大小を問わず、すべての企業は少なくとも1つのワークフローを扱っています。たとえば、シンプルなレモネードスタンドでさえ、生のレモンからレモネードを作るというプロセスをワークフローとして持っています。
- ワークフローの最適化とは何か
- ワークフロー管理の一部としてのワークフローの最適化
- ワークフローを最適化するためのステップバイステップガイド
- 文書管理ワークフローの効率を確保するために最適化する方法
- ビジネスパフォーマンスを向上させるために実践できる具体的な戦略
その他にも多数!
まずはワークフローの最適化とは何を意味するのかを見ることから、このガイドを始めましょう。
ワークフローの最適化とは何か
その名が示すとおり、ワークフローの最適化とは、既存のワークフローを改善する取り組みです。
ワークフローの最適化の目的は、ワークフローを可能な限り効率的にすることであり、これはワークフロー自体に応じてさまざまな方法で達成できます。
- より少ないリソースを使いながらワークフローの目的を達成する
- タスクを並行して実行できるよう、ワークフローに携わる人を増やす
- ワークフローに新しいアクションやタスクを追加する
- 特定のタスクを完了するのに必要な時間を短縮する
- ワークフローの一部または全体を自動化する
その他にもあります。
ワークフローの最適化は、以下で説明する「ワークフロー管理」と呼ばれる、より大きな取り組みの一部にすぎません。
ワークフロー管理とは何か
まず、「ワークフロー」とは何でしょうか。
ワークフローとは、開始から完了へと進む一連のアクション（タスク）であり、達成されると特定の目的を実現するものと定義されます。
「ワークフロー」という用語は、「ビジネスプロセス」や単に「プロセス」といった言葉と同じ意味で使われるのをよく耳にしますが、実際には同じものではありません。
むしろ、「ビジネスプロセス」、正確に言えば「プロセスワークフロー」は、3つの異なるタイプのワークフローのうちの1つにすぎません。
- プロセスワークフロー: 予測可能なステップ／タスクを持ち、かつ反復可能なワークフロー。ここでの反復可能とは、同じ入力がワークフローに与えられたとき、同じ出力またはわずかな偏差しか生じないことを意味します。麺屋の店主が客のために看板メニューの麺を調理するのはプロセスです。
- プロジェクトワークフロー: 予測可能なステップを持つが反復可能ではないワークフロー。2つのプロジェクトに同じ入力が与えられても、結果は異なります。同じ例で言えば、麺屋の店主が新しい料理の考案を試みるのはプロジェクトです。
- ケースワークフロー: 予測不可能なステップを持つワークフロー。より多くの情報が集まって初めて、次に取るべきステップを理解できます。ケースは反復可能ではありません。麺屋の店主が客の苦情に対応するのはケースです。
ワークフロー管理とワークフローの最適化に関して言えば、通常、私たちはプロセスワークフローを可能な限り効率的にするための最適化を扱っています。
ワークフロー管理の3つのフェーズ
ワークフローの最適化はワークフロー管理の一部にすぎないと述べてきました。
ワークフロー管理とは、ワークフローをその開始、実行、評価にわたって管理する取り組みと定義でき、これには3つの明確なフェーズが含まれます。
- ワークフローのマッピング: ワークフローを現状（as-is）のワークフロー図に可視化すること（ワークフローが現在どのように実行されているかの現状を表す図）
- ワークフローの分析: ワークフロー図を分析して、指標やKPIに対するパフォーマンスを測定し、非効率やボトルネックを特定し、ワークフローをどのように改善するかの計画を策定すること
- ワークフローの最適化: 計画された変更を実施してワークフローを最適化し、その後変更を監視すること。理想的には、これらの変更がワークフローを改善するはずですが、もう一度ワークフローの分析と最適化を行う必要が生じる場合もあります。
ワークフロー管理のこれら3つのフェーズは、テクノロジーソリューションの助けを借りて実行されます。企業は複数のソリューションを同時に使用することも、企業がワークフローのマッピング、分析、最適化、監視、更新を単一のプラットフォームで行えるAprooveのようなオールインワンのワークフロー管理ソフトウェアを使用することもできます。
ワークフローの最適化は必要か
ワークフロー管理とワークフローの最適化について学んだ今も、組織がワークフローを最適化すべきかどうか、まだ確信が持てませんか。結局のところ、現時点でワークフローが問題なく機能しているなら、最適化すべきなのでしょうか。
手短に言えば、ビジネスにまだ改善の余地があるなら、ワークフローの最適化から恩恵を受けられます。特に、いずれかのワークフローに無駄なステップが含まれているのではないかと疑っているならなおさらです。
ワークフローの最適化とワークフロー管理を全体として実施することで、ビジネスは次の5つの主要なメリットを得られます。
- 効率の向上
- ワークフローを最適化することの最も明白なメリットは、ワークフローの効率と組織全体の生産性が向上することです。
- ワークフローが可能な限り効率的に実行されるようにすることで、会社の時間とリソースを節約し、従業員の貴重な時間を反復的な事務作業を行う義務から解放できます。
- 従業員が自分の中核的な能力に集中できるようにすることで、彼らの士気と満足度が高まり、ミスのリスクを減らしながら期限内にタスクを完了するよう促されます。
- ワークフローの最適化は、最終的に一貫した効率的な日々の業務を確保し、コストを削減し、ひいてはビジネスの収益性を向上させます。
- 仕事のより良い成果
ワークフローの最適化の実施についてよくある誤解は、効率を高めることで品質を犠牲にするというものです。しかし、実際はその逆です。
たとえば、ワークフローの最適化を適切に実施すれば、人的ミスに関連するリスクを減らせます。ワークフロー管理の一部としてのワークフローのマッピングは、ワークフローが正しく標準化されていることを保証できます。これによりチームメンバー間の混乱が減り、ワークフローが意図どおりに実行され、関連する基準に準拠した状態を保つことができます。
その結果、最適化されたワークフローによりビジネスはより高品質な成果を提供でき、それがひいては会社の評判に貢献し、新規顧客を引き付け、ビジネスを成長させます。 - 最新情報へのアクセスの容易化
正確な情報が利用できることは、この現代のビジネスの時代における成功の最も重要な要因の1つです。
ワークフロー管理とワークフローの最適化を適切に実施すれば、関連性があり、最新で、正確な情報への容易なアクセスも確保され、これは個々のチームメンバーがタスクを達成し、コストのかかるミスを避け、適用される規制に準拠した状態を保つのに役立ちます。
包括的なAprooveのようなワークフローソリューションは、アクセス制御と権限付与を確立するのに役立ちます。必要なときに機密情報へのアクセスを容易に提供し、特定の個人の現在のタスクを完了するために不要になり次第、アクセスを取り消すことができます。最終的に、これはデータのセキュリティと完全性の確立に役立ちます。 - より俊敏な組織
ワークフロー管理の中核的な側面はワークフローのマッピングであり、組織がワークフローを標準化できるようにし、チームが変化により迅速に対応・適応できるようにします。
たとえば、新しい機会を特定したとき、文書化されたワークフロー図を参照し、その機会をどのように活用するかを迅速に計画できます。変更が実施されたら、ワークフロー図を更新して常に最新の状態を保つことができます。
ワークフロー管理により、組織はより俊敏になり、競合の一歩先を行くことができます。変化を迅速かつ効果的に実施する能力を持つことで、組織として競争力を維持し、組織に害を及ぼしかねない今後の脅威や課題を回避できます。 - 透明性と説明責任
ワークフローの最適化の重要な要素の1つは、ワークフローに関与する人々のパフォーマンスを監視することです。要するに、それは説明責任を確保するものであり、パフォーマンスが監視されると、生産性が向上するのはごく自然なことです。
また、ワークフロー管理ソリューションを導入することで、部門を横断して情報をリアルタイムで効果的に追跡・共有でき、業務全体の透明性が向上します。
ワークフローに関与する全員が、誰がどのタスクに取り組んでいるのかを明確に理解でき、コミュニケーションの齟齬を排除し、人的ミスのリスクを減らします。
透明性と説明責任を確保することで、組織は非効率を認識し、特定された問題を迅速に修正する上でより良い立場に立てます。
ワークフロー最適化のステップバイステップガイド
ワークフロー管理とワークフローの最適化の実際の実施は、ワークフロー自体、会社の目的、その他の要因に応じて固有のものであるべきですが、一般的には次のステップに従ってワークフローの最適化を実施できます。
ステップ1: 最適化するワークフローを特定する
ビジネスにワークフローが1つしかない場合は、このステップを飛ばせます。
しかし、ご存じのとおり、ほとんどのビジネスは互いに連携する複数のワークフローを扱っています。最終的な目標はすべてのワークフローを最適化することかもしれませんが、私たちは限られた時間とリソースの中で対処しているため、組織の目的に応じて、どのワークフローを最初に最適化すべきかを優先順位付けすることが重要です。
また、一部のワークフローは最初は明白でないかもしれないので、何よりもまず、ビジネス内のさまざまなワークフローをすべて特定することを試みるべきです。これらすべてのワークフローと、必要であればその基本的な説明を記載したスプレッドシートを作成しましょう。
その後、どのワークフローを優先するかは自由に選べますが、最適化するワークフローを選ぶ際に使える基本的な戦略が3つあります。
- 戦略的アプローチ: ビジネスの目的にとって最も重要なワークフローを選ぶ。たとえば、目標が収益の増加であれば、収益に最も直接的な影響を与えるワークフローを選ぶべきです。
- 反応的アプローチ: 目に見える欠陥や非効率のあるワークフローを選び、これらの問題をできるだけ早く修正できるようにする。たとえば、いずれかの部門が期限を守れず、それがワークフローのボトルネックによるものだと特定したなら、このワークフローをできるだけ早く修正すべきです。
- 顧客中心アプローチ: 改善されると顧客満足度に直接影響する、顧客に接するワークフローを選ぶ。たとえば、あるワークフローが店舗の待ち時間を遅くしているなら、それを優先的に最適化できます。
最初にどのワークフローを最適化するかを特定したら、次のステップに進みましょう。
ステップ2: データ収集
次のステップは、選んだワークフローについてできるだけ多くの情報を集めることです。
集めるべきデータはワークフロー自体の性質によって異なりますが、少なくとも次の情報は収集すべきです。
- ワークフローに関わるすべてのステップ／タスク
- ワークフローに関与する人
- ワークフローを完了するために使用されるリソース
- ワークフローを実行するために使用されるテクノロジーソリューション
- ワークフローを完了し、ワークフロー内で意思決定を行うために必要な情報
この情報を収集するには、次のようなさまざまなアプローチを使用できます（これらに限りません）。
- ワークフローの実行を手動で観察する
- ワークフローに関与する関係者にインタビューする
- 専門家を雇ってワークフローを分析する
など。
このワークフローについて集められる情報が多いほど、次のステップが実行しやすくなるため、より良いでしょう。
ステップ3: ワークフローのマッピング
ワークフローについて十分な情報を集めたら、次のステップはワークフローをワークフロー図にマッピングすることです。
このステップの目的は、ワークフローの正確な視覚的表現を得て、次のステップで客観的に分析できるようにすることです。ワークフローをマッピングするにはさまざまな手法を使用できますが、ほとんどの場合、基本的なフローチャートで十分です。
ワークフロー管理ソリューション（Aprooveなど）をお持ちであれば、このステップにソリューションの組み込みのワークフロービルダーを使用できます。
目的は、欠陥や非効率も含めて、ワークフローが現在どのように実行されているかを表す正確な現状（as-is）のワークフロー図を得ることであることを忘れないでください。
ステップ4: ワークフローの分析
ワークフロー図が整ったら、ワークフローのパフォーマンスを分析して、ボトルネックや非効率を特定できます。
このステップでは、次のような質問を投げかけられます。
- 簡素化できるステップはあるか
- 現在、ワークフローを完了するのに平均でどのくらいの時間がかかるか
- ワークフローの成功率／失敗率はどのくらいか
- 不要なステップはあるか
- ボトルネックはどこで発生するか
- 紛らわしいステップはあるか
- 特定のステップを自動化することは可能か
この分析の結果に基づいて、改善できる可能性のある領域を見つけ出しましょう。次のステップで説明するように、現在のワークフローにどのように変更を実施するかを詳述した包括的な最適化計画を策定できます。
ステップ5: ワークフローの最適化
このステップでは、前のステップで計画した変更を実施し、必要に応じてワークフロー図を更新します。
理想的には、複数の変更がある場合、まず1つずつ実施・テストし、これらの各変更が実際にワークフローに前向きな改善をもたらすかどうかを確認すべきです。分析結果が間違っていて、実施した変更が全く改善をもたらさなかった、あるいは最悪の場合、ワークフローを以前よりも非効率にしてしまう可能性は常にあります。
このステップにはワークフローの関係者を巻き込み、各ワークフローの変更をテストしてもらうのが最善です。彼らに意見やフィードバックを述べてもらいましょう。彼らはワークフローをさらにどう改善できるかについて貴重な洞察を提供してくれるかもしれません。
必要であれば、ためらわずにステップ4に戻り、ワークフローを再分析し、再度最適化しましょう。ワークフローの最適化は一度きりのものではなく、むしろ継続的なプロセスです。ワークフローをより効率的にするための改善の余地は常にあります。
ワークフローがすでに可能な限り効率的だと判断したら、適切と思われる範囲でワークフローに自動化を実装することもできます。
ワークフローをさらに改善するためのヒントと戦略
1: 日々の業務を標準化する
どの組織も、少なくとも1つの日常的な（そしてしばしば反復的な）日々のワークフローを扱っています。毎日実行されるものもあれば、年に数回しか実行されないものもあります。それらを可能な限り効率的にするための鍵は標準化です。
チームメンバーによって、ワークフローを最も効率的に実行する方法についての見方が異なることがあり、それが対立、ミス、そして特に非効率につながります。
正確なワークフロー図は、ワークフローを標準化するのに役立ちます。標準化されたワークフロー図が適切に文書化され、関連する関係者と共有されていることを確認しましょう。関係者、特にこのワークフローの責任を担う主要な人物を標準化のプロセスに巻き込み、ワークフローを最も効率的に実行する方法について十分な洞察を得られるようにしましょう。
2: 適切なテクノロジーソリューションを選ぶ
これはワークフロー管理ソリューションを選ぶときだけでなく、ワークフローに関わるすべてのテクノロジーソリューションに当てはまります。
適切なツールを手元に揃えているだけで、ワークフローの効率の改善に大きく役立ちます。また、新しいツールに変更することは可能ですが、それはチームにとって別の適応・トレーニングのプロセスにつながり、時間を無駄にしかねません。こうした変更を最小限に抑え、最初から適切な長期的ソリューションを選んでいることを確認すべきです。
さまざまなソフトウェアソリューションの中から選ぶ際には、次の要因を考慮すべきです。
- 提供される機能: まず自分のニーズを特定し、それから、必要な必須機能をすべて提供する最も手頃なソリューションを選びましょう。
- コンプライアンス要件: ソフトウェアソリューションが関連する規制や要件に準拠していることを確認しましょう。
- 連携: すでに投資している他のテクノロジーソリューションやオペレーティングシステムと互換性がある
- 価値: 価格は常に問題ですが、必ずしも利用可能な最も安価な選択肢を選ぶ必要はありません。あるソリューションがより高価でも、より多くのプロセスを自動化することでより高い投資対効果を提供するなら、追加費用の価値があるかもしれません!
3: すべてのワークフローが安全であることを確認する
チームがどんな種類のワークフローに携わっていても、それらは常に安全であるべきです。
- 職場の安全に特に注意を払いましょう。ワークフローが理論上すでに最適化され効率的であっても、それを行う際にチームに危険な作業慣行を強いるのであれば、実際には効率的ではありません。効率が職場の安全を犠牲にすべきではありません。さもなければチームの士気を下げることになります
- データを保護しましょう。ワークフローがサイバーセキュリティのベストプラクティスを念頭に置いて実行され、システム全体を潜在的なデータ侵害から保護するようにしましょう。
- アンチウイルス／アンチマルウェアソリューションのような適切なセキュリティインフラに投資しましょう。システムを保護することが重要なだけでなく、ウイルスに感染したコンピューターはチームの効率と生産性に大きく影響しかねません
4: 連携が鍵
考慮すべきもう1つの重要なワークフロー最適化戦略は、ソフトウェアソリューションを連携させてその出力効率を高めることです。テクノロジーエコシステム内の他のソリューションとうまく連携できるワークフロー管理ソリューションを選びましょう。これはプロセス全体の合理化に大きく役立ちます。
異なるアプリケーションを切り替えることは、気が散る大きな原因であり、チーム全体の効率を下げます。すべてを連携させることで、この問題を最小限に抑えられます
5: 可能なときはいつでも自動化する
自動化は、従業員の貴重な時間を反復的な（そして冗長な）事務作業を行う必要から解放するのに大きく役立ちます。自動化はまた、反復的なタスクにかかる時間を効果的に削減し、期限内に収めるのに役立ちます。
ワークフロー全体を評価し、自動化を実施するのが現実的な領域を特定しましょう。そして一般的には、可能なときはいつでも自動化すべきです。
締めくくりに
これで、ワークフローの最適化とワークフロー管理を始めるために必要なすべてが揃いました。このガイドがあれば、ワークフローを可能な限り効率的に最適化すると同時に、ビジネス全体の効率と生産性も向上させる準備が整いました。
ワークフローが効率的かつ合理化されると、チームの士気も高まり、それが生産性を高め、組織の離職率の低減に役立ちます。
適切なAprooveのようなワークフロー管理ソフトウェアに投資することで、組織におけるワークフローの最適化の実施を最初から最後まで合理化できます。最適化された効率的なワークフローを持つメリットを享受しながら、ビジネスの成長に集中できます。
