La version 2024/R3 apporte deux nouveautés majeures : la première permet aux utilisateurs externes d’accéder aux formulaires Aproove pour la création de projets (en toute sécurité), ainsi qu’un nouveau concept de « Tâche d’équipe », offrant encore plus de flexibilité lors de l’attribution des tâches !
La version 2024/R3 inclut également de nombreuses autres fonctionnalités et améliorations, détaillées ci-dessous !
Liens vers des formulaires externes pour le lancement de projets
De nouvelles fonctionnalités puissantes pour la création de projets sans nécessiter de licence utilisateur Aproove !
Cas d’utilisation :
De nombreux clients Aproove travaillent avec des clients, des fournisseurs et des services externes. Bon nombre de ces sources externes s'inscrivent dans un flux de travail plus large englobant l'ensemble du processus métier.
Cependant, beaucoup d'entre elles constituent souvent le point de départ de ce processus. Par conséquent, la possibilité de présenter un lien vers un formulaire, déclenchant un projet vers ces sources externes sans avoir à créer de compte utilisateur dédié, est extrêmement précieuse.
Permettre à vos clients de gérer eux-mêmes leurs demandes et de renseigner les informations requises sans impliquer votre personnel avant une étape ultérieure du processus vous offre également des gains considérables en termes d'efficacité et de productivité.
La capture d'écran ci-dessous illustre l'interface d'administration d'Aproove où les liens peuvent être configurés. Le manuel d'administration contient toutes les informations nécessaires à la configuration de cette fonctionnalité. Il est important de noter qu'Aproove accorde une grande importance à la sécurité et a mis en place des mesures pour empêcher l'exploitation des liens externes par les spammeurs. Cela devrait vous rassurer quant à la sécurité de cette fonctionnalité.
Points forts de la sécurité
- Des utilisateurs/domaines spécifiques peuvent être autorisés à utiliser les liens. Si vous ne figurez pas sur la liste blanche, vous n'aurez pas accès au formulaire.
- L'utilisateur fournit une adresse e-mail et clique sur le captcha anti-spam avant que son identité ne soit vérifiée par rapport à la liste blanche.
- Un code lui est ensuite envoyé par e-mail ; il doit le saisir pour continuer (authentification à deux facteurs).
- Une fois authentifié, le formulaire que vous souhaitez afficher s'affiche dans la même fenêtre.
De plus, vous disposez d'un contrôle très précis sur les formulaires à afficher et sur la dénomination du projet, avec notamment l'accès aux expressions régulières, aux clés de métadonnées et à d'autres variables.
Point de vue de l'utilisateur
Du point de vue de l'utilisateur, ce processus est transparent. Les utilisateurs cliquent sur le lien et remplissent les informations requises. Une fois l'authentification réussie, le formulaire requis s'affiche pour être rempli.
Une fois le formulaire rempli par l'utilisateur, vous pouvez définir la suite des opérations. Par exemple, vous pouvez acheminer la demande vers un membre du service client ou lancer automatiquement un projet en fonction des informations saisies par le client dans le formulaire. Les possibilités sont infinies.
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Tâche d'équipe
Prise en charge de plusieurs affectations sur une tâche d'équipe !
Historique des tâches d'équipe
De nombreuses entreprises disposent de services tels que le service juridique, le service commercial et les achats, ou encore, dans le cas d'une agence, une équipe de retouche ou de création.
Aproove a ajouté le concept de « tâche » d'équipe il y a quelques années. Cela permet d'attribuer des tâches à une équipe ou un service plutôt qu'à une personne. Lorsqu'une tâche est attribuée à une équipe, elle apparaît dans la liste « À faire » de tous les membres de l'équipe et porte la mention « Non attribuée ». La tâche peut ensuite être attribuée à un utilisateur de deux manières : un membre de l'équipe peut se l'attribuer lui-même ; un responsable (disposant des autorisations nécessaires) peut l'attribuer à n'importe quel membre de l'équipe. Une fois la tâche attribuée, elle disparaît de la liste « Tâches » de l'équipe et apparaît dans la liste « Tâches » personnelle du destinataire. Les autres membres de l'équipe ne verront plus la tâche telle qu'elle a été attribuée.
Présentation des tâches d'équipe à attribution multiple !
Le concept traditionnel de tâche d'équipe est très populaire ; Cependant, la fonctionnalité standard de tâches d'équipe ne répondait pas aux besoins dans certains cas, notamment dans le secteur du commerce de détail, où le cycle de validation a souvent une durée fixe. Dans ce scénario, de nombreux merchandisers sont invités à valider une épreuve dans un délai imparti. Or, une fois ce délai écoulé, le flux de travail passe automatiquement à l'étape suivante, quel que soit le nombre de merchandisers ayant validé l'épreuve, car tout est basé sur le temps. Jusqu'à présent, cela signifiait que chaque merchandiser devait recevoir une tâche de validation. Avec des centaines, voire des milliers de merchandisers, cela représentait une tâche par validateur. Cette méthode surcharge le système et encombre le tableau de bord des tâches, surtout si seul un certain pourcentage de merchandisers valide l'épreuve dans les délais impartis. La nouvelle fonctionnalité de tâches d'équipe à affectation multiple permet à l'administrateur de définir le nombre d'exécutions autorisées pour une tâche d'équipe spécifique. Les merchandisers peuvent ainsi être notifiés du cycle de validation. S'ils choisissent de procéder à une révision, ils peuvent sélectionner la tâche dans le pool « Tâches d'équipe », mais celle-ci restera disponible pour les autres responsables de la marchandise qui souhaitent la prendre en charge.
La nouvelle fonctionnalité « Tâches d'équipe à attribution multiple » offre de nombreux avantages, notamment :
- Les tâches ne seront générées à la demande que lorsqu'elles seront sélectionnées dans le pool « Tâches d'équipe », au lieu d'être envoyées systématiquement à tous les membres de l'équipe (ce qui permet d'économiser les ressources système).
- Seules les tâches acceptées par les utilisateurs apparaîtront sur le tableau de bord (ce qui améliore l'expérience utilisateur), et un grand nombre de tâches « annulées » seront évitées car elles ne seront pas envoyées aux utilisateurs qui ne les ont pas demandées.
- Les rapports générés sont plus précis et ne prennent en compte que les utilisateurs qui se sont attribué la tâche, et non ceux qui n'ont jamais effectué la révision.
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Améliorations des rapports !
Accélérez la génération des rapports et offrez une option de livraison par e-mail !
Les administrateurs Aproove qui créent des rapports personnalisés et les mettent à la disposition des utilisateurs dans l'interface Aproove peuvent désormais activer le multithreading pour la génération des rapports. En fonction de la taille de votre infrastructure, ce paramètre est configurable pour permettre à plusieurs threads de travailler simultanément sur la génération du rapport.
Cela permet de réduire la frustration des utilisateurs sur les grands systèmes lorsque plusieurs demandes de téléchargement de rapports sont générées simultanément et placées dans une seule file d'attente.
De plus, l'utilisateur effectuant la demande de téléchargement du rapport peut, s'il le souhaite, demander qu'un Le lien de téléchargement sera envoyé directement dans leur boîte de réception, évitant ainsi d'attendre la génération et le téléchargement du rapport sur leur ordinateur.
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Améliorations des balises
Nouvelles fonctionnalités de balises pour enrichir un ensemble de fonctionnalités déjà complet
Ajout d'un compteur de balises au niveau de l'épreuve et des notes
Les réviseurs peuvent déjà ajouter des étiquettes au niveau de l'épreuve ou des notes. Cette nouvelle fonctionnalité, associée à l'action « Ajouter une étiquette », permettra à plusieurs réviseurs d'ajouter (ou de supprimer) la même étiquette plusieurs fois, aussi bien au niveau de l'épreuve que des notes. Si plusieurs personnes ajoutent la même étiquette, un compteur s'affichera à côté de celle-ci pour indiquer combien d'utilisateurs l'ont appliquée (au niveau de l'épreuve et des notes).
Par défaut, lorsqu'un utilisateur supprime une étiquette, le compteur diminue. Si le nombre d'étiquettes atteint zéro, l'étiquette est supprimée.
Ajouter une description d'étiquette
Les étiquettes étant de plus en plus utilisées dans des cas d'utilisation plus complexes, les administrateurs peuvent désormais ajouter une étiquette « descriptive » dans l'administration. Zone lors de la création ou de la modification de balises existantes. L'étiquette descriptive s'affiche lorsqu'un utilisateur survole une balise.
Cela peut s'avérer extrêmement utile pour ajouter du contexte à l'intention ou à la signification des balises, ce qui aide l'utilisateur à choisir les balises à appliquer.
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Améliorations de l'interface d'administration HTML5 et de la journalisation
Outil d'administration HTML5 rapide et moderne entièrement disponible
La nouvelle interface d'administration HTML5 bénéficie de plus de vingt-cinq nouvelles fonctionnalités et améliorations dans cette version.
Parmi celles-ci :
- Possibilité d'afficher les journaux « par projet » : une fonctionnalité extrêmement utile pour les systèmes très sollicités générant des milliers de lignes de journal.
- Ajout d'un nouveau journal qui suit toute activité d'administrateur, ce qui peut grandement faciliter le dépannage et aider les sites comportant plusieurs administrateurs.
- Ajout d'un nouveau journal qui Le système suit l'activité de l'agent de traitement.
- Les modifications apportées au nouveau plan de projet sont désormais enregistrées dans les journaux d'administration.
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Et ce n'est pas tout dans la version 2024/R3 !
Voici quelques autres améliorations et optimisations de la version 2024/R3 !
- Plusieurs améliorations mineures de l'interface utilisateur
- Tous les messages utilisateur en anglais de base ont été actualisés/reformulés pour des explications plus claires
- Planification de projet : possibilité de remplacer le niveau de compétence des tâches au niveau de l'utilisateur (évaluation)
- Planification de projet : ajout d'options de couleur pour les tâches de planification des flux de travail
- Déclencheurs améliorés : sélectionnez les paramètres par défaut lorsqu'un utilisateur est ajouté lors de l'exécution. Cette ligne sera ensuite utilisée pour appliquer les paramètres par défaut à un invité ajouté ultérieurement au déclencheur lors de l'exécution.
- Concoord - Ajoutez un nouveau paramètre de configuration d'administration « concoordRequestTimeout ». Il restera vide si aucune valeur n'est renseignée ; dans ce cas, aucun délai d'attente ne sera appliqué.
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Veuillez nous contacter si vous souhaitez accéder aux notes de version techniques complètes (y compris les correctifs de bogues) ou discuter de tout sujet relatif à la version 2024/R3.
