Guide des systèmes de gestion documentaire et d'automatisation des flux de travail

La gestion des documents peut être un véritable casse-tête pour toute organisation.

Lorsque votre organisation est relativement petite et que vous ne gérez qu'un petit nombre de documents par semaine, la gestion des documents peut ne pas poser de problème. Cependant, à mesure que votre organisation grandit et a besoin de stocker et de gérer des centaines, voire des milliers de documents par mois, vous constaterez que la gestion documentaire peut devenir un défi constant.

Les données sont désormais considérées comme la ressource la plus précieuse. La quantité de données (et de documents) entrant et sortant d'une organisation n'a cessé d'augmenter au fil des ans. Il vous sera donc difficile de suivre le rythme sans un plan de gestion documentaire adéquat. Grâce à des technologies telles que les logiciels d'automatisation des flux de travail, nous avons désormais la possibilité d'automatiser le flux de travail de gestion documentaire. Cependant, un point crucial doit être respecté : l’automatisation n’est bénéfique que si le flux de travail automatisé est déjà efficace. Dans le cas contraire, elle ne fera qu’amplifier ses inefficacités et ses goulots d’étranglement. Il est donc essentiel de mettre en place dès le départ une stratégie de gestion documentaire adéquate, d’optimiser le processus et de veiller à son efficacité maximale. Dans ce guide expert sur la gestion et l’automatisation documentaires, nous aborderons précisément cette problématique. Vous apprendrez tout, du début à la fin, sur la gestion documentaire en tant que flux de travail. À la fin de ce guide, nous vous informerons sur :

• La définition du terme « document ».
• Le concept de gestion documentaire
• Les différents aspects du flux de travail de gestion documentaire
• Comment optimiser le flux de travail de gestion documentaire pour garantir son efficacité
• Comment automatiser un flux de travail de gestion documentaire

Et plus encore !

Que sont les documents ?

Lorsqu'on parle de gestion documentaire, on peut définir un « document » comme tout qui enregistre des informations. Il peut s'agir d'un support physique (par exemple, une feuille de papier) ou d'un format numérique (un fichier sur un ordinateur). Il peut enregistrer différents types de contenu : texte (contrats, feuilles de calcul), audio (fichiers musicaux, enregistrements), vidéo et même fichiers multimédias. À l’ère du numérique, la plupart des documents sont au format numérique, et cette popularité se justifie : les copies numériques sont plus faciles à partager, ne nécessitent aucun espace physique de stockage et, à long terme, sont bien moins coûteuses à produire et à gérer que les documents papier. Différents formats de documents numériques : Les documents numériques se présentent non seulement sous différentes formes (texte, image, vidéo, etc.), mais chaque type peut être stocké dans différents formats de fichiers. Un aspect essentiel de la gestion documentaire est de s'assurer que chaque document est stocké dans le format de fichier approprié, en fonction des besoins et des préférences de l'organisation. Cela peut impliquer la conversion de documents d'un format à un autre.

Voici les formats de documents couramment acceptés pour différents types de documents :

• Documents texte : .txt (fichier texte par défaut), .doc (document Microsoft Word), .docx (format OpenOffice). Ces formats sont utilisés pour stocker des documents textuels et peuvent être modifiés par le destinataire lors du partage.
• PDF : signifie Portable Document Format. Bien que les fichiers PDF puissent être modifiés, ils sont généralement utilisés lorsque le document est destiné à être partagé ou imprimé, mais ne doit pas être modifié par le destinataire (le PDF est donc non modifiable).
• Tableur : .xls (format Microsoft Excel), .xlsx (format OpenOffice), .csv (fichier CSV). Valeurs). Les fichiers tableur servent à stocker des données numériques sous forme de tableau. Les utilisateurs peuvent modifier n'importe quelle valeur et observer l'impact sur les calculs. Ils sont utilisés pour stocker des données financières/comptables, des valeurs scientifiques et d'autres données numériques.
• Présentation : Les formats .ppt (Microsoft PowerPoint) et .pptx (OpenOffice) permettent de stocker du texte, des images, de l'audio et de la vidéo dans un seul fichier.
• Images : Les formats .jpg et .jpeg sont les formats d'image standard. Le format .png (Portable Network Graphics) est également courant.
• Vidéo : Les formats .mov (QuickTime) et .ai (Audio Video Interleave) sont les formats vidéo standard. Le format .mpeg (Motion Picture Entertainment Group) est également couramment utilisé, ainsi que les formats .mp4 et .m4v. Audio : Les formats .wav et .wave (fichier audio Waveform), format standard pour les documents audio, ainsi que les formats .aif et .aiff (Audio Interchange File Format) sont également couramment utilisés. Les formats .mv (Windows Media File) et .mp3 sont aussi fréquemment utilisés pour les fichiers audio compressés. HTML : Les documents peuvent être enregistrés au format HTML ou RTF et sont destinés à être visualisés dans un navigateur Internet (Google Chrome, Internet Explorer, Apple Safari, etc.). Gestion documentaire : Le concept. Ce guide, comme mentionné précédemment, est conçu pour vous aider à optimiser la gestion documentaire afin de la rendre aussi efficace et efficiente que possible. L'objectif est d'automatiser entièrement le processus de gestion documentaire.
  
  Il est crucial de comprendre le concept de gestion documentaire pour savoir comment la rendre efficace et efficiente.
• Qu'est-ce que la gestion documentaire ?

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  Quelle que soit leur taille, les entreprises, la gestion documentaire est un aspect essentiel de toutes les activités. Même une petite entreprise aux processus métier très simples utilise au moins un document. Par ailleurs, tous les documents d'une entreprise nécessitent un processus de gestion pour une utilisation optimale.
  
  Qu'est-ce que la gestion documentaire ?
  
  On peut définir la gestion documentaire comme un processus permettant d'enregistrer, de suivre, de stocker en toute sécurité et de partager les documents contenant des informations commerciales.
  
  Avec une mise en œuvre appropriée de la gestion documentaire, par exemple à l'aide d'un logiciel d'automatisation des flux de travail (comme `workflow-automation-software?hsLang=en-us`), les approbations et les cycles de révision sont essentiels au bon fonctionnement de l'organisation (notamment dans le secteur créatif).
  
  En résumé, le versionnage est une fonction d'une solution de gestion documentaire qui permet de suivre les différentes versions d'un même document lors de son stockage et de sa consultation. Les utilisateurs peuvent ainsi facilement suivre les différentes versions et accéder à une version spécifique.
  
  Par exemple, en cas de litige lors d'une révision, un graphiste peut facilement rechercher, récupérer et partager une version spécifique du document avec les parties prenantes, ce qui améliore la transparence du processus d'approbation et la responsabilisation de chacun.
  
  Les documents numériques étant régulièrement mis à jour, le versionnage est essentiel pour permettre aux utilisateurs d'accéder aux versions précédentes en cas de besoin.
• Recherche
  
  Comme son nom l'indique, la solution de gestion documentaire doit proposer une fonction de recherche intuitive permettant aux utilisateurs de trouver rapidement les fichiers ou documents stockés dans le système. La recherche de documents s'effectue par requêtes et attributs (par exemple, à l'aide de balises ou d'autres métadonnées).
• Partage de fichiers
  
  Un système de gestion documentaire efficace doit offrir des fonctions fiables de partage et de distribution de fichiers. Les utilisateurs peuvent ainsi partager un document, un dossier, voire l'intégralité du stockage système selon leurs besoins. Le système doit offrir un contrôle d'accès adéquat pour garantir que seules les personnes autorisées puissent accéder aux documents, les modifier et les partager.
• Sécurité des données
  
  

Pourquoi la gestion documentaire ?

La gestion documentaire est essentielle pour toute organisation afin de garantir :

• Que chaque personne concernée au sein de l'organisation sache où se trouve un document spécifique.
• Que les documents soient stockés correctement afin de garantir leur sécurité et leur intégrité. Ceci afin d'empêcher la fuite ou le vol d'informations sensibles concernant votre entreprise et vos clients par des tiers non autorisés.
• Gagnez du temps et des ressources. Une mise en œuvre adéquate de la gestion documentaire peut libérer vos employés d'un temps précieux consacré aux tâches administratives, leur permettant ainsi de se concentrer sur des missions qui requièrent leurs compétences clés. Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire (GED) ? Un système de gestion documentaire, ou GED, désigne un système ou une solution logicielle permettant de gérer les documents. Un système de gestion documentaire (GED) avancé peut offrir des fonctionnalités telles que la sécurisation des documents grâce à un stockage centralisé et surveillé, la gestion des accès (qui peut consulter le document à un moment donné), la simplification du processus de recherche et de récupération des documents, ainsi que la mise à disposition de pistes d'audit transparentes. Les processus de gestion documentaire peuvent être chronophages et gourmands en ressources, et impacter l'efficacité quotidienne de l'organisation. C'est en partie pourquoi la gestion documentaire est souvent reléguée au second plan par de nombreuses entreprises.
  
  Un système de gestion documentaire (GED) fiable et efficace doit être mis en place pour rationaliser et optimiser le processus de gestion documentaire et garantir son efficacité maximale afin de résoudre ce problème d'efficience.
• Comment les systèmes de gestion documentaire sont-ils utilisés en entreprise ?

• En pratique, un système de gestion documentaire est utilisé pour capturer, stocker et gérer tous les types de documents sous leur forme numérique. Cela peut inclure la transcription et la conversion de documents papier en format numérique. Ces documents sont stockés dans l'interface unique et centralisée de la solution de gestion documentaire (GED) afin de garantir leur consultation et leur récupération aisées en cas de besoin. Pour ce faire, les documents doivent être indexés selon leur type ou leur catégorie. Le processus d'indexation peut varier en fonction des besoins et des préférences de l'entreprise, par exemple en classant les documents par service, date de publication, nom du fournisseur ou autres critères pertinents. Le stockage numérique des documents facilite également le contrôle d'accès et l'application des politiques d'authentification. Lorsque les documents sont stockés physiquement, il faudrait un espace déshydraté (une pièce fermée à clé) pour les conserver en toute sécurité, et il faudrait prêter physiquement la clé aux personnes ayant besoin d'un document spécifique. Grâce à un système de gestion documentaire, il est facile d'accorder, de contrôler et de révoquer les accès, et de garantir que les personnes autorisées puissent accéder à chaque document uniquement lorsque cela est nécessaire. À long terme, cela peut vous aider à protéger les informations sensibles de votre entreprise.
  
  De plus, les documents peuvent être recherchés et récupérés en quelques secondes, ce qui améliorera la productivité et l'efficacité globales de votre organisation.
• Une solution de partage de fichiers ne suffira-t-elle pas ?

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  Cependant, bien que ces solutions de partage de fichiers puissent s'avérer utiles, elles ne proposent pas d'autres fonctionnalités essentielles telles que des outils de collaboration plus performants, des fonctions de contrôle d'accès et d'authentification, une meilleure reprise après sinistre et une sécurité des données plus robuste, entre autres.
  
  Supposons que vous utilisiez actuellement une solution de partage de fichiers basique. Dans ce cas, vous devriez opter pour une solution de gestion documentaire si vous souhaitez rationaliser, optimiser et automatiser votre processus de gestion documentaire.Fonctionnalités clés à rechercher dans un système de gestion documentaireBien que différentes solutions de gestion documentaire puissent proposer différentes fonctionnalités comme arguments de vente uniques, nous aborderons ci-dessous certaines des fonctionnalités indispensables à rechercher lors de l'évaluation de différentes solutions de gestion documentaire :
  1. Stockage sécurisé et fiable
  2. La fonctionnalité la plus importante d'un système de gestion documentaire est le stockage centralisé des documents qui offre le juste équilibre entre sécurité et accessibilité des données. Autrement dit, les documents doivent être facilement consultables et récupérables sans compromettre la sécurité. Certaines solutions de gestion documentaire (GED) proposent un stockage sur site (les documents sont stockés sur les serveurs de l'entreprise), d'autres un stockage dans le cloud, et certaines combinent les deux. Transcription et conversion de documents. Même à l'ère du numérique, votre entreprise aura encore besoin de traiter des documents physiques. Une solution de gestion documentaire complète doit proposer des fonctionnalités pour simplifier la conversion de ces documents en formats numériques. Certaines solutions offrent la fonction OCR (reconnaissance optique de caractères) pour numériser les documents papier. L'outil OCR convertit automatiquement l'image numérisée en un document texte modifiable (fichier .doc). Cette fonctionnalité est également utile pour le traitement de documents physiques en masse. La fonction OCR, par exemple, peut analyser des documents en masse et extraire des informations textuelles spécifiques en fonction de paramètres définis. Métadonnées précises des documents : Chaque document doit être stocké avec les métadonnées appropriées (date et heure, auteur, format, etc.) afin de faciliter la recherche dans le système de gestion documentaire (GED). Certaines solutions GED avancées peuvent importer automatiquement les métadonnées, mais généralement, l'utilisateur devra les fournir lors de l'enregistrement du document. Indexation : Une fonctionnalité essentielle de tout système de gestion documentaire est la possibilité de rechercher rapidement et facilement les documents numériques. Les processus d'indexation varient selon les solutions GED. Certaines effectuent un traçage manuel des métadonnées et une identification de chaque document. D'autres, plus avancées, proposent une classification par mot ou par métadonnées extraites du contenu.
     
     Néanmoins, quelle que soit la méthode utilisée, la solution de gestion documentaire (GED) doit offrir une fonction d'indexation fiable pour garantir une recherche et une récupération rapides, efficaces et précises des documents, comme nous le verrons ci-dessous.
  3. Récupération de documents
     
     Une autre fonctionnalité essentielle de toute solution de GED est la manière dont un document est récupéré depuis son stockage central ou dans le cloud.
     
     Apparemment simple, la récupération de documents est en réalité un processus complexe. Elle doit non seulement permettre aux utilisateurs de rechercher et de récupérer un document, mais aussi gérer le contrôle d'accès (qui est autorisé à accéder à quel document) et n'autoriser la récupération que lorsque la requête provient d'une personne dûment authentifiée.
     
     La fiabilité de la fonction de récupération de documents est étroitement liée à la fonction d'indexation. Les solutions de gestion documentaire avancées permettront aux utilisateurs d'accéder aux documents et de les récupérer en fonction d'identifiants uniques définis par l'utilisateur, tels que les métadonnées, le filtrage par mot-clé, etc.
  4. Gestion des versions
     
     

• 1. Par nature, une solution de gestion documentaire est conçue pour stocker des documents confidentiels et des données sensibles. Or, les cyberattaques sont en pleine expansion à l'échelle mondiale, qu'il s'agisse d'attaques par injection SQL, de violations de données ou d'infections par rançongiciel. Il est donc crucial de choisir un système adapté offrant une sécurité des données optimale. Assurez-vous de sélectionner un fournisseur engagé dans la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de cybersécurité et disposant d'une infrastructure de sécurité adéquate.
     
     Un autre aspect de sécurité important à prendre en compte est la sauvegarde des données. Vérifiez la facilité de sauvegarde des données stockées par votre système de gestion documentaire. Si le système propose une sauvegarde automatique, vérifiez la fréquence de ces sauvegardes et surveillez l'intégrité des données sauvegardées.
  Comment automatiser la gestion documentaire
  Pour créer un flux de travail de gestion documentaire rationalisé et optimisé, l'objectif final est d'automatiser le traitement des documents afin de libérer votre temps (et celui de vos employés) des tâches administratives répétitives.Cependant, comme indiqué précédemment, il est crucial de s'assurer que le processus de gestion documentaire est déjà aussi efficace que possible avant de mettre en œuvre l'automatisation, sous peine d'amplifier les inefficacités.
  
  Cela étant dit, voici comment optimiser et automatiser votre flux de travail de gestion documentaire :1. Cartographiez votre flux de travail actuel de gestion documentaire

• Vous ne pouvez pas optimiser ce que vous ne comprenez pas, la première étape de l'optimisation du processus de gestion documentaire consiste donc à cartographier le flux de travail dans un diagramme de flux de travail. Les solutions de gestion documentaire complètes comme Aproove offrent un outil intégré de création de flux de travail, vous permettant ainsi de réaliser cette étape directement dans le système.
  
  Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour modéliser le flux de travail, mais un simple organigramme suffit généralement. Le diagramme de flux de travail doit :
  • Représenter fidèlement le flux de travail de gestion documentaire tel qu'il est (en décrivant son fonctionnement actuel, y compris ses défauts et ses inefficacités).
  • Lister toutes les étapes nécessaires à la réalisation du processus de gestion documentaire dans leur ordre chronologique. Interrogez les parties prenantes impliquées dans le flux de travail, selon les besoins.
  • Listez toutes les parties prenantes (internes et externes) impliquées dans le flux de travail.
  • Listez toutes les ressources, le matériel et les informations nécessaires pour réaliser chaque étape du flux de travail.
  Plus votre diagramme de flux de travail est complet et précis, mieux vous optimiserez et automatiserez le processus de gestion documentaire.2. Analysez votre processus actuel de gestion documentaireAnalysez le diagramme de flux de travail, identifiez les goulots d'étranglement et les inefficacités, et utilisez les indicateurs clés de performance (KPI) du flux de travail pour mesurer ses performances actuelles.
  
  Une fois les goulots d'étranglement identifiés, effectuez une analyse des causes profondes pour déterminer l'origine du problème, afin de voir au-delà du goulot d'étranglement visible et de trouver le véritable coupable. Élaborez un plan d'amélioration du flux de travail en vous basant sur les résultats de cette analyse.
  
  Il est préférable d'établir un référentiel des performances actuelles de votre flux de travail afin de pouvoir le comparer à ce référentiel une fois optimisé.3. Mise en œuvre de l'optimisationÀ partir du plan d'optimisation élaboré à l'étape précédente, vous pouvez commencer à intégrer les modifications prévues au processus de gestion documentaire.
  
  Impliquez les parties prenantes à examiner ces modifications afin qu'elles puissent confirmer l'amélioration du flux de travail ou déterminer s'il est nécessaire de revoir votre copie. Il peut être nécessaire de réanalyser et de réoptimiser le flux de travail à plusieurs reprises jusqu'à ce que vous soyez certain de son efficacité maximale.
  
  Si besoin, sollicitez l'avis des parties prenantes du flux de travail. Leurs suggestions peuvent s'avérer précieuses pour optimiser le flux de travail et identifier les sources d'inefficacité.
  
  Mettez à jour votre diagramme de flux de travail au besoin.4. Implémenter l'automatisationUne fois le processus de gestion documentaire optimisé, vous pouvez commencer à implémenter l'automatisation du flux de travail. Pour rationaliser davantage le flux de travail, vous devriez automatiser autant de tâches/étapes que possible.
  
  Pour ce faire, évaluez la faisabilité de l'automatisation de chaque étape. Vous pourriez avoir besoin de différentes technologies et solutions pour automatiser des tâches spécifiques, et cela pourrait ne pas être économiquement viable, ce qui serait contre-productif pour l'ensemble du processus.
  
  Votre priorité devrait être les tâches relativement simples mais répétitives, par exemple, l'étiquetage des nouvelles entrées de documents et la catégorisation des nouveaux documents. Ces tâches sont généralement assez faciles à automatiser et peuvent avoir un impact bénéfique en libérant vos précieux employés de ces tâches répétitives.4. Surveillez les performances et ajustez-les en conséquenceVous avez mis en œuvre les changements prévus et automatisé les tâches. Cependant, il est toujours important de surveiller régulièrement les performances de votre flux de travail de gestion documentaire afin de :
  • Vous assurer qu'il est effectivement plus efficace qu'avant l'optimisation/l'automatisation
  • Identifier au plus vite les nouveaux goulots d'étranglement et les inefficacités
  • Identifier de nouvelles opportunités d'automatisation
  Encore une fois, impliquez vos parties prenantes autant que possible et recueillez leurs commentaires. En les impliquant dans le suivi des performances de votre flux de travail, vous pourrez également identifier d'autres pistes d'amélioration.Conclusion
  
  Comme nous pouvons le constater, la gestion documentaire ne se limite pas au simple stockage sécurisé de vos documents dans le cloud, mais va bien au-delà.
  
  Investir dans une solution de système de gestion documentaire (GED) adaptée peut vous aider à rationaliser l'ensemble du processus de gestion documentaire, qui peut s'avérer très complexe. Plus votre entreprise se développe, plus il est important d'optimiser et d'automatiser la gestion de vos documents.
  
  Une optimisation et une automatisation adéquates de votre flux de travail de gestion documentaire peuvent offrir les avantages suivants à votre organisation :
  • Gérer tous vos documents plus facilement grâce à un système de gestion documentaire complet
  • Gagner du temps et des ressources. En automatisant tout ou partie de vos tâches de gestion documentaire, vous permettez à vos employés de se concentrer sur des tâches plus productives pour atteindre les objectifs de votre organisation.
  • Garantir la sécurité de vos données sensibles en choisissant une solution de gestion documentaire (GED) dotée d'une infrastructure de sécurité des données appropriée.