ほぼすべての組織は、日々の業務において少なくとも1つの承認プロセスを実施しています。それは、レビューのために日報を提出するような「単純な」ものから、取締役会によるレビューのために年次戦略を提示するようなものまで多岐にわたります。
おそらく、レビューのために何かを提出し、フィードバックをもらうまで何日も待った挙句、上司やクライアントからさらに修正を求められるという苦痛を経験したことがあるでしょう。さらに悪いことに、承認を待つ非効率的な時間は、プロジェクトに費やした時間と同じか、それ以上になることもあります。
承認プロセスの効率は、組織全体の効率と生産性に直接影響します。ビジネスプロセスワークフロー内の承認プロセスが不十分だと、ビジネス全体のパフォーマンスが損なわれ、組織は目標を達成するためにより多くの時間とリソースが必要になります。
このガイドでは、効果的で効率的な承認プロセスを作成するために必要なすべてを学びます。このガイドの最後には、次のことを理解しているはずです。
- プロセスとは何ですか?プロセスとワークフロー
- 承認プロセスとは？
- 承認プロセスの効率性を確保する上での主な課題
- 承認プロセスの効率性を高めるためのベストプラクティス
- 承認ワークフローを合理化し、最適化する方法
プロセスとは？
すべての企業や組織には、少なくとも 1 つのプロセス (またはビジネス プロセス) が必ず含まれており、承認プロセスはその一例にすぎません。
では、プロセスとは何でしょうか？
「プロセス」または「ビジネス プロセス」という用語は、「ワークフロー」と混同して使用されることが多く、両者の違いを知らない人々の間で混乱を招いています。両者は深く関連していますが、同じではありません。
「ワークフロー」とは、通常は順次実行される一連のタスクまたはアクションと定義できます (次のタスクを実行する前に、1 つのタスクを完了する必要があります)。完了すると、特定のビジネス 目標が達成されます。
予測可能性と再現性に基づいて、ワークフローには 3 つの異なるタイプがあり、プロセス ワークフローは 3 つの 1 つです。
- プロセス ワークフロー: プロセス ワークフロー (ビジネス プロセス ワークフロー) は、予測可能なステップ/タスクを持ち、再現性もあります。承認プロセスは、このガイドの焦点であり、プロセス ワークフローの一例です。
- プロジェクト ワークフロー: プロジェクト ワークフローには予測可能な手順がありますが、繰り返し実行することはできません。同じ入力が与えられた場合でも、プロジェクト ワークフローは異なる結果を生み出す可能性があります。クライアントのプロジェクトを処理することは、グラフィック デザイン会社におけるプロジェクト ワークフローの典型的な例です。
- ケース ワークフロー: ケース ワークフローには予測不可能な手順があります。手順は最初は不明です。より多くの情報が収集された後にのみ、ワークフローを完了するために必要な手順を特定できます。これも繰り返し実行することはできません。顧客からの苦情を処理することは、ケースワークフローの一例です。
承認プロセスとは？
前述のとおり、承認プロセスはプロセスワークフローの一例です。要するに、承認プロセスとは、ある当事者が別の当事者から意見を得て、行動、タスク、製品、または提案された結果/成果を承認しようとするプロセスワークフローです。
実際には、承認プロセスの成功と効率性には、2つまたは3つの主要な当事者間の調整が必要です。
- 提出者：成果物（文書、提案、製品、アプリケーションなど）を提示する人
- 内部承認者：通常は提出者の上層部であり、組織内で成果物をレビューして承認を与える責任者です。
- 外部承認者：承認プロセスに外部の当事者（顧客、ベンダー、スポンサーなど）が関与するかどうかによって、常に利用できるとは限りません。
しかし、3つの当事者間の効果的なコラボレーションを確保することは、言うほど簡単ではありません。承認プロセスは、組織のタスクやワークフローを完了するためだけに必要となる独立したワークフローであるという誤解を避けることが重要です。代わりに、承認プロセスは、組織の全体的なビジネスプロセスワークフローの重要な部分として考える必要があります。
さまざまな承認プロセスは異なる場合がありますが、すべての適切な承認プロセスには、次の要素が含まれている必要があります。
- 成果物: 承認者によって承認される必要のあるアイテム。これは、文書、製品、アートワーク、ビデオ、請求書などです。
- 承認者: 提出された成果物を承認するかどうかを決定する責任者。承認プロセスには複数の承認者が関与する場合があるため、承認プロセスでは、承認/レビューを異なる承認者間で順番に行うか並行して行うかを決定する必要があります。
- タイムライン: 効率性を確保するために、承認プロセスには期限を設定する必要があります。承認プロセスに複数の承認者が関わる場合は、承認/拒否できる人、編集できる人、プロジェクトにサインオフできる人など、それぞれに異なる権限レベルを設定することが重要です。監査証跡: プロセスに関わるすべての関係者の透明性と説明責任を維持するために、承認プロセスのすべてのステップを記録することが重要です。適切な監査証跡は、ほとんどの承認プロセスでよくある衝突や紛争を解決するために不可欠です。明確な監査証跡が法的要件となっている業界では、ユーザーコメント/フィードバック、修正要求、成果物のバージョン、サインオフの記録などを含むがこれらに限定されない、承認プロセスの完全な記録を維持する必要があることに注意してください。そのためには、包括的なワークフロー管理ソフトウェアソリューションまたはビジネスプロセス管理ソフトウェアシステムが必要になる場合があります。
- 標準化された承認プロセスを作成する方法
- 最適な効率的な承認プロセスを確保する上で重要な側面は、標準化を確保することです。標準化された承認ワークフローは、プロセスに関わるすべての関係者の混乱を解消することで、プロセス全体を合理化し、効率を大幅に向上させることができます。
ここでの焦点は、後続の承認プロセスで簡単に繰り返せる信頼性の高いプロセスを作成し、関係するすべてのステークホルダー間の効果的なコラボレーションを確保することです。
標準化された最適な承認プロセスは次のようになります。- 関係者全員が、各承認プロセスで必要な手順を正確に把握できるようにします。これにより、一貫性が向上し、関係者間の混乱や紛争が解消されます。
- 承認プロセスに関わるすべての人の責任を確保します。すべてのステークホルダーは、承認ワークフローの現在の進捗状況を確認でき、自分の責任が何であるか、いつ必要なのかを正確に理解できます。これにより、最終的には改訂サイクルが減り、承認が迅速化されます。
- 組織が承認プロセスを監視および分析できるようにすることで、ボトルネックや非効率性を迅速に特定して修正できます
- プロジェクト納品の完了を加速
- 承認プロセス全体を通して、コミュニケーションとコラボレーションの遅延を削減または解消
- 承認者がフィードバック/承認を行ったかどうかを追跡したり、チームメンバーに現在の状況を更新したりするのに必要な時間を削減
- 外部ステークホルダーが関与するプロジェクトに最適な承認プロセスは、成果物がクライアントのパラメータと好みの範囲内に収まるようにするのに役立ち、エラーのリスクを軽減します。
- 成果物のさまざまなバージョンとファイルを追跡、管理、共有するために必要な時間と労力を削減します。
ほとんどの組織では、承認プロセスには承認または却下の 2 つの結果しかありません。しかし、実際には、承認プロセスは非常に動的であり、成果物の提出から実際の承認/却下までの間には、多数の経路が存在する可能性があります。
承認プロセスでは、多くの動的な課題が発生する可能性があり、考慮すべき最も重要な課題をいくつか以下に示します。メールベースの承認は効率的ではない残念ながら、今日でも多くの企業は、承認ワークフローを含むワークフローでメールによるコミュニケーションに依存しています。しかし、承認プロセスでは、いくつかの理由からメールは理想的なコミュニケーションツールではありません。- 承認プロセスに複数の承認者/利害関係者が関与する場合、利害関係者を制御し、メールへの返信時に誰を含めるか除外するかを制御することは困難です。これにより、透明性とセキュリティの問題が発生する可能性があります。
- 承認プロセスで多数の改訂サイクルが発生する場合、メールスレッドで成果物ファイルの異なるバージョンを追跡するのは困難です。
- メールを開封したものの返信やフィードバックを忘れた人を追跡するのは困難です。フィードバックや承認が遅れると、混乱を招く可能性があります。
- メールによるフィードバックは、送信されたファイル/アセットに直接結び付けられていない場合があります。そのため、どのフィードバックがアセットのどのバージョンに結び付けられているかを追跡するのは困難です。
承認者が古いアセットを誤って認識し、不適切なフィードバックを提供して、提出者を混乱させる可能性があります。
適切なワークフロー管理ソリューションを使用して適切なバージョン管理を実装することが重要です。そうでなければ、バージョン管理の課題により、承認プロセス全体に大きな遅延が生じる可能性があります。
たとえば、Aproove は、プロジェクトに追加されたさまざまなバージョンに対するすべてのフィードバック、返信、および添付ファイルの包括的な記録を保持します。新しいアセット バージョンがワークフローに追加されるとすぐに、古いバージョンは承認者からすぐにロックされます。分離型で分散型のソリューション今日のデジタル変革されたビジネスでは、平均的なチームまたは部門が 10 種類以上のアプリやソリューションを使用することがあります。これらのソリューションは、多くの場合、ネイティブに統合されていません。
たとえば、クリエイティブ チームには、Final Cut Pro を使用するビデオ グラファー、Google Docs を使用するコピー ライター、Canva を使用するグラフィック デザイナーがいる場合があります。これらのソリューションは互いに分離されており、中央集権型のワークフロー管理システムがないと、コラボレーションは複雑になります。
各チーム メンバーは、アセットをエクスポートして、他の関係者にアセットを送信する必要があります。これらのファイルへのアクセスを手配すると、プロセスが大幅に遅くなる可能性があります。ソリューションの分散化は、承認者がフィードバックを伝える際にも課題となる場合があります。
この問題に対する一般的な解決策は、承認プロセスに2つの別々のシステムを実装することです。1つはタスクと期限の追跡と管理用、もう1つは資産の保存とアクセス制御用です。これは長期的には逆効果になる可能性があります。内部承認者と外部承認者間のコラボレーションの難しさ
- 成果物に外部承認者が関わっている場合、内部承認者と外部承認者の間に潜在的な断絶が生じる可能性があります。例えば、合意されたワークフローでは、成果物は外部承認者よりも先に社内承認者（マーケティングマネージャーなど）によって承認されることになっているかもしれません。しかし、クライアントが承認プロセスに早すぎる段階で参加してしまうと、関係者間で混乱が生じる可能性があります。
内部および外部の承認者がコミュニケーションを取り、承認プロセスの現在の状況を明確に理解し、自分に期待されていることを把握できる集中型ダッシュボードを促進できる集中型ワークフロー管理ソリューションを持つことが不可欠です。透明性と説明責任の欠如承認プロセスに関わるすべての関係者がプロジェクトの現在の状況をリアルタイムで追跡できるようにしないと、透明性が欠如する可能性があります。
この透明性の欠如の結果、提出者はアセット/成果物の開発よりも承認を追いかけることに時間を費やしすぎる可能性があります。
説明責任がなければ、最適な承認プロセスを確保することは困難です。
標準化された承認プロセスの作成と最適化：ステップバイステップ
- 承認プロセスはさまざまな要因によって異なる場合がありますが、組織の標準化された最適化された承認プロセスを構築するために従える基本的な手順を以下に示します。ステップ 1: 承認マトリックスの設計承認マトリックスとは、簡単に言うと、承認者の名前（または役割）と、承認プロセス全体で承認が必要なアクティビティ/資産/成果物を一覧にした文書です。プロセス。
したがって、ここで重要な基盤となるのは、社内および（もしあれば）社外の承認者を特定し、その役割と責任を明確に定義することです。承認者をリストアップし、役割と影響力のレベルに基づいて分類します。高レベルの承認者を特定し、優先順位を付けます。
また、プロセスの各ステップをレビュー/承認する必要はないが、情報提供が必要な人を特定します。承認マトリックスが一元化されていることを確認します（ワークフロー管理ソフトウェア、ビジネスプロセス管理ソフトウェア、またはオンライン校正ソリューション内）。これにより、プロセスに関わる全員が承認プロセスの進捗状況を追跡できるようになります。
理想的な承認マトリックスでは、承認者/利害関係者の影響力レベルが高いほど、承認する必要のある項目/資産は通常少なくなります。例えば、財務マネージャーはまずすべての払い戻しフォームを承認する必要があるかもしれませんが、CFO は払い戻しの月次または週次レポートを確認するだけで済むかもしれません。
承認マトリックスは一度きりのものではなく、新しいチームメンバーがチームに加わったとき、または誰かがチームを離れたときに、承認プロセスのステータスを反映するように継続的に更新する必要があることに注意してください。ステップ 2: 承認プロセスの段階を定義する次の重要なステップは、マーケティング承認プロセスの段階を定義することです。
プロジェクトに外部の承認者が関わっている場合は、内部レビュー段階と外部レビュー段階用に別々のドキュメントを作成することをお勧めします。これは、承認プロセスが長い場合に特に重要であり、各プロセスを個別に最適化できます。
承認ワークフローのさまざまな段階を定義して文書化する際に考慮すべき重要な事項は次のとおりです。- 焦点は、プロセスに関わる全員が生産性を維持し、ボトルネックを最小限に抑えられるように、承認段階を効率的に設計することです。
- セグメント化すべきアセットまたはコンテンツの種類を定義します。
- 各アセットについて、どの要素または詳細を迅速に承認する必要があるかを特定します。
プロセスに外部承認者が関与する場合は、内部のみ、外部のみ、またはその両方でレビューする必要があるアセットを特定します。 - このステップの主な目的は、承認者が成果物をできるだけ早く受け取れるようにし、プロジェクトが期限内に完了するようにすることです。
紛争は承認プロセスを著しく遅らせる可能性があるため、紛争のリスクをできる限り減らすか、完全に排除する必要があります。
一般的に、フィードバックが絶対に必要な場合にのみ、潜在的な承認者を含めるようにしてください。承認プロセスの各レビュー段階で、次の点を考慮しながら、各ステップでどの承認者が必要かを定義します。- 資格: プロセスの特定の側面をレビューおよび承認するのに、どのような資格があるか。
- 動機: プロジェクトのタイムラインで必要なときにフィードバックと承認を提供する意思があるか。
- 利用可能性: プロジェクトの締め切り/タイムラインで必要なときに利用可能か。
- 創造性: この承認者が、プロジェクトの成果物を改善する方法について独自の洞察を提供する可能性があるか。
承認プロセスをマッピングするには、さまざまなツールやテクニックを使用できます。最も基本的で一般的な方法は、ANSI フローチャートを使用してワークフロー図を作成することです。既に承認プロセスを管理するために、Aproove のようなワークフロー自動化ソリューションを導入している場合は、ソリューションに組み込まれているワークフロービルダーを使用してワークフロー図を作成できます。
ここでの焦点は、承認プロセスが現在どのように実行されているか、つまり、プロセスをどのように実行したいかではなく、現状のままワークフロー図を作成することです。正確さに重点を置いてください。
前の手順で収集した情報を使用して、各レビュー段階を定義し、各段階の承認者を特定します。作成した承認マトリックスを参照してください。
また、承認者に対して、以下の詳細について明確な指示を含めてください。- フィードバックを与えるべき内容
- フィードバックを与える方法
- フィードバック/承認が必要な時期
ワークフロー図がより完全で正確であればあるほど、次のステップでの作業が容易になります。そのため、時間をかけてワークフロー図を磨き上げ、微調整して、可能な限り正確であることを確認してください。ステップ 5: 承認ワークフローの最適化承認プロセスの正確なワークフロー図ができたら、ワークフロー図を分析してボトルネックを特定し、ワークフローで改善できる領域を把握できます。
承認プロセスを最適化する主な目的は、改訂サイクルを最小限に抑え、成果物の品質とプロジェクトの要件への準拠を損なうことなく、承認が可能な限り迅速に行われるようにすることです。
承認プロセスを最適化する上で重要な考慮事項は、各レビュー段階で改訂サイクルの数を 2 つ以下に最小限に抑えることです。1 つは提出者が承認者のフィードバックに従って成果物を修正できるようにするため、もう 1 つは承認者がフィードバックを承認/署名するためです。
可能な改訂サイクルの総数を減らすことは、承認者が毎回フィードバックを最大限に活用するように促す上で非常に効果的です。ステップ 6: 包括的な監査証跡の確保承認プロセスが最適化されたら、最後の (しかし重要ではない) ステップは、承認プロセスの明確な更新証跡を確保することです。組織の業界によっては、承認プロセスの包括的な記録を保持することが法的要件となる場合もあります。
レビューおよび承認されたすべての資産を、検索可能な中央ハブ（ワークフロー管理ソフトウェアソリューションなど）に保存することで、必要なときにいつでも以前の資産を簡単に見つけて使用できるようになります。
複雑な成果物や扱いの難しいファイル形式（デザインファイルやビデオファイルなど）については、明確なポリシーとテンプレートを確立することも検討する価値があります。これは、監査証跡を保持する際に詳細が漏れないようにするためです。結論
標準化され、最適で効率的な承認プロセスを持つことは、ビジネスの生産性と効率性を向上させる上で非常に重要です。承認手順に対する管理と最適化を強化することで、プロセス全体を通して多くのやり取りを削減でき、プロセスに関わるすべての関係者間の一貫性とコラボレーションを向上させることができます。
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