すべての企業には、少なくとも1つの業務プロセスがあります。単純な貿易ビジネスではビジネスプロセスが1つしかない場合もありますが、他の企業では相互に連結された複数の複雑なビジネスプロセスを持つ場合があります。
ビジネスの成功は、基本的にビジネスプロセスの実行効率と有効性によって決まります。そして、ここでビジネスプロセス管理が登場します。
ビジネスプロセス管理ビジネスプロセス管理（BPM）ソフトウェアは、組織に以下のようなさまざまなメリットをもたらします。
- ビジネスプロセスを実行する最も効率的な方法を特定し、オンボーディングとトレーニングのために文書化する
- 人的ミスのリスクを軽減または排除する
- 効率と生産性を向上させ、運用コストを削減しながら収益性を最大化する
- プロジェクトが予定通りかつ予算内で完了することを保証する
- 従業員が管理業務ではなくコアコンピタンスに集中できるようにすることで、ビジネス目標の達成と成長にさらに貢献できるようにする
ビジネスプロセスとは？
BPMについて説明する前に、まずビジネスプロセスについて説明する必要があります。
簡単に言うと、ビジネスプロセスとは、特定のビジネス目標を達成するために実行される相互に関連するタスクの集合です。ビジネスプロセスの重要な特徴は、繰り返し可能であり、必要なだけ何度でも繰り返すことができることです。
一般的なビジネスプロセスの例をいくつか示します。
- 請求書発行および請求処理
- 注文処理
- 製品開発/製品組立プロセス
- 品質保証
- コスト見積もりプロセス
- マーケティングリサーチプロセス
一般的に、ビジネスプロセスは、管理プロセス、運用プロセス、およびサポートプロセスの3つの異なるタイプに分類できます。
- 管理業務プロセス
- 管理プロセスは、その名の通り、管理プロセスと業務プロセスの両方をサポートします。管理プロセスの例としては、マーケティングマネージャーが2022年のマーケティング戦略を計画し、マーケティング目標達成のためにマーケティングのリソースと時間を最適に活用する方法を計画することが挙げられます。
- 運用業務プロセス
- 運用プロセスは、組織の中核目標を達成するための業務タスクの実行です。例えば、レストランで看板料理を作ることは、運用プロセスの一例です。運用プロセスをより効率的かつ効果的にすることで、通常、事業の収益性に最も大きな影響を与えます。
- サポート業務プロセス
サポートプロセスは、その名の通り、管理プロセスと運用プロセスの両方をサポートします。従業員のトレーニング/オンボーディングは、サポートするビジネス プロセスの優れた例です。サポート プロセスは、運用プロセスと管理プロセスの両方を可能な限り摩擦のないものにします。
ビジネス プロセス管理とは？
ビジネス プロセスとは何かを理解したところで、BPM とは何でしょうか？
簡単に言うと、ビジネス プロセス管理とは、ビジネス プロセスを可能な限り効率的に管理する取り組みです。
すべてのビジネス プロセスが目的を完璧に達成できるわけではありません。プロセスによっては、結果がまったく得られない場合もあります。BPM は、ビジネス プロセスが目標を可能な限り効果的に達成できるようにするための、管理された段階的な計画です。
よくある誤解は、BPM がソフトウェアまたはツールであると考えることです。確かにほとんどの場合、BPMを実行するにはビジネスプロセス管理ソフトウェアが必要ですが、BPMはツールそのものではなく、ビジネスプロセスを最適化して目標を達成するための方法です。
なぜプロセス管理はあらゆるビジネスにとって重要なのか？
ビジネスプロセス管理とは、ビジネスプロセスの実行効率を最適化し、プロセスの目標をより迅速かつ正確に達成することです。
これにより、あらゆるビジネスに5つの主要なメリットがもたらされます。
- 識別する非効率性とボトルネックを解消して生産性を向上させる
ビジネスプロセスの効率性を向上させることは非常に困難であり、現状維持を好む人から抵抗を受けることがよくあります。そのため、多くの企業は、特定の問題や目に見える問題が発生した場合にのみ、ビジネスプロセスやワークフローを変更します。 - 一方、BPMを適切に実装することで、ビジネスプロセスを客観的に評価し、重要な非効率性とボトルネックを特定できます。このようにして、プロセスの何が問題で、どのような改善が可能かを伝えることができ、変更を適用する際の抵抗が少なくなります。
- ビジネスプロセスの可視性の向上
- ビジネスが大きくなるほど、ビジネスプロセスが増え、複雑になります。単純なプロセスを持つ小規模なスタートアップであれば、すべてをマイクロマネジメントしてすべてのプロセスの詳細を覚えておくことは比較的容易かもしれません。しかし、業務プロセスが増え、さまざまなタスクに関わる従業員が増えると、難しくなります。
- ビジネスプロセス管理を使用すると、プロセスを最初から最後まで正しくマッピングできます。 Aproove のような BPM ソリューションを使用すると、これらのワークフローすべてを一元管理できるため、従業員が各ワークフローを理解しやすくなります。
- Aproove を使用すると、業務プロセスのリアルタイムかつ包括的なビューを取得でき、各プロセスのステータスを運用中に監視できます。また、適切なワークフロー自動化とワークフロー管理ソフトウェアがあれば、ビジネスプロセスの変更を実装するのがはるかに簡単になります。
- リソース使用の最適化とコスト効率の最大化
- BPMツールを使用すると、冗長性とボトルネックを排除することで、ビジネスプロセスの実行コストを削減できます。
- BPMは、ビジネスプロセスをマッピングするワークフロー図を作成して、ビジネスプロセスを視覚化することから始まります。
- これにより、ビジネス プロセスをより詳細に調べて改善が必要な領域を特定し、利用可能なリソースをどのように割り当てるべきかについてのより良い洞察を得ることができます。
- Aproove のような BPM ソフトウェアは、ビジネス プロセスの非効率な要素や、目標達成に何の価値も付加しない要素を特定するための分析機能も提供できます。
- より迅速なオンボーディングと新しいプロセスの実装
- 今日の アジャイル ビジネス環境 に対する要求において、ビジネス プロセス管理のもう 1 つの重要な アジャイル ビジネス環境 に対する要求において、新しいプロセスをより迅速に設計および実装できることは、ビジネス プロセス管理のもう 1 つの重要な利点です。適切な BPM を導入することで、各ビジネス プロセスとそれらのプロセスが互いにどのように関連しているかをよりよく理解できます。
- Aproove のような BPM ソリューションを使用すると、さまざまな分析ツールやテスト ツールを使用して、新しいビジネス プロセスが既存のワークフローにどのような影響を与えるかを把握し、よりスムーズな実装と潜在的な問題の防止が可能になります。
- 情報に基づいたビジネス上の意思決定が可能
- BPM を使用すると、ワークフローを正確にマッピングしたり、自動化したりできます。これにより、ビジネスプロセスに関するより多くの情報を得ることができ、より情報に基づいたビジネス上の意思決定を行うことができます。
一方、プロセスをよりシームレスに実行したり、自動化したりすることで、私たち自身と従業員が冗長な管理業務を行う必要がなくなり、ビジネスのより重要な側面により多くの時間を割くことができます。
ビジネスプロセス管理ソフトウェアの主な側面
- 人員とリソースの適切な割り当て
- BPM の重要な側面は、所有権の割り当てです。ビジネスプロセスは、会社のすべての業務の透明性と説明責任を向上させるために、適切な人に割り当てる必要があります。
- 透明性と説明責任は、コラボレーションを促進するだけでなく、最適な生産性を確保するためにも不可欠です。責任を感じていないと、人は簡単に自己満足に陥ってしまうのが人間の性です。しかし、小さなミスや、たった一人の担当者が自分の仕事を怠っただけでも、会社全体のボトルネックになる可能性があります。Aprooveのような適切なBPMソリューションがあれば、すべてのステークホルダーがビジネスプロセスを確認し、必要に応じてフィードバックを提供したり、更新を提案したりできます。これは組織全体の透明性と説明責任を促進するのに役立ちます。
- データ駆動型最適化
- BPM の最終目標は、ビジネス プロセスを最適化して、可能な限り効率的であることを確認することです。
- 適切な BPM では、最適化は、次の事項に関して可能な限り多くのデータを収集することによって達成されます。
- ビジネス プロセスの開始条件と終了要件
- プロセスの目的または目標
- プロセスを前進させるタスク/アクティビティ
- 誰がまたはどの部門が関与しているか
- タスク間で転送される情報
上記の 5 つの要素を考慮することで、次の方法でプロセスを最適化できます。
- 最適化が必要なプロセスを特定する
- プロセスのタスクとその他の要素プロセス
- 現在使用されている方法。より良い技術/方法/ツールを適用できるかどうか検討する
- 不要な手順を排除する
- 非効率的な手順を改善する
- 可能な場合は自動化を実装する
3. 必要な場合にのみ自動化を実装する
何よりもまず、BPM ツールは必ずしも自動化に関するものではないことを理解することが重要です。手動で実行した方が効率的な特定のタスクやビジネス プロセス全体もあります。
したがって、自動化が必要かどうかを特定することが不可欠であり、ここでテストとシミュレーションが役立ちます。
結論
ビジネス プロセス管理は、一度きりのものではなく、継続的な取り組みです。また、BPMを導入し、Aprooveのような適切なソフトウェアを使用することで、ビジネスプロセスのボトルネックや改善の余地を特定できる場合もあります。しかし、変更を実装し、ビジネスプロセスを改善するためには、依然として積極的な姿勢が必要です。
最終的に、BPMとは、適切なBPMツールと情報を使用して得られたデータを活用し、ビジネスプロセスをより良く、より効率的にすることです。
