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Révisions intelligentes
basées sur le contenu

 

Révisions intelligentes basées sur le contenu

Seule la version et l'examen du contenu changent entre les révisions!

Révisions intelligentes basées sur le contenu

De nombreuses entreprises doivent changer leur façon de travailler en raison d'un outil d'examen et d'approbation inadéquat. Aproove Work Management propose une révision intelligente basée sur le contenu (facultative).

La plupart des solutions de vérification linguistique permettent l'envoi de fichiers de plusieurs pages. Le problème repose dans le fait que toutes les pages sont traitées comme une preuve individuelle collective.

Ainsi, vos relecteurs prennent des décisions sur la totalité de l'épreuve au lieu de les prendre sur chacune des pages individuelles qu'elle contient. Une épreuve, une décision.

Pourquoi est-ce un problème de traiter les pages multiples comme une seule preuve?

Disons que vous examinez une épreuve de dix pages et que vous devez faire des commentaires sur une seule page, tandis que les neuf autres sont approuvées. Vous devez maintenant rejeter l'intégralité de l'épreuve (les dix pages) car vous ne pouvez avoir qu'une seule décision par épreuve ( et non par page).

Considérez maintenant les modifications apportées en utilisant notre exemple ci-dessus, et une nouvelle version d'épreuve est créée. Même si une seule page a été révisée, chaque page devient la version 2 même si rien n'a changé sur les neuf autres pages. Votre relecteur doit maintenant revérifier les 10 pages à nouveau!

Pas la meilleure utilisation du temps ou la solution idéale, non?

Comment contournez-vous cela?

  1. Vous êtes obligés de diviser votre document de plusieurs pages en pages ou en feuilles individuelles avant de les envoyer.

  2. Vos relecteurs obtiennent désormais plusieurs pages à afficher au lieu d'un document, chaque page ayant ses propres notifications (d'avantage d'emails et de notifications).

  3. Vous devez maintenant regrouper tous les commentaires d'épreuves individuelles dans votre document de plusieurs pages en ouvrant toutes les épreuves une à une.

Vous avez investi dans la gestion du travail et la vérification en ligne pour accélérer votre processus; cela ne devrait pas entraîner de perte de revenus avec des heures de studio plus longues. Sans parler de la confusion et des notifications sans fin pour vos corrections.

Alors, comment fonctionne Aproove WM?

Nous pensons qu'il est faux de forcer les utilisateurs à adopter une technologie de flux de travail inadéquate et limitée. C'est pourquoi Aproove WM a proposé une révision intelligente basée sur le contenu.

 

Les documents de plusieurs pages (ou d'une seule page) de n'importe quelle taille peuvent être envoyés sur Aproove Work Management. Les relecteurs peuvent parcourir les pages et approuver, rejeter ou annoter chaque page. Chaque page est traitée comme un composant individuel dans l épreuve multi-page.

Au fur et à mesure que des pages individuelles sont approuvées, rejetées ou marquées dans le document multi-page, toutes les notifications et l'automatisation seront traitées, en fonction de vos paramètres de workflow.

Cette puissante fonctionnalité permet aux projets de se déplacer en continu. Il n'est pas nécessaire que les épreuves multipages soient définies dans un état unique qui peut ne pas s'appliquer à toutes les pages.

Révisions et versions

Lorsque l'épreuve révisée (multi-page) est téléchargée, Aproove WM effectue un "scan intelligent". L'analyse vérifie physiquement si des différences sont détectées entre l'ancienne et la nouvelle version d'épreuve.

Le scan intelligent vérifiera les documents, images, vidéos et tout autre format de fichier pris en charge

Aproove WM crée uniquement de nouvelles versions sur les pages qui ont changées entre les révisions. Vous pourriez vous retrouver dans un scénario où une épreuve multipage a des numéros de version différents sur les pages individuelles, même si elles se trouvent dans le même document.

Cela signifie que les relecteurs n'auront qu'à vérifier les pages qui ont changées physiquement entre les versions et non à relire l'intégralité du document. Aproove a également un statut "modifié" dans la vue "plan plat", ce qui permet aux utilisateurs de filtrer et d'afficher uniquement les pages qui doivent être revérifiées.

 

Cette fonctionnalité fantastique est bénéfique pour trois raisons:

  1. Les relecteurs n'auront qu'à vérifier les pages marquées avec des différences entre les versions.

  2. Si des modifications se produisent sur des pages qui n'ont jamais été marquées pour révision, elles seront signalées, permettant au réviseur de vérifier les erreurs ou les modifications non autorisées.

  3. Des documents multi-pages de toutes tailles peuvent être envoyés et chaque page du document est traitée comme une épreuve unique (pas besoin de fractionner les fichiers ou de créer de nombreuses épreuves dans un projet)

La fonction de révision intelligente est véritablement unique à Aproove Work Management. Elle permet d'économiser énormément de temps et donc d'argent tout en garantissant une conformité totale, ce qui réduit les risques.