マーケティングプロジェクトマネージャーは、目まぐるしく変化する今日のマーケティングの世界における縁の下の力持ちです。大きな全体像に片目を向け、もう一方の目で燃え盛るトーチを見守りながら、チーム、タスク、スケジュール、成果物、詳細、コミュニケーションをまとめ上げる人々です。エージェンシー向けのプロジェクト管理は、とりわけマーケティングエージェンシー分野で大きな変革を遂げましたが、すべてを頭の中や紙の上でこなしているなら、難しい局面に直面することになります！
嬉しいことに、コミュニケーションやマーケティングキャンペーンを構成する多数のプロジェクトをマーケティングプロジェクトマネージャーがうまくさばくのに役立つエージェンシー向けプロジェクト管理ソフトウェアがあります。エージェンシー向けプロジェクト管理ソフトウェアがあれば、混沌の雲を見通し、チーム全体とコミュニケーションを取り、緊張の張り詰めた状況を抑えておけます。
マーケティングプロジェクトマネージャーがそうしたシステムをどのように使うか、その一例を「ある一日の暮らし」を通じてご覧ください。
午前6:30 構造化されたスタート
サラは目覚まし時計で目を覚まします。マーケティングプロジェクトマネージャー、それも経験豊富なマネージャーとして、彼女は今日一日が慌ただしくなることを分かっています。だからこそ、コーヒーが落ち始める前にすら、彼女はスマートフォンでエージェンシー向けプロジェクト管理アプリをチェックします。どこにいてもプロジェクトと完全につながっていられるエージェンシー向けソフトウェアのおかげで、彼女はすぐにはオフィスに向かわないかもしれません。彼女はアプリを開いて夜間の更新を確認します。海外チームが残したコメント、いくつかの緊急メール、完了したタスクなどです。
プロジェクト管理画面に目をやると、クライアントの成果物のひとつに停止シグナルが出ていることに気づきます。タスクが期限を過ぎているのです。コンテンツライティングチームが、昨日締め切りだったドラフトをまだ提出していません。しかし彼女は心配していません。その問題を解決するツールを持っているからです。オフィスに戻ったら対処しようと心に留めます。
午前8:30 一日の始動
サラはちょうど自分のデスクに着いたところで、コーヒーを一杯注ぎ、ノートパソコンの電源を入れます。オフィスのプラットフォームから、広告代理店向けプロジェクト管理ツールにアクセスできます。それは彼女にとってその日の「ミッションコントロール」として機能します。プロジェクトのスケジュール、マイルストーン、保留中のタスクを一目で見せてくれます。
彼女はフラグの立った項目を掘り下げることから一日を始めます。ソフトウェアの統合チャットツールを通じてコンテンツライティングチームに質問を投げかけ、担当者がクライアントに追加情報を求めたものの受け取っていなかったことを知ります。大量のメールを送ることなく、サラはクライアントを加えて、簡単な返答だけを依頼します。
そのやり取りがシステムに入力された後、サラは新しいドラフトの締め切りを設定し、タイムラインの変更についてクライアントに知らせます。広告代理店向けプロジェクト管理ツールのおかげで、チームは重要な詳細を見逃さずに済みます。
午前9:00 毎日のスタンドアップミーティング
サラはチームを毎日のスタンドアップミーティングに招集します。毎週2時間もの入力作業を要するExcelスプレッドシートや紙のリストに10分を無駄にする代わりに、チームはエージェンシー向けプロジェクト管理ソフトウェアを開きます。すべてのタスクとプロジェクトのステータスがすべてのチームメンバーに見え、各自が自分の障害についてメモを追加できます。
このソフトウェアがあれば、全員がシンプルで迅速かつ構造化されたステータス更新を提供でき、サラは注意が必要な障害、たとえばデザインチームがクライアントから受け取ったブランディングガイドラインについて説明を求めているといったことを、即座に特定できます。個々のファイルやメッセージが、検索可能な大きなプロジェクト管理ツールに集約されるため、サラはデザインチームが必要とするドキュメントを素早く見つけ、タスクに添付し、その依頼の背景にあるコンテキストを提供できます。
15分以内に、チームは必要なすべての情報を手に入れ、全員が順調に進み、サラは一日が始まるにあたってプロジェクトが円滑に進行していることに自信を持ちます。
午前10:00 クライアントの要望への対応
サラのクライアントは多くのプロジェクトの要望を出します。昨日は土壇場の変更、今日は新しいキャンペーンのアイデアでした。クライアントは、すべての要素をまとめ、目標を確実に達成するためにサラを頼りにしています。
午前中の半ば、進行中のソーシャルメディアキャンペーンのステータス更新を求めるメールがクライアントから届きます。あわててデータをかき集める代わりに、サラはチームの一連のソーシャルメディアアプリと連携したエージェンシー向けプロジェクト管理ソフトウェアを開きます。そして、彼女が求める指標、すなわちエンゲージメント率、フォロワーの増加、最近の投稿からのクリック数を提供するレポートを実行します。
午前11:30 リソース割り当て
サラにとって最大の課題は、チームのキャパシティのバランスを取ることです。数多くのクライアントやキャンペーンが同時に進行し得ます。スタッフに過剰なリソースが割り当てられるべきではありません。
サラは広告代理店向けプロジェクト管理ソフトウェアのリソース管理機能を使って、チームのキャパシティを確認します。色分けされたヒートマップは、エージェンシーの作業量の面で、誰が割り当て不足か、キャパシティいっぱいか、過負荷かを示します。彼女は、ジュニアデザイナーの一人がタスクに遅れをとっていることに気づき、そのジュニアデザイナーから一部の作業を、より手の空いているデザイナーに割り当て直すことにします。
ソフトウェアのおかげで、この引き渡しは自動的に行われます。関連するすべてのファイルとコメントが他のデザイナーに転送された状態でタスクが再割り当てされ、作業の継続性が確保されます。ジュニアデザイナーは作業量が軽くなった通知を即座に受け取り、もう一方のデザイナーは新しいタスクについて知らされます。
午後1:00 ランチと学び
昼休みでさえ、サラは効率について考えています。彼女はこの時間を使って、広告代理店向けプロジェクト管理ツールの自動化機能についてもっと学んでいます。自動化ツールの導入は、サラにとって変革をもたらすものでした。彼女はもはや、プロジェクトに伴うリマインダーメールを作成したり、タイムラインを手動で更新したりする必要がありません。人を追いかけることなく、期限が来たときにソフトウェアが自動的に人々にリマインドするようにできます。
サラは自動化されたプロジェクトレポートについてのYouTubeチュートリアルを見るために数分を自分に与えます。昼休みが終わるころには、彼女は毎週の自動メールを設定し、各更新をクライアントに送信して、各プロジェクトのステータスの概要を提供するようにしました。それは彼女が考えなければならないことがひとつ減ったということであり、クライアントが彼女の会社を使い続けるもうひとつの良い理由でもあります。
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午後2:00 外部パートナーとの協業
午後、彼女はクライアントの一人の広告配置を担当する外部のメディアバイイングエージェンシーとのビデオ通話に参加します。彼女はプロジェクト管理ソフトウェアを通じて最新のクリエイティブアセットへのアクセスを提供し、プロジェクトフォルダへのリンクを共有します。特定のキャンペーンの最新の承認済みアセットは、キャンペーンごとに整理され、バージョン番号が明確にラベル付けされて、便利に一箇所にまとめられています。
連携により、外部チームは彼女の社内システムに入ることなくサラと作業できます。サラはメールでファイルをやり取りしたり、どのバージョンが最新か悩んだりする必要がありません。外部チームはプラットフォームから必要なものをライブでダウンロードし、彼らが行った変更はリアルタイムで追跡されます。
午後3:30 予期せぬ緊急対応
予期せぬ危機がなければ一日は完結しません。午後遅く、サラのクライアントが、2日後、つまり予定より2日早くメール一斉配信を送る必要があると慌てて電話してきます。サラの広告代理店向けプロジェクト管理ソフトウェアは、彼女が冷静さを保つのに役立ち、彼女はそれを乗り切れます。
彼女はまずプロジェクトのタイムラインを見ることから始めます。エージェンシー向けプロジェクト管理ソフトウェアの一部であるガントチャートでいくつかの調整を行い、急ぎの立ち上げのための余地を作るためにいくつかの締め切りを前倒しします。チームに即座にメールが送られます。サラは、急ぎのプロジェクトを実現するためにメールチームのメンバーが行わなければならない残業を記録するために、ソフトウェアの機能のひとつを使います。
チームは今や変更を済ませ、サラは30分以内に新しい立ち上げ日をクライアントに伝えます。すべてにおいて素晴らしい知らせです！クライアントは大喜びし、サラはソフトウェアの助けを借りて大惨事を回避できたことに安堵します。
午後5:00 締めくくりと報告
そして夕方早く、サラは広告代理店向けプロジェクト管理ソフトウェアのステータスボードから進行中のプロジェクトを確認し、プロジェクト全体のタイムラインを見直し、翌日のToDoリストに優先順位をつけ、クライアントに一日の終わりのステータス更新を送信します。
最後に、サラのソフトウェアのおかげで、彼女はチームのパフォーマンス指標を一目でレビューできるダッシュボードを生成できます。システムはバックグラウンドで必要なすべてのデータを確実に集計するため、サラはプロジェクトの完了、顧客満足度、チームの稼働率に関する統計を素早く確認できます。こうして忙しい一日が締めくくられます。すべてが管理下にあります。
広告代理店向けプロジェクト管理ソフトウェアは、サラのようなマーケティングプロジェクトマネージャーにとって、日々のタスクにおいて時間と労力を節約します。コミュニケーションを統一し、作業を整然と保ち、繰り返しのタスクを自動化することで、より高いレベルの戦略を考え、クライアントを管理する時間を残してくれます。「時は金なり」と言われるように、適切なツールを持つことは、プロジェクトマネージャーとエージェンシー全体にとって違いを生む際立った要因です。
