文書管理は、あらゆる組織にとって大きな悩みの種になり得ます。
組織が比較的小規模で、週に少数の文書しか扱わない場合、文書管理は問題にならないかもしれません。しかし、組織が成長し、月に数百から数千もの文書を保管・管理する必要が生じると、文書管理がいかに絶え間ない苦戦であるかを実感することになります。
データは今や世界で最も価値のある資産と見なされています。組織に出入りするデータ（および文書）の量は年々増加し続けており、適切な文書管理計画がなければ、そのペースに追いつくのに苦労するでしょう。
ワークフロー自動化ソフトウェアのようなテクノロジーのおかげで、現在では文書管理ワークフローに自動化を導入するという選択肢もあります。しかし、守るべき重要な点が一つあります。
自動化は、自動化するワークフローがすでに効率的である場合にのみ有益です。
さもなければ、自動化はその非効率性やボトルネックを増幅させるだけになります。
したがって、まずは適切な文書管理戦略を持ち、プロセスを最適化して可能な限り効率的にすることが極めて重要です。
この文書管理と自動化に関する専門ガイドでは、まさにこの課題への取り組み方を解説します。ワークフローとしての文書管理について最初から最後まですべてを学ぶことができ、このガイドを読み終える頃には、次のことをお伝えしています。
- 「文書」という用語の定義
- 文書管理の概念
- 文書管理ワークフローのさまざまな側面
- 文書管理ワークフローを最適化して効率を確保する方法
- 文書管理ワークフローに自動化を導入する方法
その他にも多数!
文書とは何か?
文書管理について論じる際、「文書」とは情報を記録するあらゆるものと定義できます。物理的な形態（すなわち紙）でも、デジタル形式（コンピュータ上のファイル）でも構いません。テキスト（契約書、スプレッドシート）、音声（音楽ファイル、録音）、動画、さらにはマルチメディアファイルまで、さまざまな種類のコンテンツを記録できます。
しかし、このデジタル時代においては、ほとんどの文書がデジタル形式です。その人気には理由があります。デジタルコピーは共有が容易で、保管に物理的なスペースを必要とせず、長期的には紙ベースの文書よりも作成・維持のコストがはるかに安いのです。
さまざまなデジタル文書形式
デジタル文書は種類（テキスト、画像、動画など）が異なるだけでなく、各種類をさまざまなファイル形式で保存できます。文書管理の重要な側面の一つは、組織のニーズや好みに応じて各文書を正しいファイル形式で保存することであり、これには文書をある形式から別の形式へ変換することも含まれます。
以下は、さまざまな種類の文書に一般的に使われる文書形式です。
- テキスト文書: .txt（標準テキストファイル）、.doc（Microsoft Word文書）、.docx（Open Office形式）。テキスト文書の保存に使用され、共有時に受信者が編集できます。
- PDF: Portable Document Formatの略です。PDFは編集可能にすることもできますが、通常は文書を共有・印刷するものの受信者に編集されるべきでない場合に使われます（そのためPDFは編集不可に設定されます）。
- スプレッドシート: .xls（Microsoft Excel形式）、.xlsx（Open Office形式）、.csv（カンマ区切り値）。スプレッドシートファイルは数値データを表形式で保存するために使われ、利用者は保存された任意のデータ値を調整し、計算値への影響を確認できます。財務・会計の数値、科学的な値、その他の数値データの保存に使われます。
- プレゼンテーション: .ppt（Microsoft Powerpoint形式）、.pptx（Open Office形式）。テキスト、画像、音声、動画ファイルを一つのプレゼンテーションファイル内に保存できます。
- 画像: .jpg、.jpegが標準的な画像ファイル形式で、.png（Portable Network Graphicsファイル）も一般的に使われます。
- 動画: .mov（Quicktime形式）と.ai（Audio Video Interleaveファイル）が動画ファイルの標準形式です。Motion Picture Entertainment Group（.mpeg）規格も一般的に使われ、.mp4や.m4vも同様です。
- 音声: .wav、.wave（Waveform Audioファイル）が音声文書の標準形式で、.aif、.aiff（Audio Interchange File Format）も一般的に使われます。Windows Media File（.mv）や.mp3形式も、圧縮音声ファイルによく使われます。
- HTML: 文書はHTMLまたはRTFファイルとして保存でき、インターネットブラウザ（Google Chrome、Internet Explorer、Apple Safariなど）で閲覧することを意図しています。
文書管理: その概念
前述の通り、このガイドは文書管理を可能な限り効果的かつ効率的にするための最適化を支援することを目的としており、最終的な目標は文書管理プロセスを完全に自動化することです。
それを効果的かつ効率的にする方法を理解するには、まず文書管理の概念を理解することが極めて重要です。
文書管理とは何か?
規模の大小を問わず、文書管理はあらゆるビジネスに不可欠な側面です。非常に単純な業務プロセスを持つ小規模なビジネスでも、その業務プロセスには少なくとも一つの文書が関わります。一方で、企業内のすべての文書は、その用途を最大化するために何らかの管理プロセスを必要とします。
では、文書管理とは何でしょうか?
文書管理とは、ビジネス情報を保存する文書を記録し、追跡し、安全に保管し、共有するプロセスと定義できます。
適切な文書管理の導入により、たとえば
を使用することで、企業は文書の保管、管理、共有にかかる時間とリソースを節約でき、最終的にはビジネスの生産性を向上させることができます。
バージョン管理とは、要するに、同じ文書がシステムに保存・取得される際に、その異なるバージョンを追跡するDMSソリューションの機能です。これにより利用者は、さまざまなバージョンを簡単に把握し、特定のバージョンに容易にアクセス・取得できます。
たとえば、改訂プロセスで意見の相違が生じた場合、グラフィックデザイナーは特定の文書バージョンを容易に検索、取得、共有して関係者に提示でき、承認プロセスの透明性と関係者全員の説明責任を向上させます。
デジタル文書は随時更新される傾向があるため、必要に応じて利用者が文書の以前のバージョンにアクセスできるようにするには、バージョン管理が不可欠です。
説明するまでもありませんが、DMSソリューションは、システム内に保存されたファイルや文書を利用者がすばやく見つけられる直感的な検索機能を提供すべきです。利用者は検索クエリや属性（すなわちタグやその他のメタデータの使用）を通じて文書を検索できるべきです。
効率的な文書管理システムは、信頼性の高いファイル共有・配布機能を提供すべきです。利用者は必要に応じて、単一の文書、フォルダ、あるいはシステムストレージ全体を共有できるべきです。システムは、適切な人だけが文書にアクセス、編集、共有できるよう、十分なアクセス制御を提供すべきです。
なぜ文書管理が必要なのか?
文書管理は、あらゆる組織が以下を確保するために必要不可欠です。
- 組織内のすべての関係者が、特定の文書がどこに保管されているかを把握できること。
- 文書が正しく保管され、そのセキュリティと完全性を確保できること。これは、貴社や顧客の機密情報が権限のない者に漏洩・盗難されるのを防ぐためです。
- 時間とリソースの節約。文書管理を適切に導入すれば、従業員の貴重な時間を管理業務から解放し、中核的な能力を必要とする業務に集中させることができます。
文書管理システム(DMS)とは何か?
文書管理システム(略してDMS)とは、文書管理プロセスを実行できるようにするシステムまたはソフトウェアソリューションを指します。
高度な文書管理システム(DMS)は、集中化・監視されたストレージを提供して文書のセキュリティを確保する、アクセス制御(いつ誰が文書にアクセスできるか)を管理する、検索・文書取得プロセスを効率化する、透明性のある監査証跡を提供する、といった機能を備えています。
文書管理プロセスは時間とリソースを消費する可能性があり、組織の日々の効率に影響を及ぼすことがあります。これが、多くの企業で文書管理が優先されにくい理由の一つです。
この効率性の問題に取り組むには、文書管理プロセスを効率化・最適化し、可能な限り効率的にするために、信頼性が高く効果的なDMSを適用すべきです。
文書管理システムはビジネスでどのように使われるのか?
実務上、文書管理システムは、あらゆる種類の文書をデジタル形式で取り込み、保管し、管理するために使われます。これには、紙の文書をデジタル形式に転記・変換することも含まれます。
これらの文書は、必要なときに容易に検索・取得できるよう、DMSソリューションの単一の集中化されたインターフェースに保存されます。
そのために、文書はその種類/カテゴリーに基づいてインデックス化されるべきです。インデックス化のプロセスは、部門別、公開時期別、ベンダー名別、その他の関連カテゴリー別に文書を分類するなど、ビジネスのニーズや好みに応じて異なります。
文書をデジタルで保存することは、アクセス制御や認証ポリシーの適用も容易にします。文書を物理的な形態で保管する場合、それらを安全に保つための専用スペース(施錠された部屋)が必要で、特定の文書を必要とする人に部屋の鍵を物理的に貸し出す必要があります。
文書管理システムを使えば、アクセス制御を容易に付与、監視、取り消しでき、適切な人が必要なときにのみ各文書にアクセスできるようにできます。これは長期的に、ビジネスの機密情報を保護するのに役立ちます。
また、文書はわずか数秒で検索・取得でき、組織全体の生産性と効率が向上します。
ファイル共有ソリューションでは不十分なのか?
今日では、信頼性が高く手頃な価格の多くのファイル共有ソリューション(DropBoxなど)が、文書の共有、レビュー、編集を可能にしています。要するに、文書管理ソリューションの中核的な機能の一部を提供しています。
しかし、これらのファイル共有ソリューションは確かに役立つものの、より効率化されたコラボレーションツール、アクセス制御/認証機能、より優れた災害復旧、より信頼性の高いデータセキュリティなど、その他の不可欠な機能は得られません。
現在、基本的なファイル共有ソリューションに頼っている場合は、文書管理プロセスを効率化、最適化、自動化したいのであれば、文書管理ソリューションへのアップグレードを検討すべきです。
文書管理システムで重視すべき主要機能
DMSソリューションによって独自の強みとして異なる機能を提供する場合がありますが、以下では、さまざまなDMSソリューションを評価する際に重視すべき必須機能をいくつか解説します。
- 安全で信頼性の高いストレージ
- 文書管理システムの最も重要な機能は、データセキュリティとアクセス性の適切なバランスを提供する集中化された文書ストレージです。すなわち、セキュリティを損なうことなく、文書を容易に検索・取得できるべきです。
- 一部のDMSソリューションはオンプレミスストレージ(文書を組織のオンプレミスサーバーに保存)を提供し、他はクラウドベースのストレージを提供し、両方の組み合わせを提供するものもあります。
- 文書の転記と変換
今日のデジタル時代においても、ビジネスは時折、物理的な文書を扱う必要があります。包括的な文書管理ソリューションは、これらの物理的な文書をデジタル形式に変換するプロセスを効率化する機能を提供すべきです。
一部のソリューションは、紙の文書をスキャンするOCR(光学文字認識)機能を提供します。OCRツールは、スキャンした画像を編集可能なテキスト文書(すなわち.docファイル)に自動変換します。この機能は、物理的な文書を大量に処理する必要がある場合にも役立ちます。たとえばOCR機能は、文書を一括でスキャンし、定義したパラメータに基づいて特定のテキスト情報を見つけ出すことができます。 - 正確な文書メタデータ
DMSシステムに保存された文書を容易に検索できるよう、各文書は適切なメタデータ(すなわち日時情報、文書を記録した人物、文書形式など)とともに保存されるべきです。一部の高度なDMSソリューションはメタデータを自動的に取得できますが、通常は文書を保存する際に利用者に適切なメタデータの入力を求めます。 - インデックス化
あらゆる文書管理システムの非常に重要な機能は、システムに保存されたデジタル文書を利用者がすばやく容易に検索できるようにすることです。DMSソリューションによってインデックス化のプロセスは異なります。各文書のメタデータや識別情報をシステム内で手動で追跡するものもあります。一方、高度なDMSソリューションは、一語一語のインデックス化や文書の内容から抽出したメタデータに基づいて、各文書に特定の分類を提供する場合があります。
とはいえ、どの方法を使うにせよ、DMSソリューションは、後述するように、毎回すばやく、効率的に、正確に文書を検索・取得できるよう、信頼性の高いインデックス化機能を提供すべきです。 - 文書の取得
あらゆるDMSソリューションのもう一つの重要な機能は、集中型またはクラウドベースのストレージから文書がどのように取得されるかです。
一見単純に見えますが、文書の取得は非常に複雑なプロセスです。利用者が目的の文書を検索・取得できるようにするだけでなく、同じ機能がアクセス制御(誰がどの文書にアクセスを許可されるか)も管理し、適切な認証を持つ者からの要求があった場合にのみ取得を許可すべきです。
文書取得機能の信頼性は、インデックス化機能と密接に関連します。高度なDMSソリューションは、メタデータや単語フィルタリングなど、利用者が意図した固有の識別情報に基づいて、文書へのアクセスと取得を可能にします。 - バージョン管理
- その性質上、文書管理システムソリューションは機密文書や機微なデータを保存するように設計されています。一方で、SQLインジェクション攻撃からデータ漏洩、暗号ランサムウェア感染まで、さまざまなサイバー犯罪活動が世界的に増加しています。したがって、十分なデータセキュリティを提供する適切なシステムを見つけることが極めて重要です。サイバーセキュリティのベストプラクティスの実施に取り組み、十分なセキュリティインフラを備えたベンダーを必ず選んでください。
もう一つ注意すべきセキュリティの側面はデータバックアップです。文書管理システムソリューションのストレージを容易にバックアップできるかどうかを確認してください。システムが自動バックアップを提供する場合は、これらのバックアップがどのくらいの頻度で実行されるかを確認し、バックアップデータの完全性を監視してください。
文書管理を自動化する方法
効率化・最適化された文書管理ワークフローを構築するには、最終的に、繰り返しの管理業務の実行から自分自身(および従業員)の貴重な時間を解放できるよう、文書処理を自動化したいと考えるでしょう。
ただし、前述の通り、自動化を導入する前に文書管理プロセスがすでに可能な限り効率的であることを確保することが極めて重要です。さもなければ、非効率性を増幅させるだけになります。
そこで、文書管理ワークフローを最適化・自動化する方法は次の通りです。
1. 現在の文書管理ワークフローを可視化する
理解していないものは最適化できません。したがって、文書管理プロセスを最適化する最初のステップは、ワークフローをワークフロー図に可視化することです。
Aprooveのような包括的なDMSソリューションは組み込みのワークフロービルダープロセスを提供しているため、このステップをDMS内で直接行うことができます。
ワークフローの可視化にはさまざまな方法を使えますが、通常は基本的なフローチャートで十分です。ワークフロー図は以下を満たすべきです。
- 文書管理ワークフローの正確な現状(as-is)を表現していること(欠陥や非効率性を含め、ワークフローが現在どのように実行されているかを可視化すること)。
- 文書管理プロセスを完了するために必要なすべてのステップを正しい順序で列挙すること。必要に応じてワークフローに関わる関係者にヒアリングを行うこと。
- ワークフローに関わるすべての関係者(内部・外部)を列挙すること。
- ワークフローの各ステップを完了するために必要なすべてのリソース、資材、情報を列挙すること。
ワークフロー図がより完全で正確であるほど、文書管理プロセスをより良く最適化・自動化できます。
2. 現在の文書管理プロセスを分析する
可視化したワークフロー図を分析し、ボトルネックや非効率性を特定し、ワークフローの指標やKPIを使って現在のワークフローのパフォーマンスを測定します。
ボトルネックを特定したら、根本原因分析を行って問題の原因を突き止め、目に見えるボトルネックの先を見て真の元凶を見つけ出します。これらの分析結果に基づいて、ワークフローを改善する計画を立てます。
ワークフローの現在のパフォーマンスをベンチマークしておくのが最善です。そうすれば、ワークフローを最適化した後にこのベンチマークと比較できます。
3. 最適化を実施する
前のステップで立てた最適化計画に基づいて、意図した変更を文書管理プロセスに実装し始めることができます。
関係者にこれらの変更をレビューしてもらい、ワークフローが実際に改善されたのか、それとも振り出しに戻る必要があるのかを確認してもらいます。可能な限り効率的であると確信できるまで、ワークフローを何度も再分析・再最適化する必要があるかもしれません。
必要に応じて、ワークフローの関係者からフィードバックを得ましょう。ワークフローをどのように最適化すべきか、非効率性をどのように削減・排除すべきかについて、彼らが貴重な洞察を提供してくれるかもしれません。
必要に応じてワークフロー図を更新します。
4. 自動化を導入する
文書管理プロセスが最適化されたら、ワークフローへの自動化の導入を始めることができます。ワークフローをさらに効率化するには、ワークフロー内のできるだけ多くのタスク/ステップを自動化すべきです。
そのためには、各ステップを自動化する実現可能性を評価します。特定のタスクを自動化するには異なるテクノロジーやソリューションが必要になる場合があり、経済的に実現可能でないこともあります。それはプロセス全体にとって逆効果になります。
優先すべきは、比較的単純ですが繰り返しの多いタスクです。たとえば、新しい文書エントリーへのタグ付けや新しい文書の分類などです。これらのタスクは通常かなり簡単に自動化でき、貴重な従業員をこうした繰り返し作業から解放することで有益な効果をもたらします。
4. パフォーマンスを監視し、それに応じて調整する
意図した変更を実施し、タスクを自動化しました。しかし、以下のために文書管理ワークフローのパフォーマンスを定期的に監視することが依然として重要です。
- 最適化/自動化の前より実際に効率的になっているかを確認する
- 新たに見つかったボトルネックや非効率性をできるだけ早く特定する
- 自動化の新たな機会を特定する
繰り返しになりますが、可能な限り関係者を巻き込み、フィードバックを提供してもらいましょう。ワークフローのパフォーマンス追跡に彼らを巻き込むことで、今後の改善のためのさらなる領域も特定できるかもしれません。
まとめ
ご覧の通り、文書管理は単に文書をクラウドに安全に保管することではなく、それ以上の多くを意味します。
適切な文書管理システム(DMS)ソリューションに投資することで、非常に複雑になり得る文書管理プロセス全体を効率化できます。ビジネスが大きく成長するほど、文書管理ワークフローの最適化と自動化が重要になります。
文書管理ワークフローを適切に最適化・自動化することで、ひいては組織に次のような利点をもたらすことができます。
- 包括的な文書管理システムにより、すべての文書をより簡単に管理できる。
- 時間とリソースを節約できる。文書管理タスクの一部またはすべてを自動化することで、従業員を組織の目標達成により貢献するタスクに従事させることができます。
- 十分なデータセキュリティインフラを備えた文書管理システム(DMS)ソリューションを選ぶことで、機微なデータが常に安全であることを確保できる。
