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マーケターは、コンテンツマーケティング、ソーシャルメディア運用、キャンペーンの企画、成果の測定など、あらゆる領域にまたがるタスクやプロジェクトを猛烈なスピードで同時にこなさなければなりません。ワークマネジメントとは、タスクやプロジェクトを体系的に計画・実行・追跡することです。優れたエンタープライズ向けワークマネジメントソフトウェアを活用すれば、強力なワークフローの力によって、混沌は整理された状態へと変わります。
ワークマネジメントとは？
ワークマネジメントとは、個々の企業やエンタープライズにおいて業務がどのように進められるかを指します。組織内でプロジェクトやタスクがどのように計画・実行・追跡されるかを表す用語であり、プロジェクト管理、タスク管理、時間管理を包含します。ワークマネジメントなくして業務は成り立ちません。ワークマネジメントソフトウェアの重要な要素は以下のとおりです。
タスク管理：個々のタスクを整理し、優先順位を付けること。
プロジェクト管理：プロジェクトを立ち上げから完了まで計画・監督すること。
時間管理：生産性を最大化するために時間という資源を効果的に配分すること。
コラボレーションツール：チームメンバー間のコミュニケーションと協働を促進すること。以上の要素はすべて優れたワークマネジメントソフトウェアの中で統合できるため、マーケターは業務量をより適切に管理し、より効果的に協働し、生産性を高めることができます。
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マーケティングにおけるワークマネジメントのメリット
整理と優先順位付けの向上
優れたエンタープライズ向けワークマネジメントソフトウェアは、マーケターがタスクやプロジェクトを整理するのに役立ちます。Aprooveのようなアプリケーションでは、ボードやリストによってタスクを分類し、優先度、ステータス、期限で並べ替えることができます。このレベルの整理がもたらす利点は、重要なことが見落とされず、期限が組織全体で一貫して守られるという安心感にあります。どの業務に最初に取り組むべきかを戦略的にトリアージできるのです。
コラボレーションとコミュニケーションの改善
マーケティングのプロセスには、デザイン、営業、カスタマーサービスなど複数の部門が関わりますが、ワークマネジメントツールはこれらすべての部門を一つのプラットフォーム上で協働させ続けることができます。
すべての会議、フィードバック、更新、作業中のファイルが一か所に集約されることで、コミュニケーションが円滑かつタイムリーになり、チーム内の誤解が生じる可能性が低減します。@メンション、チャット、コメント、ドキュメント共有といった機能が、チームメンバー間のコラボレーションを支援します。
効率的なリソース配分
例えば、ワークマネジメントソフトウェアは、マーケターが時間、予算、人員をさまざまなプロジェクトに効率的に割り当てるのに役立ちます。マーケターはワークマネジメントシステムを使ってプロジェクトのスケジュールやリソースの使用状況を割り当て・追跡できます。完了間近のプロジェクトを示すレポートを引き出して限られたリソースを再配分したり、人員が足りていないプロジェクトを示すレポートを確認して、期限内かつ予算内にプロジェクトを完了させるためにリソースを再配分したりできます。
キャンペーンの企画と実行
キャンペーンの企画（アイデアや戦略の立案、コンテンツの制作、各チャネルへの配信、スケーリング、成果の測定）には、通常、数百もの工程が含まれます。ワークマネジメントツールにはテンプレートやワークフローが備わっており、マーケターがキャンペーンプロセスの各ステップで何をすべきか、次に何をすべきかを把握するのに役立ちます。また、自動リマインダーによって現実的な期限や依存関係を設定でき、各ステップが正しい順序で適切なタイミングに完了するよう徹底できます。これらの機能を総合すると、コストのかかるミスや遅延を最小限に抑えることができます。
リアルタイムの成果追跡とレポート作成
マーケティング施策やメディアを間違った方法で展開することなど、あり得ないと思っていませんか？
それは誤りです。
だからこそ、マーケティング施策が生み出す成果を監視することが不可欠です。どの施策が機能し、どれが機能していないかを見極め、施策をより効率的にするためにどのような調整が必要かを理解するためです。エンタープライズ向けワークマネジメントソフトウェアには通常、分析機能が備わっており、キャンペーンのパフォーマンスに関するリアルタイムのレポートを提供します。ダッシュボードによって、マーケターはあらゆる社内レベルの関係者に合わせてカスタマイズし、共有できるレポートを作成できます。これにより、マーケターは部門の状況、キャンペーンの推移、施策の効果を把握できます。いずれもマーケティング施策を実行しながら調整・適応し、より効果的にするために活用できる重要な情報を提供します。
説明責任と透明性の向上
場当たり的なタスクや期限の割り当ては、リソースの混乱を招きかねません。しかし、一般的なワークマネジメントシステムでは、誰がいつ何を担当しているかが全員に見えるため、説明責任の意識が生まれます。「これはあなたの担当です」と言える状態が、タスクの受け入れと責任感につながります。
成長の実現
マーケティングチームが拡大し、キャンペーンが高度化するにつれて、ワークマネジメントシステムはより多くの業務に対応できるよう拡張します。ワークフローに複雑さの層を追加したり、必要に応じてチームメンバーを追加・削除したり、新旧のツールをシステムに統合したりできます。しかし、単なる規模の拡大以上のものがあります。ワークマネジメントシステムがマーケターに求められるスピードと適応力を実現するには、成長し変化できるだけの十分な柔軟性が必要です。
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マーケティング業務へのワークマネジメントの導入
エンタープライズ向けワークマネジメントソフトウェアのメリットを実現するには、自チームに適したツールと戦略が必要です。その方法を以下に示します。
現在のワークフローを評価する
そのためには、まず現状を分析することから始めます。特定のプロジェクトを最初から最後まで完了させるために何が必要かを洗い出し、ワークフローの課題や非効率な点を特定します。チームメンバーに、成功を妨げる不満やワークフローのギャップについて尋ねてみましょう。そして、それらの課題をワークマネジメントシステムで解消していきます。
適切なワークマネジメントシステムを選ぶ
ワークマネジメントのためのツールは数多く存在します。システムを選ぶ際には、使いやすさ、他ツールとの連携性、カスタマイズ性、コストのいずれを重視するかを検討しましょう。
明確な目標と目的を設定する
それらの目標と目的を定義しましょう。なぜワークマネジメントソフトウェアの導入を検討しているのでしょうか。目標は何でしょうか。人々の効率を高めたいのでしょうか。より良く協働したいのでしょうか。取り組んでいる業務の可視性を高めたいのでしょうか。目標や目的を明確にし、ツールの設定方法や人々の使い方の指針として活用することが、生産的な体験になるか、貴重な時間（それもかなりの時間）を浪費する体験になるかの分かれ目となります。
構造化されたワークフローを作成する
繰り返し発生するタスクやプロジェクト向けにワークフローを作成し、各ステップを明確にし、責任を割り当て、期限を設定します。コンテンツ制作、キャンペーン企画、ソーシャルメディア運用など、よく使うプロセスのテンプレートを作成しましょう。
チームをトレーニングする
この新しいワークマネジメントシステム（あるいは既存のシステムを使っている企業もあるでしょう）を全員が初日から快適に使えるよう、チームがトレーニングを受け、サポートされる体制を整えましょう。ワークショップ、チュートリアル、あるいは1対1の面談の時間を確保します。質問を受け付け、機能の探索などを奨励しましょう。ツールの使いやすさについてチームからのフィードバックを求めましょう。
監視と調整
ワークマネジメントシステムがうまく機能しているかどうかに注意を払いましょう。チームからフィードバックを得ましょう。入手できるパフォーマンスデータを分析し、改善が必要な領域を見極めましょう。ワークフローを微調整したり、一部のタスクを移動したり、あるいはシステムに追加できる新機能がないか確認したりする必要があるかもしれません。
適切に導入されれば、エンタープライズ向けワークマネジメントソフトウェアは、プロのマーケターにとってこの上ない贈り物となり得ます。組織化、協働、生産性、説明責任といった意義ある成果を随所にもたらし、より良い働き方を実現します。ワークマネジメントを日々の業務に取り入れれば、業務量の管理がより容易になり、特にこれほど競争の激しい分野において、より高い目標を狙い、達成しやすくなります。
ワークマネジメントソフトウェアは、チームや組織の規模を問わず、よりスマートに、より効果的に、より効率的に働くことを支援し、マーケティングのキャリアにおいて常に一歩先を行くのに役立ちます。
