Le guide ultime pour créer un flux de travail marketing

Il est indéniable que, dans le contexte commercial actuel, le marketing est plus complexe que jamais : les équipes marketing s’agrandissent et doivent gérer un nombre croissant d’activités, allant des e-mails aux réseaux sociaux, en passant par les relations publiques, la publicité, etc.

Or, on peut s’attendre à ce que le marketing devienne encore plus complexe et exigeant en 2022 et dans les années à venir.

Garantir la productivité, l’organisation et l’efficacité de votre équipe marketing peut s’avérer très difficile. La clé du succès réside dans la création d'un flux de travail marketing capable de gérer les détails de chaque campagne et projet marketing, et dans l'éventuelle utilisation d'un logiciel de gestion de projet.

Dans ce guide complet de création d'un flux de travail marketing, nous aborderons tout ce que vous devez savoir pour créer un flux de travail marketing efficace pour votre équipe.

À la fin de ce guide, vous aurez appris :

• Qu'est-ce qu'un flux de travail ?
• Qu'est-ce qu'un flux de travail marketing ?
• Les avantages d'un flux de travail marketing complet
• Un guide étape par étape pour créer un flux de travail marketing efficace
• Comment analyser et optimiser votre flux de travail marketing pour améliorer son efficacité

Et bien plus encore !

Flux de travail marketing : le concept

Tout d'abord, qu'est-ce qu'un flux de travail ?

On peut définir un flux de travail comme un ensemble de tâches ou d'actions, généralement séquentielles, qui permettent d'atteindre un objectif précis une fois accomplies.

Toutes les entreprises, organisations et même les professionnels sont confrontés à au moins un flux de travail. Pour un café, par exemple, la préparation de son café signature constitue un flux de travail. En pratique, une organisation type peut comporter de multiples flux de travail étroitement liés, et chaque département ou division peut avoir ses propres flux de travail. Qu'est-ce qu'un flux de travail marketing ? Un flux de travail marketing est un processus au sein d'un département marketing : une série d'étapes ou de tâches qui indiquent aux membres/parties prenantes de l'équipe marketing ce qu'ils doivent faire, quand le faire et comment le faire pour atteindre un objectif marketing précis, tout en respectant un ensemble d'exigences pour se conformer à une norme particulière. Or, comme nous le savons, une même organisation peut avoir de nombreux objectifs marketing, allant des objectifs généraux aux objectifs détaillés. Par exemple, l'intégration d'un nouveau client marketing dans une agence de marketing peut être considérée comme un flux de travail. D'autre part, la création de supports marketing (par exemple, une affiche) peut également être considérée comme un flux de travail marketing.

Cartographie d'un flux de travail marketing

Un flux de travail a toujours existé en tant que concept, mais il n'est pas toujours visualisé et documenté.

Tous les flux de travail, y compris les flux de travail marketing, peuvent être visualisés dans un diagramme de flux, généralement intégré à un logiciel de gestion des tâches ou de projets. Un diagramme de flux décrit en détail la séquence d'étapes que votre équipe suivra pour réaliser une tâche marketing spécifique.

Visualiser et documenter un flux de travail vous apporte les avantages suivants :

1. Standardiser l'exécution du flux de travail

Disposer d'un diagramme de flux précis pour le flux de travail marketing et le mettre à la disposition de vos parties prenantes permet à tous les acteurs impliqués de comprendre précisément son déroulement.

En standardisant les flux de travail marketing, vous minimisez les risques d'erreurs tout en renforçant la transparence et la responsabilisation de chacun.

Cette responsabilisation accrue améliore la collaboration et la productivité de l'équipe marketing.

2. Améliorer la qualité et la cohérence des livrables

Encore une fois, un diagramme de flux de travail marketing correctement documenté et optimisé fournira des instructions et des conseils clairs à l'équipe marketing pour exécuter le flux de travail de la manière la plus efficace possible.

Grâce à un schéma standardisé et optimisé pour l'exécution du flux de travail, votre équipe marketing sera davantage encouragée à collaborer pour fournir des livrables de la plus haute qualité possible. La direction et les clients seront plus satisfaits des résultats du flux de travail marketing.

3. Améliorer la rentabilité de chaque flux de travail

Un flux de travail marketing optimisé nécessitera moins de ressources et moins de temps d'exécution. Autrement dit, votre équipe marketing pourra en faire plus en moins de temps, améliorant ainsi le retour sur investissement de chaque projet marketing et, en fin de compte, augmentant la rentabilité de votre entreprise.

4. Les flux de travail suivants sont exécutés aussi efficacement que possible. Un flux de travail marketing bien documenté permet aux organisations d'analyser précisément la performance de chaque flux et d'identifier ses inefficacités et ses points de blocage. Cela permettra aux entreprises d'optimiser leur flux de travail marketing pour une efficacité maximale. De plus, un flux de travail bien documenté est plus facile à adapter et à optimiser grâce à de nouvelles stratégies et techniques. Autrement dit, un diagramme de flux de travail marketing peut vous fournir une méthode prévisible pour optimiser et améliorer constamment l'efficacité de ce flux.

Gestion des flux de travail marketing : Optimisation de vos flux de travail marketing

La gestion des flux de travail consiste à optimiser un flux de travail métier afin de garantir son exécution aussi efficace que possible. Chaque flux de travail est unique et nécessite des approches d'optimisation spécifiques pour garantir son efficacité. Toutefois, en pratique, un processus de gestion des flux de travail se compose toujours de trois phases clés : Cartographie du flux de travail : visualisation du flux de travail dans un diagramme de flux de travail et documentation de toutes les informations pertinentes. Analyse du flux de travail : analyse du diagramme de flux de travail et des données pertinentes afin d'identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités. Ce processus d'analyse vise à élaborer un plan d'optimisation pour améliorer le flux de travail (si possible). Optimisation du flux de travail : mise en œuvre des modifications planifiées en fonction des résultats de la phase d'analyse. Suivi des modifications mises en œuvre afin de s'assurer de leur impact positif. Si le flux de travail n'est pas encore optimal, des analyses et optimisations supplémentaires peuvent être nécessaires. Nous allons maintenant aborder la manière d'effectuer ces trois phases de gestion des flux de travail marketing afin de garantir leur efficacité maximale. Guide étape par étape de la gestion des flux de travail marketing Étape 1 : Choisir et prioriser le flux de travail marketing à optimiser Étape 1 : Si votre organisation ne dispose que d'un seul flux de travail marketing dans votre logiciel de gestion du travail ou de gestion de projet, vous pouvez ignorer cette étape.

Cependant, supposons que vous ayez plusieurs flux de travail marketing. Dans ce cas, il est important de garder à l'esprit que nos ressources et notre temps sont limités, et qu'il convient de prioriser les flux de travail à gérer et à optimiser en premier.

En général, trois approches principales permettent de choisir et de prioriser les différents flux de travail :

1. Approche stratégique : choisir le flux de travail le plus crucial pour vos efforts marketing globaux. Autrement dit, les flux de travail qui, une fois optimisés, peuvent avoir un impact significatif sur vos résultats marketing.
2. Approche réactive : identifier et optimiser les flux de travail qui présentent des dysfonctionnements ou une inefficacité. Nous gérons et optimisons ces flux de travail afin de résoudre le problème au plus vite et d'en minimiser les impacts négatifs.
3. Approche centrée sur le client : sélectionner et prioriser les flux de travail qui influencent l'expérience client. Par exemple, des flux de travail optimisés peuvent réduire considérablement le temps d'attente de vos clients.

Étape 2 : Collecte de données

Une fois que vous avez identifié le flux de travail que vous souhaitez cartographier et optimiser, l'étape suivante consiste à recueillir autant d'informations que possible à son sujet.

Plusieurs approches sont possibles pour cette collecte de données :

1. Observation :vous pouvez effectuer des observations manuelles ou automatisées (à l'aide de la technologie) sur la manière dont le flux de travail marketing est actuellement exécuté.
2. Enquête/entretien :interroger les parties prenantes et les membres de l'équipe impliqués dans l'exécution du flux de travail. Posez-leur autant de questions pertinentes que possible et recueillez leurs commentaires sur la façon dont ils perçoivent l'exécution actuelle du flux de travail marketing et sur la manière dont ils l'amélioreraient.
3. Analyse : vous pouvez utiliser divers outils d'analyse pour surveiller les performances actuelles du flux de travail.

Plus vous obtenez d'informations sur le flux de travail, plus sa modélisation sera précise. Vous devriez au moins rassembler les données suivantes :

• Points de départ et d'arrivée du flux de travail
• Liste de toutes les tâches/actions du flux de travail
• Définition des rôles et responsabilités de chaque personne impliquée dans le flux de travail
• Établissement des échéanciers pour chaque tâche du flux de travail

Étape 3 : Cartographier votre flux de travail marketing

Maintenant que vous avez choisi un flux de travail marketing à optimiser, l'étape suivante consiste à le représenter sous forme de diagramme.

Vous pouvez utiliser différentes techniques et méthodes pour cartographier votre flux de travail, mais les plus courantes sont :

1. Organigramme

La plupart d'entre nous connaissent déjà le concept d'organigramme.

Créer un organigramme consiste à représenter visuellement un flux de travail à l'aide de formes et de symboles (rectangles, cercles, flèches, etc.) pour visualiser les étapes et les décisions nécessaires à la réalisation du flux de travail marketing.

2. Diagramme de couloirs

Un diagramme de couloirs décrit et différencie les rôles et les responsabilités au sein d'un flux de travail marketing. C'est pourquoi on l'appelle souvent un diagramme « transversal ».

Un diagramme de couloirs ressemble beaucoup à un organigramme de base. La principale différence réside dans la division horizontale du diagramme en différents couloirs, à l'image d'une piscine de compétition. Chaque voie représente un rôle/une responsabilité dans le flux de travail.

3 : Diagramme de flux de données

Un diagramme de flux de données (DFD) est similaire à un organigramme à bien des égards. mais met l'accent sur le flux de données qui traverse le processus marketing.

Cartographie du flux de travail marketing : Bonnes pratiques

Dans la plupart des cas, vous pouvez Utilisez le diagramme de flux ANSI standard pour modéliser la plupart des flux de travail marketing, sauf si vous souhaitez mettre l'accent sur certains éléments.

Bien que la modélisation du flux de travail puisse varier en fonction du flux lui-même et d'autres facteurs, voici quelques principes et bonnes pratiques à suivre pour modéliser précisément votre flux de travail marketing :

• Dans la plupart des cas, il est préférable de modéliser le flux de travail à rebours, de la sortie vers l'entrée. Cela est vrai pour la plupart des flux de travail marketing, sauf pour les flux de travail spécifiques qui nécessitent une modélisation de l'entrée vers la sortie.
• Avant de modéliser le flux de travail, assurez-vous d'identifier son objectif et ses finalités.
  1. Catégorisez et priorisez les tâches en fonction de leur importance et de leur contribution au flux de travail. Vous pouvez le faire de différentes manières, par exemple en les classant en quatre catégories : très importantes, importantes, utiles et redondantes.
  2. Recherchez les inefficacités, les redondances et les goulots d'étranglement susceptibles de ralentir le flux de travail.
  3. Évaluez si les tâches et les étapes du flux de travail sont bien alignées sur vos objectifs marketing globaux et sur les objectifs spécifiques du flux de travail.
  4. Recherchez les opportunités d'automatisation. S'il est faisable et rentable d'automatiser une tâche ou l'ensemble du flux de travail, alors n'hésitez pas.
  
  
  • Existe-t-il des tâches et des étapes qui peuvent être simplifiées ou supprimées ?
  • Quel est le taux de réussite/d'échec actuel du flux de travail ?
  • Combien de temps faut-il actuellement pour exécuter le flux de travail en moyenne ?
  • Où se situent les goulots d'étranglement dans le flux de travail ?
  • Certaines étapes sont-elles confuses ? Toutes les parties prenantes ont-elles accès aux informations nécessaires pour exécuter le flux de travail et prendre les décisions nécessaires ?
  • Est-il possible et faisable d'automatiser des tâches ou l'ensemble du flux de travail ?
Lors de la cartographie du flux de travail, concentrez-vous toujours sur la vue d'ensemble. Commencez par définir la portée et les limites du flux de travail marketing. Définissez précisément les points de départ et d'arrivée du flux de travail avant de commencer la cartographie. Lors des transferts de responsabilité, visez à réduire les inefficacités. Listez et identifiez précisément toutes les étapes et tâches du flux de travail. Impliquez toutes les parties prenantes afin d'obtenir une vision plus claire de l'exécution de chaque étape et tâche. Visez la plus grande précision possible. L'objectif étant d'optimiser le flux de travail, créez un diagramme de l'existant plutôt qu'un diagramme des tâches (représentant l'exécution actuelle du flux de travail). Lors de la cartographie des tâches, étapes et sous-processus, simplifiez-les au maximum. Définissez tous les indicateurs clés de performance (KPI) et les métriques liés au flux de travail : temps, utilisation des ressources, utilisation du matériel, volume, tarifs/coûts et autres valeurs pertinentes. Testez et évaluez le flux de travail marketing à l'aide de ces indicateurs reconnus. Ne vous préoccupez pas trop de la façon dont vous devriez cartographier le flux de travail. Vous pouvez commencer avec un stylo et du papier, mais si possible, utilisez la technologie pour gagner en précision et en rapidité. Un logiciel de gestion des flux de travail doté d'un outil intégré de création de cartographie des processus métier peut grandement faciliter l'ensemble du processus. Étape 4 : Analyse du flux de travail marketing. Une fois le diagramme de flux de travail correctement cartographié, nous pouvons procéder à une analyse approfondie afin d'évaluer son efficacité. L'objectif de cette étape est d'identifier les inefficacités et les goulots d'étranglement du flux de travail afin d'élaborer un plan d'optimisation précisant comment l'améliorer pour garantir son efficacité. L'analyse du flux de travail variera en fonction du flux de travail lui-même et d'autres facteurs, mais en général, vous devriez vous concentrer sur les points suivants :

À cette étape, vous devriez également vous poser les questions clés suivantes :

Sur la base de cette analyse, identifiez les domaines susceptibles d'être améliorés et élaborez un plan d'optimisation complet pour le flux de travail. Ce plan doit décrire en détail comment vous mettrez en œuvre les modifications visant à optimiser le flux de travail, ce qui constituera le point central de l'étape suivante.

Étape 5 : Optimisation du flux de travail marketing

Sur la base du plan d'optimisation élaboré suite à l'analyse, vous devez implémenter les modifications du flux de travail marketing et mettre à jour le diagramme de flux de travail si nécessaire.

Si plusieurs modifications sont prévues, implémentez-les une par une afin de vérifier si chacune d'elles apporte des améliorations au flux de travail.

Soyez ouvert à la possibilité que les résultats de votre analyse soient erronés : il arrive que les modifications implémentées n'entraînent aucune amélioration, voire qu'elles rendent le flux de travail moins efficace.

Il peut être judicieux de recueillir les commentaires des parties prenantes du flux de travail à cette étape afin qu'elles puissent contribuer à tester le flux de travail et à examiner les modifications. Laissez-les exprimer leurs préoccupations ; elles pourraient apporter des idées précieuses sur la manière d'optimiser davantage le flux de travail.

Comme mentionné précédemment, il arrive que les optimisations ne se déroulent pas comme prévu et qu'une nouvelle analyse et optimisation soit nécessaire. Il est crucial d'aborder l'optimisation des flux de travail non pas comme une action ponctuelle, mais comme un processus continu.


Il faut accepter le fait qu'il y aura toujours une marge d'amélioration : même si votre flux de travail marketing est déjà optimal, de nouvelles technologies et techniques pourraient être introduites prochainement, et vos concurrents pourraient disposer de flux de travail plus efficaces, ce qui nécessitera une nouvelle optimisation.

Une fois que vous avez déterminé que votre flux de travail est déjà aussi efficace que possible, vous pouvez également automatiser votre flux de travail selon vos besoins.

En conclusion

Voilà ! Nous avons abordé ci-dessus tout ce que vous devez savoir sur la gestion et l'optimisation de vos flux de travail marketing.

Grâce à ce guide, vous êtes désormais prêt à analyser et à optimiser vos processus marketing afin de garantir leur efficacité maximale et d'atteindre vos objectifs marketing plus rapidement et avec moins de ressources.

Des processus efficaces et rationalisés contribuent également à améliorer le moral de votre équipe marketing, à réduire le taux de rotation du personnel et à accroître la productivité.