Présentation des formulaires de gestion de travail Aproove

Aujourd'hui, Aproove Work Management présente sa nouvelle fonctionnalité « formulaires », profondément intégrée à toutes les fonctions principales d'AprooveWM.

Pourquoi les formulaires sont-ils importants ?

Les formulaires constituent un ajout important qui offre d'innombrables possibilités aux entreprises pour s'améliorer et Les formulaires permettent de gagner du temps et de l'argent.

Présentez des formulaires aux utilisateurs à n'importe quelle étape d'un flux de travail : les données saisies sont stockées dans la base de données AWM, ce qui permet de réutiliser les informations collectées ultérieurement dans un flux de travail sous forme de métadonnées.

"Aproove n'a pas seulement introduit des fonctionnalités de formulaire. Nous sommes allés beaucoup plus loin et avons créé d'importantes synergies avec nos déclencheurs et actions existants, nos métadonnées et nos schémas de projet, ce qui permet un contrôle précis de l'apparence, des autorisations et de l'interaction du formulaire avec nos autres fonctionnalités. Les formulaires peuvent collecter des données qui peuvent être extraites et réutilisées à n'importe quelle étape du flux de travail, influençant ainsi les itinéraires, les variables et les résultats. Cette fonctionnalité change complètement la donne : elle permet à des formulaires simples et conviviaux de piloter des flux de travail complexes sans que les utilisateurs finaux aient besoin d'y avoir accès.

Xavier Dorvillers, PDG d'Aproove Technologies

Les formulaires peuvent être le point d'appui de votre flux de travail !

Pour l'utilisateur final, un formulaire est un moyen simple de saisir et de télécharger des données. Chaque formulaire peut être personnalisé en fonction de son public cible. Les utilisateurs peuvent même choisir d'afficher des métadonnées personnalisées dans leur tableau de bord de projet, ce qui facilite l'identification, la recherche, le filtrage et la création de rapports. Les informations commerciales saisies par un utilisateur peuvent orienter automatiquement le flux de travail, comme un code postal dans un système de navigation GPS. Par exemple : un formulaire de lancement de projet est présenté au demandeur souhaitant initier un projet. Une fois le formulaire rempli, une notification de tâche est envoyée à l'équipe de gestion de compte, accompagnée d'un fichier de synthèse téléchargé via le formulaire. Un gestionnaire de compte prend en charge la tâche, la vérifie et clique sur le bouton « Projet accepté ». Le bouton « Projet accepté » affiche un formulaire d'« Instructions de travail » au gestionnaire de compte. Ce dernier remplit le formulaire en sélectionnant les parties prenantes du projet, ainsi que le flux de travail souhaité. Une fois le formulaire rempli, le flux de travail approprié se déclenche. Ce dernier recherche automatiquement les informations des parties prenantes saisies dans le formulaire d'instructions de travail avant d'envoyer les tâches correspondantes pour démarrer le projet. Plus tard dans le flux de travail, un autre formulaire peut être requis. Selon les informations saisies, le flux de travail peut changer de direction, voire basculer vers un autre flux. Les formulaires peuvent également servir à assigner des tâches ponctuelles à une personne en dehors d'un flux de travail prédéfini. Par exemple, vous pouvez remplir un formulaire simple intitulé « Tâche ponctuelle » en indiquant votre nom, en définissant une date limite et en fournissant des instructions avant de l'assigner à un autre membre de l'équipe. Cette simple demande sera ajoutée à la liste des tâches des utilisateurs concernés, qui pourront la consulter et cliquer sur « Terminé » une fois la tâche accomplie. Le demandeur sera alors notifié de la fin de la tâche.

Configuration des formulaires ;

Un formulaire est un ensemble de champs de métadonnées organisés selon une mise en page avec des contraintes d'affichage spécifiques. Le rendu du formulaire repose sur plusieurs grilles dynamiques de colonnes et de lignes. Tous les champs sont répartis en fonction de l'espace disponible dans le navigateur.

L'administrateur créant les formulaires peut définir l'apparence et les informations requises dans chaque formulaire. Les champs peuvent être obligatoires et différents types de champs sont pris en charge, notamment : texte libre, listes déroulantes, champs de recherche, champs de date, booléens, etc. L'administrateur peut décider quelles valeurs de champ doivent être enregistrées en tant que métadonnées, avant de les réutiliser ailleurs dans le flux de travail. Un autre avantage important réside dans les fonctionnalités étendues des Déclencheurs et actions d'AWM. Certains déclencheurs et actions peuvent désormais consulter les métadonnées enregistrées pour renseigner les champs variables lors de l'exécution. Par exemple, une approbation dans le flux de travail déclenche l'envoi de l'épreuve finale au demandeur initial. Auparavant, il aurait fallu renseigner manuellement l'adresse e-mail du demandeur. L'adresse e-mail peut désormais être extraite automatiquement des métadonnées enregistrées, car le demandeur l'a saisie au début du processus, lors du remplissage du formulaire de demande de projet. Des formulaires illimités sont disponibles dès maintenant pour tout administrateur Aproove Gestion du travail Enterprise. Les organisations peuvent également faire appel à l'équipe Aproove Services professionnels pour la configuration. La documentation complète est disponible sur votre portail client ou sur demande.