Tout d'abord, qu'est-ce qu'un workflow ?
Un workflow, ou processus métier, peut être défini comme un ensemble de tâches liées (séquentielles ou non séquentielles) exécutées pour atteindre un objectif commercial particulier.
Diagramme de flux de travail et organigramme
Bien qu'il existe différentes méthodes pour créer un diagramme de flux de travail, le plus souvent, on utilise un organigramme ou sa variante (par exemple, un organigramme à couloirs) pour représenter graphiquement le processus métier.
Dans un organigramme de base, ou plus précisément, un organigramme ANSI (American National Standards Institute), nous utilisons différents symboles et formes pour décrire les différentes étapes impliquées dans le flux de travail.
De nombreux symboles et formes peuvent représenter différents éléments d'un processus, mais dans un diagramme de flux de travail, quatre symboles sont particulièrement importants :
Terminal : la forme ovale représente le début et la fin d'un processus.
Opération :le rectangle représente une tâche spécifique effectuée
Décision :le losange représente une étape du processus où une décision doit être prise (par exemple, Oui/Non) avant de passer à l'étape suivante Étape.
Flèches :reliant les différentes formes du processus, représentant la direction et le flux de l'information.
Alors, qu'est-ce qu'un workflow ?
Ces différentes formes servent à représenter le flux entre chaque étape, qui appartient à l'un de ces trois composants de workflow :
- Entrée : tout actif (information, équipement, capital, ressource humaine) nécessaire à la réalisation d'une étape donnée
- Transformation : les changements subis par l'entrée qui créent finalement Le résultat. Les changements peuvent être des déplacements (d'un lieu à un autre), des modifications de formes/caractéristiques physiques, des changements de propriétaire, etc.
- Résultat : le résultat de cette transformation.
Outre la méthode de diagramme de flux de base ANSI, comme indiqué précédemment, d'autres méthodes de représentation graphique sont fréquemment utilisées pour créer des diagrammes de flux de travail. Voici quelques-unes des plus populaires qui peuvent s'avérer utiles pour modéliser certains types de processus métier :
- Diagramme en couloirs : assez similaire à un diagramme de flux de base, mais les différentes unités sont séparées par des lignes verticales, à l'image des couloirs de natation. Ce type de diagramme est utile lorsque différentes équipes ou différents services sont impliqués dans le processus, afin de mettre en évidence les interactions entre les équipes.
- Diagramme d'activité UML : Le diagramme d'activité UML (Unified Modeling Language) est souvent considéré comme une version plus avancée des organigrammes et est particulièrement utile pour comprendre le flux des programmes et identifier les contraintes et les conditions qui provoquent des événements particuliers.
- Diagramme BPMN : Le diagramme BPMN (Business Process Modeling Notation) est assez similaire au diagramme UML, mais il se concentre davantage sur les informations liées au métier que sur les aspects techniques, tels que les processus internes impliqués dans les tâches.
- Diagramme SIPOC : SIPOC signifie Fournisseur-Entrée-Processus-Sortie-Client. Ce type de diagramme est utile pour analyser le processus de haut niveau impliqué, en particulier les flux de données entre les différentes parties. SIPOC se concentre sur l'analyse des aspects les plus critiques du flux de travail plutôt que sur l'ordre des étapes du processus.
Diagramme de flux de travail : Pourquoi en avez-vous besoin ?
Le système de flux de travail a été initialement développé pour améliorer l'efficacité dans l'industrie manufacturière, mais il est désormais largement adopté dans de nombreux secteurs d'activité. En général, le diagramme de flux de travail est utilisé à trois fins différentes :
- Analyse du flux de travail et plan d'amélioration
Grâce à une visualisation précise du flux de travail, nous obtenons une vue d'ensemble du fonctionnement d'un processus métier spécifique. En pratique, nous pouvons utiliser le diagramme de flux de travail pour identifier les axes d'amélioration potentiels (goulots d'étranglement, processus redondants, outils obsolètes, etc.) afin d'élaborer un plan d'amélioration précis pour optimiser le processus. En améliorant l'efficacité des processus métier, nous pouvons mieux utiliser nos ressources pour atteindre les objectifs de l'entreprise, ce qui peut se traduire par une rentabilité accrue. Instructions standardisées pour les processus : Différents employés peuvent exécuter une même tâche de diverses manières, avec des niveaux d'efficacité et de précision variables. En l'absence de consensus sur la manière d'exécuter un processus spécifique, cela peut engendrer de la confusion et des inefficacités, par exemple lors de l'arrivée d'un nouveau membre dans l'équipe ou du départ d'un cadre supérieur. Grâce à un diagramme de flux de travail standardisé, toutes les personnes impliquées dans le processus peuvent s'y référer pour obtenir des instructions précises et standardisées. - Responsabilisation et transparence
Grâce à un diagramme de flux de travail et à une solution de gestion des flux de travail, nous pouvons suivre l'exécution du processus métier en temps réel. Nous pouvons facilement identifier les responsables de chaque tâche, son échéance et d'autres détails.
Les employés peuvent également consulter le diagramme de flux de travail pour savoir sur quoi travaillent leurs collègues et quand la tâche leur sera transmise. Cela peut contribuer à améliorer la transparence de la collaboration et, grâce à une responsabilisation accrue, chacun sera encouragé à être plus productif. Principes clés pour l'élaboration d'un diagramme de flux de travail Ci-dessous, nous aborderons les étapes à suivre pour créer votre diagramme de flux de travail. Le processus de création d'un diagramme de flux de travail peut varier en fonction de divers facteurs, notamment du type de processus métier que vous souhaitez visualiser. Cependant, lors de la création d'un diagramme de flux de travail, il est essentiel de toujours prendre en compte les principes suivants : Point de départ et point d'arrivée Il est primordial d'identifier le point de départ et le point d'arrivée du processus. Quelles conditions déterminent la réussite ou l'échec du processus ? Pour certains processus métier, le point de départ et le point d'arrivée sont évidents, mais pas pour d'autres. La meilleure approche pour les identifier précisément consiste à interroger les parties prenantes directement impliquées dans le processus. - Point de vue et point dans le temps
Déterminez si vous allez représenter le flux de travail du point de vue de votre organisation ou de celui du client. Pour certains processus, les deux points de vue peuvent être identiques, mais ils seront très différents pour la plupart.
De plus, à des fins d'analyse du flux de travail, vous devez représenter le flux de travail tel qu'il est actuellement (en visualisant comment vous exécutez le processus aujourd'hui). Toutefois, pour la planification ou d'autres objectifs, vous pouvez représenter le flux de travail en fonction de son état idéal (appelé diagramme cible). Prenez cette décision en fonction de l'objectif du flux de travail. - Listez les étapes avec précision et exhaustivité
Un diagramme de flux de travail est inutile s'il est incomplet ou inexact.
Il est essentiel de comprendre que différents employés et parties prenantes peuvent emprunter des chemins différents lors de l'exécution du processus. En pratique, identifier l'approche la plus « correcte » peut s'avérer très complexe. Une approche classique consiste à interroger les différentes parties prenantes sur leurs méthodes de travail et à identifier la plus fréquente. Il est ensuite possible d'examiner les alternatives et de déterminer si certaines sont plus efficaces que la méthode « classique ». Toutefois, il ne faut pas s'attarder outre mesure sur ces alternatives. Identifier les points de décision : Identifiez les points du processus métier qui nécessitent une validation ou une approbation. Déterminez également les informations/données nécessaires à la prise de décision et vérifiez si elles sont facilement accessibles à l'approbateur. Ces informations détermineront les exigences de ce point de décision.
Guide étape par étape pour la création d'un diagramme de flux de travail
Encore une fois, bien que le processus réel de cartographie d'un flux de travail puisse varier en fonction de divers facteurs, voici les étapes nécessaires à la création d'un diagramme de flux de travail de base, en tenant compte des quatre principes principaux ci-dessus :
Étape 1 : Choisir un processus métier
Bien que l'objectif final du processus puisse être de cartographier tous les processus métier de votre organisation, il est préférable de se concentrer sur un seul à la fois pour garantir l'exactitude et l'intégrité.
Alors, si votre organisation possède plusieurs processus métier, lequel choisir ?
La réponse dépend des objectifs et des priorités de votre organisation, mais voici quelques points clés à prendre en compte :
- Votre processus métier principal, c’est-à-dire le processus métier qui contribue le plus à la réussite de votre organisation, est un bon candidat, surtout si vous avez identifié des inefficacités.
- Les processus présentant des goulots d’étranglement et des inefficacités évidents sont également de bons candidats, selon leur impact sur les objectifs de votre organisation.
- Si un service ou une équipe affiche des performances régulièrement insuffisantes (par exemple, des retards), recherchez d’éventuels processus inefficaces.
- Si l’objectif de la création du diagramme est de Pour l'intégration, choisissez ensuite le processus le plus crucial pour chaque nouvel employé.
Supposons que le diagramme ait pour seul but l'intégration des nouveaux employés ou la standardisation du processus. Dans ce cas, il n'est peut-être pas nécessaire d'inclure trop de détails ; concentrez-vous principalement sur l'attribution précise des rôles et des responsabilités.
En revanche, si le diagramme vise l'analyse des flux de travail et l'élaboration d'un plan d'amélioration, vous devrez détailler davantage chaque étape du processus.
Réfléchissez également aux personnes qui auront accès au flux de travail. Si celui-ci est accessible à des tiers (par exemple, des clients), vous ne devez pas y inclure d'informations confidentielles ou sensibles.
Étape 2 : Collecte des données
L'étape suivante consiste à collecter autant de données que possible relatives au processus métier choisi.
Vous devez recueillir des données à la fois quantitatives et qualitatives.
Les données quantitatives, ou données concrètes, sont toutes les données qui peuvent être mesurées en quantité.
Par exemple, supposons que le processus que nous allons décrire soit un processus d'approbation de conception dans une agence de création. Ensuite, les données quantitatives que nous pouvons collecter peuvent inclure : le nombre de livrables de conception qui doivent être approuvés à tout moment ; le nombre de révisions à tout moment ; le ratio entre les conceptions approuvées et rejetées à tout moment. Les données qualitatives, ou données « douces », sont des données qui ne peuvent pas être mesurées, par exemple : les tâches impliquées dans chaque étape du processus métier ; les personnes responsables d’une tâche spécifique ; le calendrier du processus ; les variantes possibles des chemins d’exécution (comme indiqué ci-dessus). Pour recueillir ces informations, interrogez autant de parties prenantes que possible et n’hésitez pas à poser toutes les questions nécessaires.
Étape 3 : Ébauche du diagramme de flux de travail
Maintenant que vous avez collecté suffisamment de données, vous pouvez commencer à créer une ébauche de votre diagramme de flux de travail. Une solution de gestion des flux de travail comme Approve, avec son outil de création de flux de travail, peut vous aider à visualiser le diagramme.
Rappelez-vous les quatre principes principaux évoqués précédemment lors de la création de votre ébauche. Déterminez le point de vue adopté pour votre diagramme : celui de votre organisation ou celui de vos clients, et s’il s’agira d’un diagramme de l’existant ou d’un diagramme de flux de travail.
Notre conseil : commencez par les différents symboles et formes, et ignorez les flèches et les connecteurs. Une fois que vous êtes certain de l'emplacement et de la séquence des formes, vous pouvez ajouter les flèches.
Étape 4 : Révision de votre diagramme de flux de travail
L'étape suivante consiste à impliquer vos parties prenantes et à examiner en détail le diagramme de flux de travail.
Interrogez les parties prenantes et les membres de l'équipe. S'il s'agit d'un diagramme existant, votre objectif est de vous assurer qu'il soit aussi précis que possible. S'il s'agit d'un diagramme de flux de travail, vous devez recueillir les commentaires des parties prenantes concernant leur vision idéale des processus, car celle-ci peut varier considérablement d'une partie prenante à l'autre.
Pour un diagramme de flux de travail existant, vous devez confirmer les détails suivants et vous assurer de leur exactitude :
- L’objectif global du flux de travail/processus
- L’action qui déclenche le début du processus et celle qui signale sa fin
- Les tâches impliquées dans chaque étape du processus
- La personne responsable de chaque tâche
- Les variations possibles de ce processus
- Pour chaque point de décision, les informations nécessaires à la prise de décision
Étape 5 : Analyse du flux de travail
Si le but du diagramme de flux de travail est de standardiser un processus ou de faciliter l’intégration, vous pouvez ignorer cette étape.
Maintenant que nous disposons d’une version complète du diagramme de flux de travail, nous pouvons procéder à une analyse du flux de travail afin d’élaborer un plan d’amélioration. Le processus d'analyse proprement dit peut varier selon le flux de travail, mais l'objectif principal est généralement d'identifier et d'éliminer les inefficacités. Pour ce faire, nous pouvons procéder en trois étapes : 1. Prioriser les différentes tâches et étapes du processus en fonction de leur impact. Vous pouvez, par exemple, les classer en quatre catégories : très importantes, importantes, souhaitables et redondantes. Répartir les tâches par rôle/description de poste facilitera la catégorisation. 2. Rechercher les redondances, les inefficacités, les goulots d'étranglement et toute étape inefficace qui ralentit le processus. Vérifier que les tâches et les étapes sont bien alignées sur les objectifs du processus métier, ainsi que sur l'objectif global de votre organisation. 3. Identifier les opportunités d'automatisation. En règle générale, si l'automatisation d'une étape est suffisamment rentable, il convient de l'adopter, car elle améliorera considérablement l'efficacité et la cohérence du processus. 4. À partir de ces constats, vous devez élaborer un plan d'amélioration complet pour le flux de travail.
Étape 6 : Mise en œuvre et évaluation des changements
En fonction du plan d’amélioration que vous avez élaboré précédemment, l’étape suivante consiste à mettre en œuvre les changements.
Une fois les changements mis en œuvre, il convient de consulter à nouveau les parties prenantes afin de confirmer leur impact positif. Leurs retours contribueront également à garantir la précision du diagramme de flux de travail.
Il est essentiel de se rappeler que même après les améliorations, le flux de travail ne sera jamais parfait et qu’il faudra l’analyser et l’améliorer en continu.
Conclusion
Un diagramme de flux de travail offre une représentation précise d’un processus métier, permettant ainsi une analyse fine de ce flux et l’élaboration d’un plan d’amélioration.
Grâce à des outils d'analyse et de gestion des flux de travail comme Aproove, vous pouvez générer un diagramme de flux de travail et obtenir toutes les données nécessaires sur une plateforme unique, ce qui rend l'analyse plus rapide et moins coûteuse.
Un diagramme de flux de travail nous offre une vue précise de toutes les tâches et étapes du processus métier, nous permettant d'identifier les goulots d'étranglement et les redondances et de mettre en œuvre l'automatisation lorsque cela est possible afin d'améliorer l'efficacité du processus et d'atteindre ses objectifs.
