Aproove 2024/R3 リリース公開！

2024/R3 リリースでは、2つの注目機能が新たに追加されました！1つ目は、外部ユーザーがセキュアに Aproove フォームへアクセスし、直接プロジェクトを作成できるようになる機能。2つ目は、チーム内でのタスク割り当てをさらに柔軟に行えるようになる、新しい「チームタスク」機能です。

そのほかにも、多くの新機能や改善が含まれています。詳細は以下をご覧ください。

外部フォームリンクでプロジェクトを開始
ユーザーライセンスなしでプロジェクトを作成可能に！

ビジネスでの活用例

多くのAprooveユーザー企業では、社外のクライアント、サプライヤー、他部門との連携が業務の一部となっています。その中でも、こうした外部関係者がビジネスプロセスの起点となるケースは少なくありません。

今回のアップデートでは、外部ユーザー向けにフォームリンクを公開し、専用アカウントを発行することなくプロジェクトを開始できる機能が追加されました。

これにより、社内メンバーが関与する前の段階から、外部の依頼者が自らフォームに必要事項を入力し、リクエストを送信することが可能となり、結果として、対応スピードと業務効率の大幅な向上が期待できます。

以下のスクリーンショットは、リンク設定を行うAprooveの管理画面を示しています。具体的な設定方法については管理者マニュアルをご参照ください。また、Aprooveでは外部リンクの不正利用を防ぐためのセキュリティ対策も万全に整備されています。スパムなどの悪用リスクを抑えた設計により、安心してご利用いただけます。

セキュリティ面のハイライト

• リンクを利用できるユーザーやドメインをホワイトリストで制限可能。ホワイトリストに登録されていない場合は、フォームにアクセスできません。
  
  
• ユーザーはメールアドレスを入力し、スパム防止キャプチャをクリックすると、ホワイトリストとの照合が行われます。
  
  
• 照合に成功したユーザーには、認証コード（2要素認証 / 2FA）がメール送信され、そのコードを入力することで次のステップへ進むことができます。
  
  
•  認証が完了すると、対象のフォームが同じウィンドウ内で表示されます。
  

また、公開するフォームやプロジェクト名の設定に関しても、正規表現（regex）やメタデータキーなどの変数を活用した、非常に細かな制御が可能です。

ユーザー側の視点

ユーザーにとって、このプロセスは非常にスムーズです。リンクをクリックして必要事項を入力し、認証を通過すれば、該当フォームが表示されて入力を完了できます。

ユーザーがフォームの入力を完了すると、その後の処理を自由に設定できます。たとえば、リクエストをカスタマーサポート担当者にルーティングしたり、フォームに入力された情報をもとに自動でプロジェクトを開始したりすることも可能です。アイデア次第で、さまざまな活用が広がります。

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チームタスク
チームタスクで複数のユーザーへの割り当ても可能に！

チームタスクとは

法務、商品部、バイヤーなどの社内部門、または制作会社のレタッチチームやクリエイティブチームなど、企業には「特定の担当者ではなく、チーム単位で処理を進めたい」場面が多く存在します。

Aproove では、数年前に「チームタスク」というしくみを追加し、このようなニーズに対応してきました。これにより、タスクを個人ではなくチーム単位で割り当てることが可能になりました。タスクがチームに割り当てられると、そのチームに所属する全メンバーの「To Do リスト」にタスクが表示され、ステータスは「未割り当て（unassigned）」として表示されます。

その後、タスクは以下のいずれかの方法で個人に割り当てられます：

1. チームメンバーが自分自身でタスクを引き受ける（セルフアサイン）
2. 権限を持つマネージャーがチーム内の誰かに割り当てる

一度タスクが個人に割り当てられると、チームの「タスクリスト」からは非表示となり、該当ユーザーの「マイタスク」に移動します。他のチームメンバーには表示されなくなります。

新機能：複数ユーザーへのチームタスク割り当てに対応！

従来のチームタスク機能は非常に好評でしたが、リテール業界のように「決められた時間内での対応」が必要なワークフローには、十分に対応しきれないケースもありました。 

たとえば、複数のマーケティング担当者が決められた時間内にプルーフをレビューする必要がある場合でも、時間が過ぎればレビュー状況にかかわらず、自動的に次のステップへ進む――そんなタイムドリブンな運用が一般的です。

これまでは、レビュー対象の全マーケティング担当者に個別のタスクを割り当てる必要がありました。数百〜数千人規模のレビュアーが存在する場合、それぞれにタスクが作成されるため、システムに負荷がかかり、タスクリストも煩雑になってしまいます。特に、実際にレビューを行う人数が全体の一部に限られている場合、この課題はより顕著になります。

今回のアップデートにより、管理者は「チームタスク」が何回まで取得可能かを設定できるようになりました。全マーケティング担当者にレビュー依頼の通知を送信し、レビューを希望する人はチームタスクプールから任意でタスクを引き受ける（セルフアサイン）ことができます。同じチームタスクは、上限回数に達するまで他のメンバーにも引き続き開放されたままになります。

複数メンバー対応チームタスクによる主なメリット

• チームタスクプールからタスクが取得された時点で、初めてタスクが生成されます。チーム全員に一斉にタスクを送る必要がないため、システム負荷を軽減できます。
  
  
• 実際にタスクを引き受けたユーザーのタスクだけがダッシュボードに表示され、未取得のタスクが一覧に表示されることもないため、ユーザー体験の向上につながります。
  
  
• レポート出力時には、実際にタスクを取得したユーザーのデータだけが集計されるため、関与していないユーザーの情報が含まれることもなく、レポートの精度が向上します。

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レポート機能の強化！
レポート生成を高速化し、メールでの受け取りも可能に！

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タグ機能の強化！
使いやすいタグ機能に、新たな機能追加！

タグのカウント表示に対応（プルーフ・ノート単位）

レビュー担当者は、プルーフやノートにタグを追加できる機能をすでに活用していますが、今回のアップデートでは「タグ追加」アクションと連携し、複数のユーザーが同じタグを付けたり外したりできるようになりました。同じタグが複数人によって追加された場合、そのタグの横にカウント数が表示され、何人のユーザーがタグを追加したかが一目で確認できます（プルーフ・ノートともに対応）。

また、タグを削除するとカウントが減少し、カウントが0になるとタグは自動的に削除されます。



タグに説明をつける機能

タグの活用がますます広がる中で、管理者はタグの作成・編集時に説明ラベルを設定できるようになりました（管理画面で追加可能）。この説明ラベルは、ユーザーがタグにカーソルを合わせたときに表示されます。

タグの目的や意味などを簡潔に伝えたい場合にとても便利で、ユーザーが適切なタグを選ぶ際のヒントになります。

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HTML5 管理画面の正式リリース＆ログ機能の強化
高速かつモダンな HTML5 管理画面がついに正式リリースされました！

今回のアップデートでは、25 を超える新機能と改善が追加されています。

主な強化ポイントは以下のとおりです：

• プロジェクト単位でのログ表示に対応：ログが大量に発生するシステムでも、対象プロジェクトごとに絞り込めるため、管理がスムーズになります。
  
  
• 管理者の操作履歴ログを追加：複数の管理者がいる環境でも、誰がどの操作を行ったかが明確になり、トラブル対応や監査にも役立ちます。
  
  
• エージェントの動作ログを追加：エージェント側での処理内容を追跡できるようになり、処理状況の可視化が向上しました。
  
  
• プロジェクトプランの変更履歴を管理ログに記録：新しいプロジェクトプランで行われた変更も、管理画面のログにしっかり保存されます。

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2024/R3 では他にも多数の改善が行われています！
今回のリリースでは、以下のような細かな改善や機能追加も行われています：

• UI の細かな調整・改善
• 「Base English」のシステムメッセージを、よりわかりやすい表現に刷新
• プロジェクトプランニング：ユーザーごとにタスク適性（評価）を個別設定可能
• プロジェクトプランニング：ワークフロー内のタスクに色分けオプションを追加
• トリガー機能の強化：ユーザーがシステム稼働中（ランタイム）で追加された場合にも、デフォルト設定を適用可能
  　※ 後から追加されたゲストにも同様の設定が反映されます。
• Concoord ：Concoord に新しい管理用パラメータ「concoordRequestTimeout」が追加
  　※ 値が未設定の場合は空欄で表示され、タイムアウト処理は適用されません。

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ご希望があれば、すべての修正内容（バグ修正を含む）を記載した技術リリースノートをお送りします。
また、2024/R3 リリースに関するご質問もお気軽にお問い合わせください。