場合や、場合によってはワークフローが以前よりも非効率になることもあります。
このステップでは、ワークフローのステークホルダーからフィードバックを収集して、ワークフローのテストと変更のレビューに協力してもらうと良いでしょう。ステークホルダーに懸念事項を表明してもらいましょう。ワークフローをさらに最適化する方法について貴重な洞察が得られるかもしれません。
前述のとおり、最適化が計画通りに進まないこともあり、分析と最適化を再度行う必要がある場合があります。ワークフローの最適化は、一度きりの作業ではなく、継続的なプロセスとして取り組むことが重要です。
改善の余地は常にあるという事実を受け入れる必要があります。マーケティングワークフローがすでに最適化されている場合でも、近い将来、新しいテクノロジーや手法が導入される可能性があり、競合他社がより効率的なワークフローを持っている可能性があり、その場合は再度最適化が必要になります。
ワークフローがすでに可能な限り効率的であると判断したら、必要に応じてワークフローに自動化を実装することもできます。
まとめ
以上です。上記では、マーケティングワークフローの管理と最適化について知っておくべきことをすべて説明しました。このガイドを参考に、マーケティングワークフローを分析・最適化し、最大限の効率性を確保することで、より少ない時間とリソースでマーケティング目標を達成できるようになります。
ワークフローが効率的かつ合理化されれば、マーケティングチームの士気も向上し、離職率の低下と生産性の向上にもつながります。
