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納期を守ることは、競争の激しいマーケティングの世界で競争力を維持する上で不可欠です。デジタルマーケティングキャンペーンに取り組むとき、製品をローンチするとき、あるいは複数のクライアントプロジェクトを同時にこなすとき、納期を守ることは不可欠です。納期を逃すことは、クライアントを失い、開かれた機会を逃し、リソースを無駄にすることを意味しかねません。しかし、コンテンツやキャンペーンの作成・スケジューリング、ソーシャルメディア戦略の管理、クリエイティブアセットの開発に加えて、クライアントプロジェクト、メール、ファイル、承認なども同時に扱わなければなりません。把握すべき情報は実に多いのです。そこで役立つのがワークマネジメントソフトウェアです。
これを支援するマーケティングマネジメントソフトウェアツールは、Aprooveなど多数存在します。これらのツールは、何を、いつ、どのようにということを提供し、マーケティングチームがワークフローを構造化し、当事者意識を保ち、納期遅れを避けられるようにします。
本日のAprooveブログでは、このようなワーク・プロジェクト管理ソフトウェアが、マーケティングチームが整理された状態を保ち、重要な納期を守るのにどのように役立つかを解説します。
- 一元化されたタスク管理
ワークマネジメントソフトウェアの主なメリットは、すべてのタスクを一か所に統合することです。ほとんどのマーケティングの取り組みには、多彩なタスクが入り交じっています。ソーシャルコンテンツの執筆、コンテンツの作成、メールキャンペーンの構築、外部ベンダーとの調整、アセットの仕分けと校正などです。タスクをマーケティングエコシステム内の多数のサブシステム――プラットフォームであれ、スプレッドシートであれ、その他の手動の追跡手段であれ――に分散させると、必要なときに必要なものを見つけるのはほぼ不可能になります。
ワークマネジメントソフトウェアはこのすべての情報を一元化するので、納期、誰が何を担当しているか、そしてプロジェクト全体のどこに位置づけられるかが、すべて即座に見えるようになります。その上で、チームメンバーのやりとり、マネージャーによる進捗の追跡、そしてチームが目標に関して認識を合わせることを促進します。
例えば、Aprooveでは、マーケティングチームがチーム内の個人にタスクを割り当て、そのタスクに納期を設定し、リアルタイムで進捗を追跡できます。これにより、チーム全体の当事者意識をより高め、タスクが見落とされるリスクを減らすことができます。
- チームコラボレーションの強化
マーケティングキャンペーンは、コンテンツクリエイター、デザイナー、戦略家、外部エージェンシーからなる部門横断チームによって実行されることが多く、複雑なコミュニケーションやフィードバックループを生み出します。これは迅速に対処しなければプロジェクトを軌道から外しかねません。マーケティングマネジメントソフトウェアは、柔軟なコミュニケーションプラットフォームとファイル共有のリソースを提供することで、チームワークとコラボレーションを改善します。
タスク、プロジェクトボード、インスタントメッセージング、タスクへのコメント――こうした機能は、チームメンバーが物理的に一緒にいなくても効率的にコミュニケーションを取れることを意味し、長いメールの連鎖で全員に連絡したり、ただ一点へのフィードバックを待って何時間も会議に拘束されたりする必要をなくします。
さらに、プロジェクト管理ソフトウェアは自動通知を送信する能力を備えているため、関係者は自分の入力が必要なときに通知を受け取ります。例えば、デザイナーがソーシャルメディア投稿のドラフトを用意できたとき、コンテンツライターとマーケティングマネージャーは自動的に通知を受け取り、不必要な遅延なくプロジェクトを進められます。
- 自動化されたワークフロー
これは、この種のワークマネジメントソフトウェアの最も強力な側面です。例えばマーケティングチームでは、承認を自動的にルーティングしたり、投稿を自動的にスケジューリングしたり、レポートを生成したりできます。自動化されたワークフローにより、プロジェクトは、ある段階のトレイから別の段階へと作業を誰かが受け渡す必要なく、ある段階から別の段階へと進むことができます。ボトルネックが最小限に抑えられ、サイクルが高速化されます。
例えば、マーケティングチームはコンテンツ作成のための自動承認ワークフローを作成できます。コンテンツが完成すると、マネージャーにレビューのためにルーティングされます。承認されれば、スケジューリングのステップにルーティングされ、そうでなければ必要な修正に関するメモとともにコンテンツクリエイターに戻されます。このようなプロセスを自動化することで、時間を節約し、人的エラーを減らし、より一貫して納期を守るのに役立ちます。
- プロジェクトの進捗の明確な可視化
プロジェクトの納期が守られない主な原因の一つは、チームがプロジェクトのどこまで進んでいるのかを誰も把握していないことです。ここでプロジェクト管理ソフトウェアが、タスクやプロジェクトの現状を示すリアルタイムのダッシュボードを作成することで役立ちます。
マネージャーは、チームが予定より先行しているのか、軌道に乗っているのか、遅れているのかを一目で把握できます。どこに向かっているのかを知り、道中のマイルストーンを把握していれば、ミスの軌道修正がしやすくなります。進むべきルートが分かっているからです。
例えば、短い期間でマーケティングキャンペーンを実施している場合、進捗をリアルタイムでモニタリングし、キャンペーンのある側面が予定より遅れた場合に人員やリソースを移動させたり、優先順位を付け直したりできます。土壇場の大わらわや、納期を完全に逃すことを避けられます。
- 優先順位付けとタイムマネジメント
これらは、しばしば慌ただしい環境において、マーケティングチームが作業量を（緊急性対重要性で）整理し優先順位を付けるのに役立つ不可欠なプロジェクト管理ソフトウェアツールです。追われるチームは、コヴィーの「緊急だが重要ではない」活動の象限にはまり、事業を維持するのに必要な本質的なことを見落としがちです。
ワークマネジメントソフトウェアを使えば、納期や重要度を表す列にタスクをグループ化し、並べ替えの仕組み、期日フィールド、依存関係の追跡などの機能を使って、適切なチームメンバーが次に何をすべきかを把握できるようにできます。
例えば、キャンペーンを実施している場合、他のタスク（投稿の公開やデータの分析など）の前に完了する必要のあるタスク（コンテンツ作成など）があります。ワークマネジメントソフトウェアは、タスクが正しい順序で行われ、チームが適切なタイミングで適切なことに集中できるようにします。
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- リソース管理
人、時間、予算のいずれであれ、限られたリソースはマーケティングチームが直面する一般的な障壁です。リソースの配分は、遅延や納期遅れを引き起こしかねません。マーケティングマネジメントソフトウェアは、チームのキャパシティ、作業量、プロジェクトのタイムラインを可視化することで、チームがリソースをより適切に配分するのを役立てます。
例えば、あるチームメンバーの作業量が多すぎる場合、ソフトウェアはそのメンバーにフラグを立て、マネージャーがプロジェクトの作業量を見直して期限内に完了できることを確実にしたり、新しいスタッフを追加したりできます。
- 納期の追跡とリマインダー
ワークマネジメントソフトウェアは、任意のタスクの納期が正確にいつなのかを全員に知らせるだけでなく、時間に敏感なタスクに対するリマインダーもあるので、プロセス全体を把握し続けられます。また、ほとんどのツールではマイルストーンを作成できるため、プロジェクトをより小さな単位に分解し、それぞれに個別の納期を設定できます。
例えば、製品のローンチを含むプロジェクトがある場合、各ステップ――市場調査、コンテンツの準備、ソーシャルメディアでの公開、有料広告――に具体的な納期を決めることができ、これらのステップのステータスは、納期が近づくにつれてプロジェクト管理ソフトウェアによって各チームメンバーに送られるため、土壇場の騒ぎを避けられます。
- データ駆動型の意思決定
データが利用できることで、マーケティングチームは十分な情報に基づいた意思決定を行えます。キャンペーンは期待どおりに機能したか？すべての要素を期限内に届けることは可能か？予算は、オーディエンスとのエンゲージメントという面で目標を達成しているか？ワークマネジメントソフトウェアは、すべての重要なパフォーマンス指標をリアルタイムで追跡し、チームが納期を守るためにデータ駆動型の行動を取れるようにします。
例えば、あるキャンペーンの成果が不十分な場合、チームはいくつかの賢い微調整を行うことで戦略を調整できるかもしれません。あるいは、活動を牵引する他のセグメントが伸びてきている場合、チームは成功している施策により多くのリソースを振り向け、特定の期間内にスピード目標を達成し、キャンペーンが納期に適切に沿いながらも成果を発揮できるようにできます。
マーケティングの納期を守ることは、あらゆるキャンペーンにおいて複雑でありながらも不可欠な側面であり、ワークマネジメントソフトウェアは、ワークフローを改善し、コラボレーションを高め、繰り返しのタスクを自動化することで、マーケティングチームが軌道に乗った状態を保つのを役立て、期限内の納品を確実にするのに貢献します。あなたのマーケティングの巨人がコンテンツを制作していようと、ソーシャルメディアでキャンペーンを実施していようと、マルチチャネルのマーケティング戦略を作成していようと、ソフトウェアは、毎回容易に納期を守るのに必要な構造と可視性を得るのを役立てます。
