2024/R3リリースでは、重要な2つの新機能が登場します。1つ目は、外部ユーザーが（安全に）プロジェクト作成用のAprooveフォームにアクセスできる機能で、新しい「チームタスク」の概念とともに、タスクの割り当てにさらなる柔軟性をもたらします!
2024/R3には、以下に詳述する他の多くの機能や改善も含まれています!
プロジェクトを立ち上げる外部フォームリンク
Aprooveユーザーライセンスを使わずに利用できる、強力な新規プロジェクト作成機能!
ビジネスケース:
多くのAprooveの顧客は、外部のクライアント、サプライヤー、部門にサービスを提供しています。これらの外部の情報源の多くは、ビジネスプロセス全体を包含するより広範なワークフローの歯車のひとつです。
しかし、これらの外部の情報源の多くは、しばしばビジネスプロセスの起点となります。そのため、専用のユーザーアカウントを作成することなく、こうした外部の情報源に対してプロジェクトを立ち上げられるフォームリンクを提示できることは、きわめて強力です。
顧客が作業依頼をセルフサービスで行い、プロセスのさらに先の段階まで貴社のスタッフを関与させることなく必要な情報を入力できるようにすることで、効率と生産性を大幅に高めることもできます。
以下のスクリーンショットは、リンクを設定できるAprooveの管理エリアを示しています。この機能の設定方法の詳細は、管理マニュアルに記載されています。Aprooveがセキュリティを非常に重視し、外部リンクがスパマーに悪用されるのを防ぐための対策を実装している点は、特筆すべきです。これにより、この機能の安全性についてご安心いただけるはずです。
セキュリティのハイライト
- 特定のユーザー/ドメインをホワイトリストに登録してリンクを使用できるようにできます。ホワイトリストに載っていない場合、フォームにアクセスできません。
- ユーザーはメールアドレスを入力し、スパム対策のキャプチャをクリックしてから、ホワイトリストと照合されます
- その後、ユーザーには先に進む前に入力する必要のあるコードがメールで送信されます（2FA）。
- 認証されると、公開したいフォームが同じウィンドウ内でユーザーに表示されます。
さらに、正規表現、メタデータキー、その他の変数へのアクセスを含め、どのフォームを公開するか、プロジェクトの命名について、非常にきめ細かく制御できます。
ユーザーの視点
ユーザーの視点から見ると、このプロセスはシームレスです。ユーザーはリンクをクリックし、必要な情報を入力します。認証を通過すると、必要なフォームが入力用に表示されます。
ユーザーがフォームの入力を完了すると、次に何が起こるかを指定できます。例えば、リクエストをカスタマーサービス担当者にルーティングしたり、顧客がフォームに入力した情報に基づいて自動的にプロジェクトを立ち上げたりできます。その可能性は無限です。
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チームタスク
チームタスクでの複数割り当てのサポート!
チームタスクの経緯
多くの企業には、法務、商品、バイヤーといった部門があり、あるいはエージェンシーの場合には、レタッチチームやクリエイティブチームであることもあるでしょう
Aprooveは数年前にチーム「タスク」の概念を追加しました。これにより、タスクを個人ではなくチームや部門に割り当てられるようになりました。タスクがチームに割り当てられると、そのチームの全ユーザーの「To Do」リストに表示され、「未割り当て」のラベルが付きます。
その後、タスクは次の2つの方法のいずれかでユーザーに割り当てられます:
- チームメンバーが自分自身に割り当てる
- （権限を持つ）マネージャーがチーム内の誰かに割り当てる
タスクが個人に割り当てられると、そのタスクはチーム「タスク」リストから消え、担当者の個人「タスク」リストに表示されます。他のチームメンバーには、割り当て済みとなったそのタスクは表示されなくなります。
複数割り当てチームタスクのご紹介!
従来のチームタスクの概念は非常に人気がありますが、標準のチームタスク機能では、特に小売業のような、レビューサイクルにしばしば「固定時間」の期間が設けられている一部のビジネスケースの要件に合致しませんでした。
このシナリオでは、多くのマーチャンダイザーが固定された時間枠内にプルーフをレビューするよう招待されます。しかし、すべてが時間主導であるため、その時間が経過すると、何人のマーチャンダイザーがプルーフをレビューしたかにかかわらず、ワークフローは自動的に次のステップへ進みます。
これまでは、これはすべてのマーチャンダイザー一人ひとりがプルーフレビュータスクを受け取る必要があることを意味していました。数百人、あるいは数千人ものマーチャンダイザーがいる場合、それはレビュアー1人につき1つのタスクを意味しました。これはシステムに負荷を加え、特に一定の割合のマーチャンダイザーしか所定の時間枠内にプルーフをレビューしない場合、タスクダッシュボードを煩雑にします。
新しい複数割り当てチームタスクでは、管理者が特定の「チームタスク」を取得できる回数を設定できます。これにより、マーチャンダイザーはレビューサイクルについて通知を受けられます。レビューを選択した場合は「チームタスク」プールからタスクを取得できますが、そのチームタスクは、取得したい他のマーチャンダイザーのために引き続き利用可能なままです。
新しい複数割り当てチームタスク機能は、以下を含む多くのメリットをもたらします:
- 「チームタスク」プールからタスクが取得されたときにのみ、タスクが全チームメンバーに一括送信されるのではなく、オンデマンドで生成されます（システムリソースを節約）
- ユーザーが取得したタスクのみがダッシュボードに表示され（ユーザー体験の向上）、リクエストしていないユーザーには送信されないため、大量の「キャンセル済み」タスクを回避できます。
- レポートが生成される際、レビューを一度も完了しなかったユーザーではなく、タスクを自分自身に割り当てたユーザーのみを対象とするため、より正確になります。
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レポート機能の強化!
レポート生成を高速化し、メール配信オプションを提供!
カスタムレポートを作成し、Aprooveインターフェイス内でユーザーに提供するAprooveの管理者は、レポート生成のマルチスレッド化を有効にできるようになりました。インフラの規模に応じて、この設定は複数のスレッドがレポート生成に取り組めるように構成可能です。
これにより、大規模なシステムで複数のレポートダウンロードリクエストが同時に生成されて単一のキューに入れられる際の、ユーザーの不満を和らげる助けとなります。
さらに、レポートのダウンロードをリクエストするユーザーは、レポートが生成されてユーザーのデスクトップにダウンロードされるのを待つ代わりに、ダウンロードリンクを受信トレイに配信するよう任意でリクエストできます。
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タグの強化
すでに充実した機能セットを拡張する新しいタグ機能
プルーフおよびノートのレベルにタグカウンターを追加
レビュアーはすでに、プルーフまたはノートのレベルでタグを追加できます。この新機能は「タグを追加」アクションと連携して、複数のレビュアーがプルーフとノートの両方に同じタグを複数回追加（または削除）できるようにします。複数の人が同じタグを追加すると、何人のユーザーが同じタグを適用したかを示すカウンターがタグの横に表示されます（プルーフおよびノートのレベルで）。
デフォルトでは、ユーザーがタグを削除するとカウンターが減ります。タグの数がゼロに達すると、そのタグは完全に削除されます。
タグの説明を追加
タグがより高度なユースケースで幅広く使用されるようになる中、管理者は既存のタグを作成または変更する際に、管理エリアでタグの「説明用」ラベルを追加できるようになりました。この説明用ラベルは、ユーザーがタグにカーソルを合わせたときに表示されます。
これは、タグの意図や意味に関する何らかのコンテキストを付け加えたい場合に非常に便利で、どのタグを適用するかを選択する際にユーザーの助けとなります。
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HTML5管理インターフェイスとロギングの強化
高速でモダンなHTML5管理ツールを正式リリース
新しいHTML5管理インターフェイスは、このリリースで25を超える新機能や改善を受けました。
これには以下が含まれます:
- ログを「プロジェクトごと」に一覧表示する機能——これは、数千行のログを生成する多忙なシステムをお持ちの場合に非常に便利です。
- 管理者のあらゆる活動を追跡する新しいログを追加しました。トラブルシューティングに大いに役立ち、複数の管理者がいるサイトを支援します。
- 処理エージェントの活動を追跡する新しいログを追加しました。
- 新しいプロジェクトプランで行われた変更が、管理ログに保存されるようになりました。
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2024/R3はそれだけではありません
以下は、2024/R3リリースにおけるその他の改善や強化です!
- いくつかの細かなユーザーインターフェイスの改善
- すべての「ベース英語」のユーザーメッセージを、より明確な説明のために刷新・言い換えしました
- プロジェクトプランニング: ユーザーレベルでタスクの遂行能力を上書き（評価）
- プロジェクトプランニング: ワークフロープランニングのタスクの色オプションを追加
- トリガーの強化——ユーザーが実行時に追加された際の「デフォルト」設定を選択。この行は、その後実行時にトリガー内で追加されるステップのゲストにデフォルト設定を適用するために使用されます。
- Concoord——新しい管理設定パラメーター「concoordRequestTimeout」を追加。値がない場合は空で表示され、値がない場合はタイムアウトは適用されません。
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