Dans toute organisation dotée d'un service marketing, le processus d'approbation marketing est souvent l'un des flux de travail essentiels et l'un des plus difficiles à optimiser.
La majorité des responsables marketing admettent que les retards d'approbation constituent l'une des principales raisons de leurs non-respects des délais. Ainsi, la capacité d'une organisation à rationaliser et optimiser son processus d'approbation marketing influencera l'efficacité globale de l'organisation.
Par ailleurs, de nombreux responsables et équipes marketing s'appuient encore sur des méthodes inefficaces telles que les e-mails, les systèmes de partage de fichiers basiques (Dropbox ou Google Docs) non adaptés aux flux d'approbation, et les systèmes de gestion de projet traditionnels. Or, les processus d'approbation complexes d'aujourd'hui exigent bien plus.
Une approche centralisée de la gestion des approbations marketing est cruciale, et une organisation aura besoin des outils et stratégies adéquats pour rationaliser l'ensemble du processus d'approbation.
Dans ce guide, nous vous présenterons les étapes concrètes pour créer et optimiser un flux de travail d'approbation marketing efficace. À la fin de ce guide, vous aurez appris :
- Le concept de flux de travail d'approbation marketing
- Pourquoi il est essentiel d'avoir un fluidifié et optimisé
- Les difficultés courantes rencontrées dans le processus d'approbation marketing et comment les surmonter
- Un guide étape par étape pour créer et optimiser un flux de travail d'approbation marketing efficace
- Les bonnes pratiques à suivre pour garantir l'efficacité du flux de travail d'approbation
Processus d'approbation marketing : Définition
Tout d'abord, qu'est-ce qu'un « Processus », ou plus exactement, « processus métier » ?
Un processus métier n’est qu’un des trois types de flux de travail différents. On peut définir un « flux de travail » comme un ensemble de tâches ou d'étapes, généralement séquentielles, qui permettent d'atteindre un ou plusieurs objectifs spécifiques lors de leur exécution.
Comme indiqué précédemment, il existe trois types de flux de travail, classés selon leur prévisibilité et leur répétabilité :
- Flux de travail de processus : un flux de travail dont les étapes sont à la fois prévisibles et répétables Répétable. Par exemple, dans un café, préparer un café américain est un processus.
- Flux de travail de projet : un flux de travail aux étapes prévisibles mais non répétable. Toujours dans l’exemple du café, inventer un nouveau plat ou une nouvelle boisson est un projet.
- Flux de travail de cas : dans un flux de travail de cas, les étapes nécessaires à la réalisation du processus ne sont pas connues (imprévisibles) au départ. Elles ne se révèlent qu’une fois que davantage d’informations ont été recueillies. Un flux de travail de cas est également non répétable. Traiter une réclamation client est un exemple de flux de travail de cas.
Qu’est-ce qu’un « processus d’approbation marketing » ?
Un processus d’approbation marketing, ou flux de travail d’approbation marketing, est un flux de travail répétable d’examen d’un élément marketing, de l’idéation jusqu’à son approbation par les parties prenantes, afin qu’il puisse être lancé.
En pratique, un processus d'approbation marketing exige une coordination étroite entre trois parties :
- Créateurs de contenu :ou professionnels créatifs tels que graphistes, rédacteurs, vidéastes, spécialistes du marketing numérique, etc.
- Approbateurs :responsables marketing, directeurs de la création, PDG, etc.
- Parties prenantes externes :fournisseurs, sponsors, partenaires de marque et clients, entre autres.
Si l'entreprise évolue dans un secteur où les audits marketing sont obligatoires, un registre complet des retours d'information, commentaires, demandes de révision, versions, actions entreprises et approbations doit être conservé. En pratique, c'est plus facile à dire qu'à faire sans les bons outils et la bonne stratégie.
Pourquoi optimiser votre processus d'approbation marketing ?
Concevoir et mettre en place un processus d'approbation marketing complet, puis l'optimiser pour garantir son exécution la plus efficace possible, vous permettra d'obtenir :
- Tous les acteurs du flux de travail partagent la même vision et comprennent le processus d'approbation. Cela améliorera la cohérence.
- Permettre aux responsables marketing d'analyser l'ensemble du processus d'approbation et d'identifier les points de blocage afin d'optimiser davantage le flux de travail.
- Améliorer la transparence du flux d'approbation marketing et la responsabilisation de tous les acteurs impliqués. Chaque partie prenante peut facilement suivre en temps réel l'avancement de l'idéation, de la création de contenu et du processus d'approbation lui-même, ce qui lui permet de prendre des décisions plus éclairées à chaque étape. Les approbateurs comprendront mieux le projet et le livrable, ce qui permettra des approbations plus rapides et réduira le nombre de cycles de révision.
Un processus d'approbation marketing rationalisé, correctement mis en œuvre, offre les avantages suivants :
- Une livraison de projet plus rapide, sans aucun retard.
- Une plateforme centralisée pour la gestion de l'ensemble du processus d'approbation marketing, permettant de gagner du temps et d'économiser les efforts nécessaires à la collecte, au partage et au suivi des dernières versions des livrables.
- Un processus d'approbation standardisé et cohérent, réduisant les risques de confusion et de litiges.
- Réduire, voire éliminer, les retards de communication et de collaboration, notamment lors des cycles de révision et des demandes de révision.
- Identifier plus facilement les parties prenantes et les approbateurs.
- Des mises à jour en temps réel sur l'état d'avancement des projets pour l'équipe et les parties prenantes externes.
- Améliorer la satisfaction client en répondant systématiquement aux attentes, voire en les dépassant.
À long terme, la mise en place d'un flux de travail d'approbation marketing optimisé au sein de votre organisation peut améliorer considérablement l'efficacité de votre équipe. et la productivité.
Défis liés à l'optimisation d'un flux d'approbation marketing
Il est crucial de comprendre qu'un processus d'approbation marketing est très dynamique. Même une chose apparemment mineure, comme une simple demande de révision de dernière minute d'une maquette, peut engendrer de nombreux problèmes susceptibles d'affecter toute l'équipe.
Vous serez probablement confronté à de nombreux défis dynamiques dans un flux d'approbation marketing, dont voici quelques exemples :
Processus d'approbation décentralisé
Pour garantir une exécution optimale du processus de flux de travail marketing, toutes les personnes impliquées doivent avoir un accès égal (mais autorisé) aux ressources afin de collaborer efficacement.
Cependant, sans l'utilisation d'un système de gestion de flux de travail centralisé, cela peut constituer un problème majeur. Une équipe marketing moyenne peut désormais utiliser plus de dix applications et solutions décentralisées. Par exemple, imaginons que pour la création de contenu vidéo, un rédacteur utilise Microsoft Word, un vidéaste Premiere Pro et un graphiste Adobe CS. Ces outils étant décentralisés et non intégrables nativement, chaque créateur de contenu doit exporter ses fichiers et en gérer l'accès lors du processus d'approbation. Pour les approbateurs, cette décentralisation peut également poser problème. Que faire si seul le texte nécessite une retouche, tandis que la vidéo et le design sont satisfaisants ? Comment l'approbateur doit-il formuler ce retour d'information ? Cette décentralisation peut conduire à un flux d'approbation marketing cloisonné : un système pour la gestion des plannings, des tâches et des échéances, et un autre pour le stockage et le partage des ressources, des fichiers de version et des retours. Cela peut s'avérer contre-productif à long terme.
Un processus d'approbation décentralisé peut engendrer des retards importants, réduisant considérablement l'efficacité globale du processus.
Collaboration inefficace par e-mail
De nombreuses organisations s'appuient encore sur les e-mails pour la plupart de leurs communications et Collaborations. Bien que les e-mails restent très efficaces pour de nombreuses fonctions, ils ne constituent pas un outil de communication idéal pour la gestion des processus d'approbation marketing, et ce pour plusieurs raisons :
- Lorsqu'un projet marketing implique un grand nombre de versions de ressources, il peut être difficile de retrouver une version spécifique dans une conversation par e-mail.
- Il peut être difficile de contrôler les différents membres de l'équipe et les parties prenantes lorsqu'il s'agit de décider qui inclure ou exclure pour répondre ou transférer des e-mails. Autrement dit, la communication par e-mail manque de transparence.
- Les retours peuvent arriver trop tard en raison de l'absence de notifications et de rappels en temps réel dans les communications par e-mail. Non seulement elles seront inutiles, mais elles peuvent aussi semer la confusion.
- Il est difficile de savoir qui a ouvert un e-mail et a oublié d'y répondre, ce qui peut retarder les processus marketing.
- Les retours par e-mail ne sont pas directement liés au fichier envoyé, il peut donc être difficile de les retracer.
Difficulté à retracer les versions de fichiers
Il est crucial de disposer d'un logiciel de gestion de projets marketing comme Aproove, qui offre un tableau de bord centralisé et transparent permettant aux examinateurs internes et externes de suivre et d'examiner facilement l'avancement du projet en temps réel. Ainsi, les parties prenantes internes et externes pourront clairement comprendre l'état actuel du processus et les actions qu'il leur reste à entreprendre.Construction et optimisation du flux d'approbation marketing : étape par étapeBien que le processus de construction d'un processus d'approbation marketing idéal et optimisé puisse varier en fonction de la structure de l'organisation, des profils des parties prenantes externes et d'autres facteurs, voici les étapes de base à suivre pour construire un processus d'approbation marketing efficace :Étape 1 : Identification des parties prenantes internes et externesCette première étape peut sembler simple et évidente, mais elle constitue un fondement essentiel qu'il ne faut pas négliger.Identifiez vos parties prenantes internes et, le cas échéant, externes, et définissez clairement leurs rôles et responsabilités.Vos parties prenantes internes peuvent varier en fonction de l'activité marketing et du document à examiner. Par exemple, si nous devons examiner et approuver un travail de conception graphique, les parties prenantes internes pourraient être un graphiste et un directeur artistique.Tenez compte des différents services de votre organisation lorsque vous définissez vos parties prenantes internes. Par exemple, y a-t-il quelqu'un au sein du service financier ou des ressources humaines qui devrait être impliqué dans le processus d'approbation ? Parfois, la réponse n'est pas évidente au premier abord. De même, réfléchissez bien aux personnes à considérer comme parties prenantes externes. Si vous travaillez pour un client (par exemple, une agence de marketing ou de design graphique), qui, au sein de l'entreprise cliente, doit être considéré comme partie prenante ? Une fois la liste des parties prenantes internes et externes établie, classez-les selon leur rôle et leur niveau d'influence/responsabilité. Identifiez les parties prenantes clés afin d'adapter votre stratégie aux prochaines étapes. Une étape cruciale consiste à s'assurer que chaque partie prenante comprenne son rôle, ses responsabilités et le moment où elle doit entreprendre les actions requises (par exemple, quand un réviseur doit effectuer une relecture).Étape 2 : Créer une matrice d'approbationÀ partir des informations recueillies concernant les parties prenantes internes et externes du flux de travail, vous pouvez commencer à élaborer une matrice d'approbation.Une matrice d'approbation est un document exhaustif répertoriant les parties prenantes (ou leurs rôles) qui doivent approuver les différentes activités/livrables tout au long du processus d'approbation marketing.Commencez par lister toutes les activités, tâches et livrables associés qui seront réalisés dans le cadre du projet marketing spécifique, puis identifiez qui doit approuver chaque tâche. Plus le niveau de la partie prenante est élevé, moins elle aura généralement d'éléments à approuver. Par exemple, un PDG n'a évidemment pas besoin d'approuver toutes les publications sur les réseaux sociaux.Plus votre matrice d'approbation est détaillée, plus le processus d'approbation marketing sera transparent et plus vous gagnerez de temps.Quelques conseils concernant la matrice d'approbation :Assurez-vous que la matrice d'approbation est stockée dans un emplacement centralisé (par exemple, dans une solution de gestion des flux de travail). Cela permettra à chaque partie prenante de voir facilement qui approuve quoi et l'état d'avancement du projet.La matrice d'approbation n'est pas un outil ponctuel. Maintenez-la à jour. Elle doit refléter l'état d'avancement du projet, ainsi que tout changement au sein de votre équipe.Il est également crucial d'identifier les personnes qui doivent être informées (mais qui n'ont pas besoin de relire/approuver) à chaque étape du processus. Documentez-le dans la matrice d'approbation.Étape 3 : Identifier les étapes du processus d'approbationL'étape suivante consiste à identifier et à cartographier les étapes du processus d'approbation marketing.Si votre flux de travail inclut des parties prenantes externes, nous vous recommandons de créer des cartographies distinctes pour vos étapes de révision internes et externes. Ceci afin de garantir que vous pouvez optimiser et rationaliser chaque processus de manière appropriée sans interférer avec l'autre.Lors de la cartographie des différentes étapes du flux de travail d'approbation, tenez compte des points suivants :L'objectif de la cartographie de ces étapes est de garantir que les approbateurs (internes et externes) reçoivent correctement les livrables. Ceci afin de garantir le respect des délais du projet.Quels commentaires ou versions de ressources doivent être approuvés en interne, en externe, ou les deux ?Quels sont les détails d'approbation les plus importants pour la ressource que vous souhaitez identifier rapidement ?Quel type de contenu doit être segmenté ?Comment concevoir efficacement les étapes pour aider votre équipe créative à rester productive ?Étape 4 : Élaborer un diagramme de flux de travailMaintenant que vous avez défini les détails de votre flux d'approbation, vous pouvez commencer à représenter le processus d'approbation marketing sous forme de diagramme de flux. Vous pouvez utiliser de nombreuses méthodes, et vous pouvez même commencer avec un simple stylo et du papier. Cependant, la méthode standard consiste à utiliser un diagramme de flux ANSI. Si votre solution de gestion des flux de travail intègre un générateur de flux de travail, vous devriez pouvoir facilement créer un diagramme de flux.Voici quelques points à prendre en compte :Décrivez le flux d'approbation tel qu'il est actuellement exécuté et veillez à son exactitude.Définissez chaque étape de révision (identifiée à l'étape précédente) et désignez le ou les approbateurs pour chaque étape.Communiquez des instructions claires aux approbateurs sur les points à commenter et sur les délais d'approbation. Communiquez clairement votre échéancier/date limite.Inscrivez clairement à votre approbateur comment formuler ses commentaires.Plus votre diagramme de flux de travail est complet et précis, plus il vous sera facile d'analyser et d'optimiser le flux de travail pour plus d'efficacité. Ne sous-estimez donc pas l'importance de cette étape.Étape 5 : Gérer l'authentification et l'accès à chaque étape de révisionUne fois votre diagramme de flux de travail établi, vous pouvez mettre en place l'authentification et le contrôle d'accès à chaque étape d'approbation. Ceci est particulièrement important si votre processus implique de nombreux intervenants afin de prévenir les litiges à chaque étape. Même une seule opinion divergente peut considérablement ralentir le processus d'approbation ; il est donc essentiel de minimiser ce risque autant que possible. Pour déterminer si un approbateur potentiel est nécessaire à chaque étape, tenez compte des points suivants :Disponibilité :sera-t-il disponible au moment voulu par le calendrier du projet ?Qualifications :possède-t-il les qualifications requises pour examiner l’aspect spécifique du flux de travail ?Motivation :est-il disposé à fournir un retour d’information utile en temps opportun ?Créativité :cet approbateur potentiel a-t-il la capacité d’aborder le processus sous un angle différent ou novateur ?En général, n’incluez un approbateur potentiel que lorsque cela est nécessaire afin de minimiser les problèmes. Plus de personnes signifient plus de risques de litiges et plus de cycles de révision, ce qui peut également engendrer davantage de problèmes liés au suivi des versions.Essayez de limiter le nombre d'approbateurs à moins de trois personnes par étape. Limitez si possible un seul approbateur par étape afin de minimiser les retours contradictoires.Étape 6 : Optimiser le flux d'approbationUne approche clé pour optimiser un flux d'approbation consiste à minimiser autant que possible le nombre de révisions.Analysez le diagramme du flux de travail pour identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités, et planifiez les étapes pour minimiser ou éliminer ces inefficacités.Concernant spécifiquement le processus d'approbation, essayez de maintenir le nombre de cycles de révision aussi bas que possible, et pas plus de deux : un cycle de révision pour intégrer les modifications suite aux retours, et un autre pour la validation finale. Minimiser le nombre de révisions peut inciter les approbateurs à tirer le meilleur parti de leurs commentaires et à raccourcir le délai d'exécution du projet.Voici quelques conseils :Là encore, limitez le nombre de cycles de révision à deux autant que possible et à trois maximum.Mettez en place un système clair pour étiqueter et suivre les versions des ressources.En général, assurez-vous que la ressource soit approuvée en interne avant d'être soumise à des approbateurs externes. Cela peut considérablement simplifier le processus et éviter les allers-retours.Étape 7 : Conserver une piste d'auditLa dernière étape (mais non des moindres) consiste à mettre en place un système permettant de conserver une piste d'audit complète du flux d'approbation marketing. La tenue d'une piste d'audit complète peut également être une obligation légale de conformité, selon votre secteur d'activité.Pour les ressources ou les formats de fichiers complexes (par exemple, les vidéos), créez des modèles d'approbation afin de garantir qu'aucun détail ne soit négligé.Assurez-vous que toutes les ressources visuelles soient examinées au même endroit.Stockez toutes les ressources approuvées dans un espace centralisé et consultable, afin de faciliter leur recherche et leur utilisation.ConclusionUn processus d'approbation marketing optimal et rationalisé peut améliorer considérablement l'efficacité et la productivité de votre équipe marketing. Un flux d'approbation simplifié réduira efficacement les délais de collaboration et accélérera la livraison des projets, tout en préservant la qualité. Si vous souhaitez améliorer votre processus d'approbation marketing grâce à une gestion moderne des flux de travail et à des systèmes de relecture en ligne, commencez dès aujourd'hui avec Aproove.
