変化の速い企業は、自動化がもはや贅沢品ではなく必須であることを認識しています。手順の時間を削減することは高い効率と運用コストの削減を意味するため、さまざまなビジネスプロセスを円滑化し自動化することは、どの企業にとっても重要になります。そしてBPMソフトウェアは、企業の規模にかかわらず、この取り組みの中核をなし続けています。
ビジネスプロセスとルールが把握されると、日々の業務に関しては通常業務（BAU）のようになり、従業員が自律的に、効率的に、自信を持って働けるようになります。彼らはビジネスプロセスが何であり、企業が何を受け入れるのかを把握しているため、仕事の満足度が向上します。同時に、コストを大幅に削減し多くの時間を節約することで、企業に大きな利益をもたらします。
Aprooveブログでは、すべての企業に必要な12の主要なビジネスプロセス自動化ワークフロー、そしてそれらをBPMソフトウェアを使ってどのように自動化できるかを見てきました。
文書の承認とレビュー
文書の承認とレビューのワークフローを自動化し、文書がボトルネック、遅延、エラーなく組織内を流れることを確実にします。BPMソフトウェアは、レビューサイクルを通じて文書を作成、ルーティング、追跡するのを助け、時間を節約してコンプライアンスを高めます。
経費の承認
繰り越しのプロセスを自動化することで、従業員は経費レポートをより簡単に提出できるようになり、マネージャーは絶え間ない量の書類を篩にかけることなくレビューし承認できるようになりました。プロセス管理ソフトウェアは、支出に関するポリシーを強制し、立替えの支払いをより速く進められます。
ビジネスとKPIのレポーティング
ビジネスデータとKPI（重要業績評価指標）に基づくレポートは、企業の成否にとってきわめて重要な要因です。何がうまくいっていないかの情報を与え、何を改善できるか、どこに知見や機会があるかについての洞察をもたらします。このようなソフトウェアベンダーは、いつでも作成し実行できる、権限ベースの構築済みで再利用可能なレポートを提供します。Aproove work managementはまた、プロセスの健全性とパフォーマンスを追うのに役立つKPIを提供し、プロセスのすべてのボトルネックや改善など、レビューし調査できるものを含みます。
従業員のオンボーディングとオフボーディング
BPMソフトウェアを使って、アカウント作成、アクセス権限の付与、会社のポリシーや法的要件への遵守の確保を含めて、従業員のオンボーディングとオフボーディングを自動化しましょう。
休暇申請の管理
従業員には休暇を申請する必要が数多くあります。（たとえばAprooveのような）ビジネスプロセス管理ソフトウェアを使うと、従業員はオンラインで休暇を申請でき、人事部はそれを承認または却下できます。これは手作業の書類を減らすのに役立ち、記録をアーカイブすることも可能にします。
オンライン校正
オンライン校正は、ビジネスプロセスワークフローの新たな要素となり、ビジネス活動の流れ方に革命をもたらしています。これにより、従業員はこれまで以上に効率的にコンテンツを作成、レビュー、承認できます。たとえば、Aproove Work Managementのような企業は、ビジネスプロセスワークフローの一部として、コラボレーションとフィードバックのためのオンライン校正ソフトウェアを提供しています。オンライン校正はBPWにおける次世代のものです。なぜなら、チームメンバーがクラウド上で協力し、たとえ世界の異なる場所にいても、まして異なるタイムゾーンをまたいでいても、はるかに速く目標を達成できるからです。オンライン校正はビジネスプロセスワークフローにおける成功の不可欠な要因となり、生産性を向上させ、エラーを減らし、企業をより効果的に運営させる方法でプロセスを合理化します。
顧客関係管理（CRM）
自動化は、リードの管理、顧客とのやりとりの追跡、次の売上の予測を、すべて自動化を通じて行うのを助けます。これはまた、リードが正しい営業担当者に振り分けられ、顧客データが自動的に更新されることも確実にします。
在庫管理
在庫管理を自動化し、過剰在庫（たとえば食品が痛んで会社に損失をもたらす）や在庫不足（たとえばケーキがなくて売上を逃す）を避けましょう。ソフトウェアは、たとえば、指定された在庫レベルに達したときに発注依頼をトリガーするビジネスプロセス管理ソフトウェアを通じてトリガーさせることができます。
請求と請求書発行
ソフトウェアを使うことで請求のミスの可能性を最小限に抑え、入金までにかかる時間を短縮できます。このようなBPMソフトウェアの例は、請求書の作成と送付、リマインダーの送信、支払いの記録まで行うことができ、その結果、企業の財務を健全な状態に保ちます。
品質管理と品質保証
品質管理のワークフローを自動化し、製造された製品が仕様どおりに生産されていることを確認しましょう。ビジネスプロセス管理ソフトウェアを導入して、欠陥の性質と数量を追跡し、是正措置を講じ、品質保証プロセス全体を監視します。
プロジェクト管理
プロジェクト管理のワークフローを自動化して、プロジェクトを軌道に乗せ続けましょう。AprooveのようなBPMソフトウェアは、リソースを割り当て、マイルストーンを設定し、主要なステークホルダーにリアルタイムのプロジェクトステータス更新を提供するのに役立ちます。
情報収集
特定のフォームに記入することで収集されたデータに基づいて、プロジェクトを作成・進行させたり、特定のワークフローに進むことさえできます。入力されたデータは、組織が業務を遂行するのに必要な形式です。ユーザーは何の情報を入力すればよいかを整然と把握し、カスタムフォームを使うことで、情報不足による遅延なくプロジェクトを前進させられます。
フォームはデータを取得してメタデータとして保存でき、それは最終的にビジネスプロセス管理ソフトウェアによって抽出され、ビジネスプロセスのどこでも再利用され、ワークフローの経路や変数、結果を駆動します。エンドユーザーにシンプルなフォームを提示することで、フォーム入力によって駆動される複雑なビジネスプロセス自動化を、エンドユーザーから隠すことができます。
ビジネスプロセス管理ソフトウェアがどのように役立つか：
BPMソフトウェアは、ビジネスプロセスの自動化にいくつかの主要なメリットをもたらします：
ワークフローの設計とモデリング：ワークフローを視覚的に設計、モデル化、最適化し、プロセスを理解し洗練させやすくします。
プロセスの自動化：反復的なタスクを合理化し、手作業の不正確さを排除し、プロセスの実行を標準化します。
タスクのルーティング：タスクを適切な人やチームに振り分け、すべてのタスクが明確に割り当てられ、区別されるようにします。
データ連携：ソフトウェアは他のソフトウェアシステムやデータベースと接続し、情報を共有できるため、相互にレポートしあうことができます。
リアルタイム監視：プロセスが実際にどのようにパフォーマンスを発揮しているかをリアルタイムで確認でき、このリアルタイムの可視性とボトルネックへの洞察に基づいて、より良いビジネスの意思決定を行えます。
コンプライアンス・セキュリティ：プロセスが会社のポリシーやセキュリティ基準に遵拠しているかを確認し、遵守違反やデータ漏えいのリスクを最小限に抑えます。
上記の12の重要なビジネスプロセス自動化を自動化することで、BPMソフトウェアは効率を高め、資本と時間の両方のコストを削減し、投資収益率（ROI）と生産性を向上させます。小さなスタートアップも大企業も、自動化の採用から恩恵を受けられます。これはビジネス上大いに意味があり、企業が変化を乗り越えるのを助けます。
