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Comment créer et optimiser un processus d'approbation des flux de travail

Written by: Sylvain Doré

Presque toutes les organisations intègrent au moins un processus d'approbation dans leurs opérations quotidiennes, qu'il s'agisse de la simple soumission d'un rapport journalier pour examen ou de la présentation d'une stratégie annuelle soumise au conseil d'administration.


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Vous avez probablement déjà vécu la frustration de soumettre un document pour relecture, d'attendre des jours avant d'obtenir un retour, pour finalement voir vos supérieurs ou les clients demander une nouvelle révision. Pire encore, le temps perdu à attendre une approbation peut souvent être aussi long, voire plus long, que le temps consacré au projet lui-même.

L'efficacité du processus d'approbation a un impact direct sur l'efficacité et la productivité globales de l'organisation. Des processus d'approbation défaillants au sein d'un flux de travail métier nuisent à la performance globale de l'entreprise, qui aura alors besoin de plus de temps et de ressources pour atteindre ses objectifs.

Dans ce guide, nous aborderons tout ce que vous devez savoir pour créer un processus d'approbation efficace et efficient. À la fin de ce guide, vous aurez appris :


  • Qu'est-ce qu'un processus ? Processus vs flux de travail
  • Qu'est-ce qu'un processus d'approbation ?
  • Principaux défis pour garantir l'efficacité d'un processus d'approbation
  • Meilleures pratiques pour l'efficacité des processus d'approbation
  • Comment rationaliser et optimiser vos flux de travail d'approbation

Qu'est-ce qu'un processus ?



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Toutes les entreprises et organisations impliquent au moins un processus (ou processus métier), et un processus d'approbation n'en est qu'un exemple.Alors, qu'est-ce qu'un processus ?Le terme « processus » ou « processus métier » est souvent utilisé de manière interchangeable avec « workflow », ce qui crée une confusion chez ceux qui ne connaissent pas la différence entre les deux. Bien qu'étroitement liés, ils ne sont pas synonymes.On peut définir un « workflow » comme un ensemble de tâches ou d'actions, généralement séquentielles (une tâche doit être terminée avant que la suivante puisse être effectuée). Une fois terminé, il permettra d'atteindre un objectif commercial précis.Il existe trois types de flux de travail, classés selon leur prévisibilité et leur répétabilité. Les flux de travail de processus en font partie :Flux de travail de processus : Un flux de travail de processus (ou flux de travail de processus métier) comporte des étapes/tâches prévisibles et est répétable. Le processus d'approbation, objet de ce guide, est un exemple de flux de travail de processus.Flux de travail de projet : Un flux de travail de projet comporte des étapes prévisibles, mais n'est pas répétable. Avec les mêmes données d'entrée, un flux de travail de projet peut produire des résultats différents. La gestion d'un projet client est un exemple typique de flux de travail de projet dans une agence de design graphique.Flux de travail de cas : Un flux de travail de cas comporte des étapes imprévisibles. Ces étapes sont initialement inconnues ; ce n'est qu'après la collecte d'informations supplémentaires que l'on peut identifier les étapes nécessaires à la réalisation du flux de travail, qui est également non répétable. Le traitement d'une réclamation client est un exemple de flux de travail de cas.Qu'est-ce qu'un processus d'approbation ?Comme indiqué précédemment, un processus d'approbation est un exemple de flux de travail de processus. En résumé, il s'agit d'un processus dans lequel une partie tente d'obtenir l'avis d'une autre pour autoriser une action, une tâche, un produit ou un résultat proposé. En pratique, le succès et l'efficacité d'un processus d'approbation nécessitent une coordination entre deux ou trois parties principales : le soumissionnaire, la personne qui présente un livrable (document, proposition, produit, application, etc.), l'approbateur interne, généralement le supérieur hiérarchique du soumissionnaire, chargé au sein de l'organisation d'examiner le livrable et de l'approuver, et l'approbateur externe, dont la disponibilité n'est pas toujours garantie, selon que le processus d'approbation implique ou non des parties externes (clients, fournisseurs, sponsors, etc.). Toutefois, assurer une collaboration efficace entre ces trois parties est plus facile à dire qu'à faire. Il est essentiel d'éviter l'idée fausse selon laquelle le processus d'approbation serait un flux de travail distinct, uniquement nécessaire à la réalisation des tâches ou des flux de travail de l'organisation. Au contraire, le processus d'approbation doit être considéré comme une composante essentielle du flux de travail global de l'entreprise.Bien que les processus d'approbation puissent varier, tout processus d'approbation efficace doit inclure les éléments suivants :Livrable : l'élément à approuver par l'approbateur. Il peut s'agir d'un document, d'un produit, d'une illustration, d'une vidéo, d'une facture, etc.Approbateur : la personne chargée de décider si le livrable soumis doit être approuvé ou non. Un processus d'approbation peut impliquer plusieurs approbateurs ; il doit donc également déterminer si les approbations/révisions doivent être effectuées séquentiellement ou en parallèle entre les différents approbateurs.Échéancier : le processus d'approbation doit définir des échéances précises afin d'en garantir l'efficacité. Une limitation du nombre de révisions autorisées peut également s'avérer nécessaire. Contrôle d'accès : si le processus d'approbation implique plusieurs approbateurs, il est crucial d'établir des niveaux d'autorisation différents pour chacun : qui peut approuver/rejeter, qui peut apporter des modifications, qui peut valider le projet, etc. Piste d'audit : il est crucial d'enregistrer chaque étape du processus d'approbation afin de garantir la transparence et la responsabilité de toutes les parties prenantes. Une piste d'audit adéquate est essentielle pour résoudre les conflits et les litiges, fréquents dans la plupart des processus d'approbation. Il convient de noter que dans certains secteurs où des pistes d'audit claires sont obligatoires, un enregistrement complet du processus d'approbation doit être conservé, incluant notamment les commentaires/retours des utilisateurs, les demandes de révision, les versions des livrables et les validations. Pour ce faire, il peut être nécessaire de disposer d'une solution logicielle complète de gestion des flux de travail ou d'un système logiciel de gestion des processus métier.Comment créer un processus d'approbation standardiséUn aspect essentiel pour garantir un processus d'approbation optimal et efficace est la standardisation. Un flux d'approbation standardisé permet de rationaliser l'ensemble du processus et d'en améliorer considérablement l'efficacité en éliminant toute confusion pour les parties prenantes. L'objectif est de créer un processus fiable et facilement reproductible lors des approbations ultérieures, afin de garantir une collaboration efficace entre tous les acteurs concernés. Un processus d'approbation standardisé et optimal permettra :De garantir que toutes les parties prenantes connaissent précisément les étapes requises pour chaque approbation. Cela améliorera la cohérence et éliminera les confusions et les litiges.De responsabiliser tous les acteurs du processus d'approbation. Chaque partie prenante peut suivre l'avancement du flux d'approbation et chacun comprend précisément ses responsabilités et les échéances. Cela se traduira à terme par une réduction du nombre de cycles de révision et une accélération des approbations.Permettre aux organisations de surveiller et d'analyser le processus d'approbation afin d'identifier et de corriger rapidement les goulots d'étranglement et les inefficacités.En retour, un processus d'approbation rationalisé peut offrir les avantages suivants à l'organisation :Accélérer la réalisation des projetsRéduire, voire éliminer, les retards de communication et de collaboration tout au long du processus d'approbationÉliminer le temps nécessaire pour contacter les approbateurs, vérifier s'ils ont donné leur avis/approbation et/ou informer les membres de l'équipe de l'état d'avancementUn processus d'approbation optimal pour les projets impliquant des parties prenantes externes peut contribuer à garantir que le livrable respecte les paramètres et les préférences du client, réduisant ainsi les risques d'erreurs.Réduire le temps et les efforts nécessaires au suivi, à la gestion et au partage des différentes versions et fichiers des livrables.La mise en œuvre cohérente d'un processus d'approbation optimal peut, à terme, améliorer l'efficacité de l'organisation et Productivité.Principaux défis liés à la création d'un processus d'approbation optimiséDans la plupart des organisations, les processus d'approbation n'ont que deux issues possibles : approuvé ou rejeté. Pourtant, en pratique, ces processus peuvent être très dynamiques, et il existe de nombreux chemins possibles entre la soumission du livrable et l'approbation/le rejet effectif.De nombreux défis dynamiques peuvent également survenir tout au long du processus d'approbation, et voici quelques-uns des plus importants à prendre en compte :L'approbation par e-mail n'est pas efficaceMalheureusement, de nombreuses entreprises s'appuient encore aujourd'hui sur les communications par e-mail dans leurs flux de travail, y compris les flux d'approbation. Or, l'e-mail n'est pas un outil de communication idéal dans un processus d'approbation pour plusieurs raisons :Lorsque le processus d'approbation implique plusieurs approbateurs/parties prenantes, il peut être difficile de contrôler ces parties prenantes et de déterminer quand les inclure/exclure lorsqu'elles répondent aux e-mails. Cela peut engendrer des problèmes de transparence et de sécurité.Lorsque le processus d'approbation comprend de nombreux cycles de révision, il peut être difficile de suivre les différentes versions des fichiers livrables dans un échange de courriels.Il est complexe de savoir qui a ouvert un courriel mais a oublié d'y répondre ou de laisser un commentaire. Les commentaires et les approbations peuvent arriver trop tard, ce qui peut créer de la confusion.Les commentaires par courriel ne sont pas toujours directement liés au fichier ou à la ressource envoyée. Il peut donc être difficile de savoir à quelle version de la ressource correspond chaque commentaire.Suivi des versions des ressourcesComme évoqué précédemment, le suivi des différentes versions de ressources ou de fichiers peut s'avérer très complexe dans un processus d'approbation long.Un approbateur peut identifier par erreur une ressource plus ancienne et fournir ainsi un commentaire inapproprié, ce qui risque de semer la confusion chez l'auteur de la demande.Il est donc essentiel de mettre en place un système de contrôle de version adéquat à l'aide d'une solution de gestion des flux de travail appropriée. Autrement, les difficultés liées au versionnage peuvent entraîner des retards importants dans l'ensemble du processus d'approbation. Par exemple, Aproove conserve un historique complet de tous les commentaires, réponses et pièces jointes pour les différentes versions ajoutées au projet. Dès qu'une nouvelle version d'une ressource est ajoutée au flux de travail, l'ancienne version est immédiatement verrouillée et inaccessible aux approbateurs.Solutions détachées et décentraliséesDans les entreprises transformées par le numérique, une équipe ou un service utilise en moyenne plus de dix applications et solutions différentes. Ces solutions ne sont souvent pas intégrées nativement. Par exemple, une équipe créative peut avoir un vidéaste utilisant Final Cut Pro, un rédacteur utilisant Google Docs et un graphiste utilisant Canva. Ces solutions sont déconnectées les unes des autres et, sans système centralisé de gestion des flux de travail, la collaboration serait complexe. Chaque membre de l'équipe doit exporter ses ressources et les envoyer aux autres parties prenantes. L'organisation de l'accès à ces fichiers peut considérablement ralentir le processus. La décentralisation des solutions peut également compliquer la communication des commentaires par les approbateurs. Une solution courante consiste à mettre en place deux systèmes distincts dans le processus d'approbation : l'un pour le suivi et la gestion des tâches et des échéances, et l'autre pour le stockage des ressources et le contrôle des accès. Cela peut s'avérer contre-productif à long terme.Difficultés de collaboration entre les approbateurs internes et externesSi le livrable implique des approbateurs externes, il existe un risque de déconnexion entre les approbateurs internes et externes. Par exemple, le processus convenu pourrait prévoir que le livrable soit d'abord approuvé par des approbateurs internes (par exemple, les responsables marketing) avant d'être approuvé par des approbateurs externes. Toutefois, un client peut intervenir trop tôt dans le processus d'approbation, ce qui risque de créer de la confusion entre les parties prenantes. Il est crucial de disposer d'une solution de gestion des flux de travail centralisée, capable de fournir un tableau de bord unique où les approbateurs internes et externes peuvent communiquer, comprendre clairement l'état d'avancement du processus d'approbation et connaître les attentes à leur égard.Manque de transparence et de responsabilisationNe pas permettre à toutes les parties prenantes du processus d'approbation de suivre l'état d'avancement du projet en temps réel peut entraîner un manque de transparence.En conséquence, les personnes chargées de soumettre les documents risquent de consacrer trop de temps à la recherche d'approbations plutôt qu'au développement du livrable.Il sera difficile de garantir un processus d'approbation optimal sans responsabilisation.Créer et optimiser un processus d'approbation standardisé : étape par étapeBien que les processus d'approbation puissent varier en fonction de divers facteurs, voici les étapes de base à suivre pour créer un processus d'approbation standardisé et optimisé pour votre organisation :Étape 1 : Concevoir une matrice d'approbationUne matrice d'approbation est, en résumé, un document répertoriant les noms (ou les rôles) des approbateurs et les activités/actifs/livrables qui devront être approuvés tout au long du processus d'approbation Processus.Il est donc essentiel d'identifier vos approbateurs internes et, le cas échéant, externes, et de définir clairement leurs rôles et responsabilités. Dressez la liste de vos approbateurs et répartissez-les selon leur rôle et leur niveau d'influence. Identifiez et priorisez les approbateurs de haut niveau.Identifiez également les personnes qui doivent être informées mais qui n'ont pas besoin de vérifier/approuver chaque étape du processus. Assurez-vous que la matrice d'approbation est centralisée (par exemple, dans un logiciel de gestion des flux de travail, un logiciel de gestion des processus métier ou une solution de relecture en ligne) afin que toutes les personnes impliquées puissent suivre l'avancement du processus d'approbation.Dans une matrice d'approbation idéale, plus le niveau d'influence d'un approbateur/partie prenante est élevé, moins il aura d'éléments/ressources à approuver. Par exemple, un responsable financier devra peut-être approuver tous les formulaires de remboursement au préalable, tandis qu'un directeur financier (CFO) n'aura peut-être qu'à examiner un rapport mensuel ou hebdomadaire des remboursements.N'oubliez pas que la matrice d'approbation n'est pas un document ponctuel, mais qu'elle doit être mise à jour en continu pour refléter l'état du processus d'approbation lorsqu'un nouveau membre rejoint l'équipe ou lorsqu'un membre la quitte.Étape 2 : Définir les étapes du processus d'approbationL'étape cruciale suivante consiste à définir les étapes du processus d'approbation marketing.Si votre projet implique des approbateurs externes, nous vous recommandons de créer des documents distincts pour les étapes d'examen interne et externe. Ceci est particulièrement important pour les processus d'approbation longs, afin d'optimiser chaque étape séparément.Lors de la définition et de la documentation des différentes étapes du flux d'approbation, voici quelques points essentiels à prendre en compte :L'objectif est de concevoir efficacement les étapes d'approbation afin de garantir la productivité de tous les participants et de minimiser les goulots d'étranglement.Définissez les types de ressources ou de contenus à segmenter.Identifiez les éléments ou détails à approuver rapidement pour chaque ressource.Si votre processus implique des approbateurs externes, identifiez les ressources à examiner uniquement en interne, uniquement en externe, ou les deux.L'objectif principal de cette étape est de garantir que les approbateurs reçoivent les livrables au plus tôt afin de respecter les délais du projet.Une bonne approche consiste à interroger ou à sonder les parties prenantes impliquées dans les processus d'approbation précédents afin de mieux comprendre le fonctionnement actuel du flux et d'identifier les axes d'amélioration.Qualifications : possèdent-ils les qualifications nécessaires pour examiner et approuver certains aspects du processus ?Motivation : sont-ils disposés à fournir des commentaires et une approbation dans les délais impartis par le projet ?Disponibilité : sont-ils disponibles aux dates limites du projet ?Créativité : cet approbateur a-t-il le potentiel d'apporter des idées originales sur la manière d'améliorer le livrable du projet ?N'oubliez pas que plus le nombre d'approbateurs impliqués est élevé, plus les risques de divergences d'opinions et le nombre de cycles de révision augmentent. Dans la mesure du possible, limitez-vous à un seul approbateur par étape de révision.Étape 4 : Cartographie du processus d'approbationMaintenant que vous avez recueilli suffisamment d'informations sur le processus d'approbation, l'étape suivante consiste à créer une représentation visuelle du flux de travail sous la forme d'un diagramme de flux.Vous pouvez utiliser divers outils et techniques pour cartographier le processus d'approbation ; la méthode la plus simple et la plus courante consiste à utiliser le diagramme de flux ANSI (https://dl.acm.org/doi/pdf/10.1145/356566.356570) pour créer un diagramme de flux. Si vous avez déjà intégré une solution d'automatisation des flux de travail comme Aproove pour gérer votre processus d'approbation, vous pouvez utiliser le générateur de flux de travail intégré à la solution pour créer votre diagramme de flux.L'objectif ici est de créer le diagramme de flux tel quel, c'est-à-dire tel que le processus d'approbation est actuellement exécuté, et non tel que vous souhaiteriez qu'il le soit. Privilégiez la précision. Utilisez les informations que vous avez recueillies lors des étapes précédentes : définissez chaque étape de révision et identifiez les approbateurs pour chaque étape. Reportez-vous à la matrice d'approbation que vous avez créée.Incluez également des instructions claires pour les approbateurs concernant les détails suivants :Sur quoi doivent-ils donner leur avis ?Comment donner leur avis ?Quand avez-vous besoin de l'avis/de l'approbation ?Ne laissez pas un manque d'informations ralentir le processus d'approbation et communiquez clairement votre échéance.Plus votre diagramme de flux de travail est complet et précis, plus votre travail sera facile lors des prochaines étapes. Prenez donc le temps de peaufiner et d'affiner le diagramme de flux de travail afin de garantir sa précision maximale.Étape 5 : Optimisation du flux de travail d'approbationUne fois que vous disposez d'un diagramme de flux de travail précis pour le processus d'approbation, vous pouvez l'analyser afin d'identifier les points de blocage et les axes d'amélioration. L'objectif principal de l'optimisation du processus d'approbation est de minimiser les cycles de révision et de garantir une approbation aussi rapide que possible, sans compromettre la qualité du livrable ni sa conformité aux exigences du projet. Concernant l'optimisation d'un processus d'approbation, il est essentiel de limiter le nombre de cycles de révision à deux maximum par étape : un cycle permettant au demandeur de réviser le livrable en fonction des commentaires de l'approbateur, et un autre pour l'approbation/la validation de ces commentaires par l'approbateur. Réduire le nombre total de cycles de révision possibles peut s'avérer très efficace pour inciter les approbateurs à exploiter au mieux leurs commentaires. Étape 6 : Garantir une piste d'audit complète. Une fois votre processus d'approbation optimisé, la dernière étape (mais non des moindres) consiste à garantir une piste d'audit claire et détaillée. Selon le secteur d'activité de votre organisation, la conservation d'un registre complet du processus d'approbation peut également constituer une obligation légale. Stockez tous les documents examinés et approuvés dans une plateforme centralisée (par exemple, un logiciel de gestion des flux de travail) dotée d'une fonction de recherche, afin de faciliter leur recherche et leur utilisation ultérieure.Il est également judicieux d'établir des politiques et des modèles clairs pour les livrables complexes et les formats de fichiers difficiles à gérer (par exemple, les fichiers de conception ou les fichiers vidéo). Ceci garantit qu'aucun détail ne sera omis lors de la constitution d'une piste d'audit.ConclusionDisposer d'un processus d'approbation standardisé, optimal et efficace est essentiel pour améliorer la productivité et l'efficacité de votre entreprise. En renforçant le contrôle et l'optimisation des étapes d'approbation, vous réduirez considérablement les allers-retours tout au long du processus, ce qui améliorera la cohérence et la collaboration entre toutes les parties prenantes. Si vous souhaitez améliorer votre processus d'approbation marketing grâce à une gestion des flux de travail moderne et à un système de relecture en ligne, commencez dès aujourd'hui avec Aproove.
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