マーケティング部門を持つどの組織でも、マーケティングの承認プロセスはしばしば不可欠なワークフローの1つであり、最も最適化が難しいものの1つです。
大多数のマーケターが、承認の遅れが納期に間に合わない主な理由の1つであると認めています。ですから、組織がマーケティングの承認プロセスを合理化・最適化できるかどうかは、組織全体がどれほど効率的に機能するかに影響します。
一方で、多くのマーケティングリーダーやマーケティングチームは、メールや、承認ワークフロー向けに設計されていない基本的なファイル共有システム（DropBoxやGoogle Docs）、従来のプロジェクト管理システムなど、非効率な方法や手法に依存し続けていますが、実際には、今日の複雑な承認プロセスはさらに多くを要求します。
マーケティングの承認を管理する一元化されたアプローチは不可欠であり、組織は承認プロセス全体を合理化するための適切なツールと戦略を必要とします。
本ガイドでは、効率的なマーケティング承認ワークフローを構築・最適化するための実践的なステップをご紹介します。このガイドを読み終える頃には、以下について学んでいるでしょう。
- マーケティング承認ワークフローの概念
- なぜ合理化・最適化されたワークフローを持つことが不可欠なのか
- マーケティングの承認プロセスにおけるよくある課題とその対処方法
- 効率的なマーケティング承認ワークフローを構築・最適化するためのステップバイステップガイド
- 承認ワークフローの効率を確保するために従うべきベストプラクティス
マーケティングの承認プロセス: 定義
まず、「プロセス」、もっと正確には「ビジネスプロセス」とは何でしょうか。
ビジネスプロセスは、3つの異なるタイプのワークフローのうちの1つにすぎません。「ワークフロー」は、実行されると特定の目的を達成する、通常順序的な一連のタスクやステップと定義できます。
すでに述べたように、予測可能性と反復可能性に基づいて、3つの異なるタイプのワークフローがあります。
- プロセスワークフロー: 予測可能なステップを持ち、かつ反復可能なワークフロー。たとえば、コーヒーショップでアメリカーノを淹れるのはプロセスワークフローです。
- プロジェクトワークフロー: 予測可能なステップを持つが反復可能ではないワークフロー。同じコーヒーショップの例で言えば、新しい料理や飲み物を考案するのはプロジェクトです。
- ケースワークフロー: ケースワークフローでは、ワークフローを完了するのに必要なステップが最初はわかりません（予測不可能）。より多くの情報が集まって初めて、それらが明らかになります。ケースワークフローも反復可能ではありません。顧客の苦情に対応するのは、ケースワークフローの一例です。
「マーケティングの承認プロセス」とは何か？
マーケティングの承認プロセス、すなわちマーケティング承認ワークフローとは、マーケティングアセットをアイデアの創出から、関係者が承認するまでレビューし、ローンチに適格な状態にする、反復可能なワークフローです。
実際には、マーケティングの承認プロセスには、3つの当事者間の徹底した連携が必要です。
- コンテンツ制作者: グラフィックデザイナー、コピーライター、ビデオグラファー、デジタルマーケターなどのクリエイティブワーカー。
- 承認者: マーケティングマネージャー、クリエイティブディレクター、CEOなど。
- 外部の関係者: ベンダー、サプライヤー、スポンサー、ブランドパートナー、クライアントなど。
企業がマーケティング監査が法的に必要な業界にある場合、フィードバック、コメント、修正依頼、バージョン、実施したアクション、承認の完全な記録を保持しなければなりません。実際には、適切なツールと適切な戦略がなければ、言うは易く行うは難しかもしれません。
マーケティングの承認プロセスを最適化すべき理由
包括的なマーケティング承認プロセスを設計・構築し、可能な限り効率的に実行されるように最適化することで、次のことが確保されます。
- ワークフローに関与する全員が認識を一致させ、承認プロセスの実行方法を理解できます。これにより一貫性が向上します。
- マーケターが承認プロセス全体を分析し、ボトルネックを特定して承認ワークフローをさらに最適化できるようにします。
- マーケティング承認ワークフローの透明性と、ワークフローに関与する全員の説明責任を向上させます。すべての関係者が、アイデアの創出、コンテンツ制作、そして承認プロセス自体のリアルタイムの進捗を簡単に確認でき、各ステップでより情報に基づいた決定ができます。承認者もプロジェクトと成果物をよりよく理解でき、より迅速な承認とより少ない修正サイクルにつながります。
正しく実装・確立されると、合理化されたマーケティング承認プロセスは次のメリットを提供できます。
- より迅速なプロジェクトの納品を確保し、納期の見落としがなくなる。
- マーケティング承認プロセス全体を管理する一元化されたハブを確保し、最新の成果物を収集、共有、追跡するのに必要な時間と労力を節約する。
- 標準化された一貫性のある承認プロセスを維持し、混乱や対立を減らす。
- 特に修正サイクルや修正依頼の際の、コミュニケーションやコラボレーションの遅れを減らす、あるいは排除する。
- 関係者や承認者をより簡単に見つけられる。
- プロジェクトのステータスについて、チームや外部の関係者にリアルタイムの更新を提供する。
- 期待に一貫して応える、あるいはそれを上回ることで、クライアント満足度を向上させる。
長期的には、最適化されたマーケティング承認ワークフローを組織全体に導入することで、チームの効率と生産性を大幅に向上させられます。
マーケティング承認ワークフローの最適化における課題
マーケティングの承認プロセスが非常にダイナミックであることを理解することが不可欠です。デザインへの土壇場の単純な修正依頼のような一見小さなことでさえ、チーム全体に影響しかねないさまざまな問題を引き起こすことがあります。
また、マーケティング承認ワークフローで直面しやすいダイナミックな課題も多くあり、以下はそのいくつかです。
分散化された承認プロセス
マーケティングワークフロープロセスの最適な実行を確保するには、プロセスに関与する全員が、効果的にコラボレーションするためにアセットへの平等な（しかし権限のある）アクセスを持つべきです。
しかし、一元化されたワークフロー管理システムを使わないと、これは大きな問題になり得ます。平均的なマーケティングチームは今や、10以上の分散化されたアプリやソリューションを使うことがあります。
たとえば、動画コンテンツを制作するプロセスで、Microsoft Wordを使うコピーライター、Premiere Proを使うビデオグラファー、Adobe CSを使うグラフィックデザイナーがいるとしましょう。これらのツールは分散化されており、ネイティブに連携できないため、各コンテンツ制作者は承認プロセスの際にまずファイルをエクスポートし、それらへのアクセスを手配しなければなりません。
承認者にとっても、この分散化は課題になり得ます。コピーだけに手直しが必要で、動画とデザインは問題ない場合はどうなるでしょうか。承認者はこれをフィードバックとしてどう詳述すればよいのでしょうか。この分散化の結果、マーケティング承認ワークフローは、スケジュール、タスク、納期を管理するものと、アセット、バージョンファイル、フィードバックを保存・共有するものという、バラバラなシステムを伴うことになりかねません。これは長期的には逆効果になり得ます。
分散化された承認プロセスは、あちこちで大きな遅延を引き起こし、プロセス全体の効率を大幅に低下させます。
非効率なメールベースのコラボレーション
多くの組織は、依然としてコミュニケーションやコラボレーションのほとんどをメールに依存しています。メールは依然としてさまざまな機能を果たす上でかなり効果的ですが、いくつかの理由から、マーケティングの承認プロセスを扱うのに理想的なコミュニケーションツールではありません。
- マーケティングプロジェクトに多数のアセットバージョンが関わる場合、メールスレッドの中で特定のバージョンを見つけるのは難しいことがあります。
- メールに返信や転送する際に、誰を含めるか除外するかを決めるとき、異なるチームメンバーや関係者をコントロールするのは難しいことがあります。つまり、メールベースのコミュニケーションは透明性に欠けます。
- メールコミュニケーションではリアルタイムの通知やリマインダーがないため、フィードバックが遅すぎる可能性があります。それらは無関係になるだけでなく、混乱を引き起こしかねません。
- 誰がメールを開封して返信を忘れたのかを把握するのが難しく、マーケティングプロセスを遅らせる可能性があります。
- メールのフィードバックは送信されたアセットやファイルに直接紐づいていないため、追跡が難しいことがあります。
ファイルバージョンの追跡の難しさ
専用のバージョン管理機能のない標準的なメールベースのコラボレーションや従来のプロジェクト管理ツールでは、マーケティング承認プロセス全体を通して異なるファイルやアセットのバージョンを追跡するのが難しいことがあります。
たとえば、承認者はどのアセットバージョンが最新なのかを認識するのに苦労し、古いアセットバージョンにフィードバックを提供してしまい、不必要な往復の混乱や対立を生み出しかねません。
適切なバージョン管理がなければ、マーケティング承認プロセス全体が、ワークフローに関与する全員にとって混乱とフラストレーションの種になり、プロジェクトに大きな遅延を引き起こしかねません。
バージョン管理の複雑さに対処できるワークフロー自動化ソリューションを選ぶことが不可欠です。たとえば、Aprooveはプロジェクトに追加された異なるバージョンのすべてのフィードバック、返信、添付ファイルの包括的な記録を保持します。新しいアセットバージョンが展開されるとすぐに、混乱を防ぐために古いバージョンは直ちにロックされます。
透明性と説明責任の欠如
マーケティング承認ワークフローを合理化する上での重要な要因は透明性です。すなわち、ワークフローに関与する全員がプロジェクトの現在のステータスをリアルタイムで追跡できるようにすることです。しかし、分散化されたマーケティング承認プロセスでは透明性が欠如し、次の問題につながります。
- 関係者は、誰が成果物をレビューし承認したのかを追跡できません。これにより、プロジェクトのスケジュールを遅らせる変更依頼やフィードバックが生じる可能性があります。
- アセットやファイルのバージョン、マークアップ、注釈、コメントの追跡に苦労するでしょう。これにより、どのバージョンが現在レビューされているのか分からないコンテンツ制作者と承認者の両方が混乱する可能性があります。
- 透明性が欠如すると、コンテンツ制作者は、マーケティングの成果物を創作・最適化するよりも、フィードバックや承認を追いかけるのに多くの時間を費やしてしまう可能性があります。
分断された社内と外部の承認者
マーケティングプロジェクトに外部の承認者（すなわちクライアントやスポンサー）が関わる場合、マーケティングの承認プロセスはさらに難しくなり得ます。
マーケティング承認プロセス全体を通じて、外部と社内の承認者の間に大きな断絶が生じることがあります。たとえば、クライアントがアセットの社内承認前に承認プロセスに入ってしまい、混乱や対立さえ引き起こすことがあります。
Aprooveのようなマーケティングプロジェクト管理ソフトウェアを持つことが不可欠であり、これは社内と外部のレビュアーの両方がリアルタイムで進捗を一緒に簡単に追跡・レビューできる一元化されて透明なダッシュボードを促進します。こうすることで、社内と外部の両方の関係者が、プロセスの現在のステータスと、自分たちがまだどのようなアクションを取る必要があるのかを明確に理解できます。
マーケティング承認ワークフローの構築と最適化: ステップバイステップ
理想的で最適化されたマーケティング承認プロセスを構築するプロセスは、組織の構造、外部の関係者のプロフィール、その他の要因によって異なるかもしれませんが、以下は効率的なマーケティング承認プロセスを構築する際に従える基本的なステップです。
ステップ1: 社内と外部の関係者を特定する
この最初のステップは単純で当たり前のように思えるかもしれませんが、疎かにしてはならない不可欠な基盤です。
社内および（もしあれば）外部の関係者を特定し、彼らの役割と責任を明確に定義しましょう。
社内の関係者は、マーケティング活動やレビューされるアセットによって異なります。たとえば、グラフィックデザインの作品をレビュー・承認する場合、社内の関係者はグラフィックデザイナーとクリエイティブディレクターかもしれません。
社内の関係者を定義する際には、組織内のさまざまな部門を考慮しましょう。たとえば、承認プロセスに関与すべき人が財務部門や人事部門にいませんか。時には、その答えは最初はそれほど明白ではないでしょう。
同様に、誰を外部の関係者とみなすべきかを慎重に検討しましょう。クライアントのために働いている場合（すなわちマーケティングエージェンシーやグラフィックデザインエージェンシー）、クライアント企業の誰を関係者とみなすべきでしょうか。
社内と外部のすべての関係者をリストアップしたら、彼らの役割と影響力・責任のレベルに基づいて分けましょう。上位の関係者を特定して、次のステップをそれに応じて戦略化できるようにしましょう。
このステップで重要なのは、各関係者が自分の役割、責任、そしていつ必要なアクションを取ることが期待されているのか（すなわち、レビュアーがいつレビューすべきか）を理解していることを確保することです。
ステップ2: 承認マトリクスを作成する
ワークフローの社内と外部の関係者に関して集めた情報に基づいて、承認マトリクスの構築を始められます。
承認マトリクスとは、マーケティング承認プロセス全体を通じてさまざまな活動や成果物を承認する必要のある関係者（またはその役割）を一覧にした包括的な文書です。
まず、特定のマーケティングプロジェクトで発生するすべての活動、タスク、関連する成果物をリストアップし、次に各タスクを誰が承認する必要があるかを特定します。関係者のレベルが高いほど、通常承認する必要のある項目は少なくなります。たとえば、CEOは明らかにすべてのソーシャルメディア投稿を承認する必要はないはずです。
承認マトリクスが詳細であるほど、マーケティング承認ワークフローはより透明になり、より多くの時間を節約できます。
承認マトリクスに関するいくつかのヒントです。
- 承認マトリクスが一元化された場所（すなわちワークフロー管理ソリューション内）に保管されていることを確認しましょう。これは、すべての関係者が誰が何を承認するのかとプロジェクトのステータスを簡単に確認できるようにするためです。
- 承認マトリクスは一度きりのものではありません。常に最新の状態に保ちましょう。プロジェクトのステータスや、チーム内に変更があったときに反映させましょう。
- 各プロセスステップで誰に情報を伝える必要があるか（しかしレビュー・承認は必要ない）を特定することも不可欠です。承認マトリクスに文書化しましょう。
ステップ3: 承認プロセスの段階を特定する
次のステップは、マーケティングの承認プロセスの段階を特定してマッピングすることです。
ワークフローに外部の関係者がいる場合は、社内と外部のレビュー段階の別々のマップを作成することをお勧めします。これは、互いに干渉することなく、各プロセスを適切に最適化・合理化できるようにするためです。
承認ワークフローのさまざまな段階をマッピングする際には、次の点を考慮しましょう。
- これらの段階をマッピングする目的は、承認者（社内と外部の両方）が成果物を正しく受け取ることを確保することです。これは、プロジェクトが納期内に収まるようにするためです。
- どのコメントやアセットバージョンを社内承認、外部承認、またはその両方とするか。
- すばやく見つけたいアセットの最も重要な承認の詳細は何か。
- どの種類のコンテンツをセグメント化すべきか。
- クリエイティブチームが生産的でいられるよう、段階をどのように効率的に設計するか。
ステップ4: ワークフロー図をマッピングする
承認ワークフローの詳細を定義したので、マーケティング承認プロセスをワークフロー図にマッピングし始められます。多くの方法を使え、ペンと紙だけで始めることさえできます。ただし、標準的な方法はANSIフローチャートを使うことです。ワークフロー管理ソリューションに組み込みのワークフロービルダーがあれば、それを使ってフローチャート式のワークフロー図を簡単に作成できるはずです。
いくつかの検討事項を挙げます。
- 承認ワークフローを現状（as-is）（現在実行されているとおり）にマッピングし、正確さに重点を置きましょう。
- （前のステップで特定したとおり）各レビュー段階を定義し、各段階の承認者を特定しましょう。
- 承認者に、何についてフィードバックを提供すべきか、そしていつレビュー・承認を提供してほしいかについて、明確な指示を伝えましょう。スケジュールや納期を明確に伝えましょう。
- 承認者に、フィードバックの与え方を明確に指示しましょう。
ワークフロー図が完全で正確であるほど、効率のためにワークフローを分析・最適化しやすくなるので、このステップの重要性を軽視しないでください。
ステップ5: 各レビュー段階で認証とアクセスを管理する
ワークフロー図を確立したら、各承認段階で認証とアクセス制御を確立できます。これは、プロセスに多くの異なる関係者が関わる場合に、各段階での対立を防ぐために特に重要です。たった1つの相反する意見でさえ承認プロセスを大幅に遅らせる可能性があるので、これをできる限り最小限に抑えたいところです。
各段階で潜在的な承認者が必要かどうかを検討する際は、次を考慮しましょう。
- 都合: プロジェクトのスケジュールで必要な時に対応可能か
- 適格性: ワークフローの特定の側面をレビューするのに適しているか
- モチベーション: 有用なフィードバックをタイムリーに提供する意思があるか？
- 創造性: この潜在的な承認者は、プロセスの異なる新鮮な角度をカバーする可能性を持っているか
一般的には、支障を最小限に抑えるため、必要な場合にのみ潜在的な承認者を含めましょう。人が多いほど対立の可能性が高まり、修正サイクルも増え、バージョン追跡に関する問題も増えかねません。
承認者の数は1段階あたり3人未満に押さえるようにしましょう。矛盾したフィードバックを最小限に抑えるため、可能であれば1段階あたりの承認者を1人に制限しましょう。
ステップ6: 承認ワークフローを最適化する
承認ワークフローを最適化する上での重要なアプローチは、修正の回数をできる限り最小限に抑えることです。
ワークフロー図を分析してボトルネックや非効率を特定し、これらの非効率を最小限に抑える、あるいは排除するためのステップを計画しましょう。
承認プロセスに固有のこととして、修正サイクルの回数をできる限り少なく、2回を超えないようにしましょう。フィードバックに応じて変更を実施するための修正ラウンドが1回、そして承認のためのものがもう1回です。修正の回数を最小限に抑えることで、承認者はフィードバックを最大限に活用するよう促され、プロジェクトの実行時間を短縮できます。
いくつかのヒントです。
- 繰り返しになりますが、可能な限りレビューサイクルの回数を2回に保ち、3ラウンドを超えないようにしましょう。
- アセットバージョンにラベルを付けて追跡する明確なシステムを持ちましょう。
- 一般的には、外部の承認者に回す前に、まずアセットが社内で承認されていることを確認しましょう。これによりプロセスを大幅に合理化し、往復の必要をなくせます。
ステップ7: 監査証跡を保持する
最後の（しかし重要な）ステップは、マーケティング承認ワークフロー全体の監査証跡を保持するシステムを確立することです。包括的な監査証跡の維持は、業界によってはコンプライアンスのために法的に必要な場合もあります。
- 難しいアセットやファイル形式（すなわち動画）については、詳細が見落とされないよう承認用のテンプレートを作成しましょう。
- すべてのビジュアルアセットが一ヶ所でレビューされるようにしましょう。
- 承認されたすべてのアセットを、検索可能な一元化されたハブに保管し、どのアセットも簡単に見つけて使えるようにしましょう。
まとめ
最適で合理化されたマーケティングの承認プロセスは、マーケティングチームの効率と生産性を大幅に向上させられます。簡素化された承認ワークフローは、品質を維持しながら、コラボレーションの遅延を効果的に減らし、プロジェクトの納品スケジュールを加速します。
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