Les entreprises évoluant dans un environnement commercial en constante évolution incitent sans cesse leurs équipes marketing à produire des campagnes plus efficaces, qui reflètent mieux les objectifs de l'entreprise et génèrent en fin de compte davantage de revenus.
Plus le marketing devient complexe avec davantage de canaux numériques, de segments de clientèle et de campagnes mondiales, plus le besoin de collaboration et de travail d'équipe efficaces se fait sentir. Les logiciels BPM (Business Process Management) ont été adoptés par de nombreuses entreprises dans un seul but : améliorer la collaboration et l’efficacité des équipes.
Sur le blog d’Aproove, nous vous montrons aujourd’hui comment un logiciel de gestion marketing adapté peut transformer la collaboration des équipes marketing et mener à des campagnes plus performantes.
L’importance de la collaboration en marketing
Le marketing est collaboratif par nature. Cela nécessite que les gens travaillent ensemble, que ce soit pour générer de nouveaux concepts de campagne, planifier la production de contenu ou s'entendre sur la manière dont l'entreprise va « communiquer » à travers ses différents canaux marketing. Cependant, la collaboration au sein des équipes marketing peut souvent être entravée par les facteurs suivants :
Flux de travail cloisonnés : Les équipes de contenu, de design, de réseaux sociaux et d’analyse sont souvent isolées, avec des objectifs flous et sans vérification des incohérences entre les canaux.
Problèmes de communication : Avec des membres d’équipe travaillant dans différents fuseaux horaires, notamment à l’ère du télétravail, la communication peut se fragmenter, avec des messages contradictoires et des retards.
Inefficacités des processus : Le travail en double, les délais non respectés et le gaspillage de ressources sont le prix à payer pour les entreprises dont les processus ne sont pas standardisés.
Manque de visibilité : Si les équipes ne savent pas ce que font les autres, la stratégie et l’exécution de l’organisation en pâtissent.
Ces difficultés peuvent être atténuées en utilisant les meilleures pratiques. logiciel de gestion des processus métier, qui introduit une structure de processus formelle et identifiable dans les opérations commerciales, tout en favorisant une meilleure communication et collaboration.
Rationalisation des flux de travail et réduction des silos
L'avantage le plus immédiat est peut-être d'« automatiser les flux de travail » dans diverses fonctions marketing. Grâce à des processus rationalisés, chaque membre de l'équipe impliqué à un moment donné du projet sait sur quoi il travaille, ce que l'on attend de lui et comment son travail s'intègre à la vision globale du projet.
Cartographie des processus : Un logiciel BPM permet de créer des cartographies des processus détaillant chaque étape d'une campagne, du brainstorming au déploiement, en passant par l'analyse. Affichées au grand jour, ces cartographies offrent à toute l'équipe marketing une vision d'ensemble du processus. Outre le fait d'encourager une réflexion holistique, cette vue d'ensemble contribue également à décloisonner les services : si un élément doit transiter par le logiciel de gestion marketing de l'entreprise pour passer d'une équipe à l'autre, les collaborateurs doivent préciser sa nature, son objectif et son destinataire.
Processus standardisés : Le BPM permet aux entreprises de standardiser les processus existants entre les équipes afin d'éviter toute erreur ou incohérence de communication. Un exemple simple serait la mise en place d'un processus d'approbation de contenu à l'échelle de l'équipe, auquel tout contenu devrait se conformer avant sa publication.
Automatisation des tâches : Les logiciels de gestion marketing peuvent automatiser les tâches routinières telles que l'envoi de demandes d'approbation ou la mise à jour des statuts de projets, ce qui permet de gagner du temps, de le libérer pour le travail créatif et de garantir que les processus cibles ne soient pas interrompus par des retards inutiles. Cela contribue à réduire les goulots d'étranglement et permet à l'équipe de se concentrer sur un travail à forte valeur ajoutée.
Amélioration de la communication et de la collaboration
Créer un environnement collaboratif est également crucial dans les équipes marketing, où les idées doivent être partagées, examinées et développées rapidement. Les logiciels BPM jouent un rôle essentiel dans l'amélioration de cette communication :
- Encourager l'innovation : La communication peut se faire sous différentes formes, telles que les e-mails, les discussions de groupe et les réunions. Les meilleurs logiciels de gestion des processus métier (BPM) permettent la gestion de plusieurs canaux, ce qui fluidifie et optimise le partage d'idées et d'innovations. Diffusion de l'information : Le marketing implique souvent de traiter des idées provenant de différentes personnes situées à différents endroits. Une entreprise distribuée peut avoir des bureaux non seulement dans différents pays, mais aussi sur différents continents. Les logiciels BPM facilitent l'accès de tous les collaborateurs aux informations les plus récentes. Communication centralisée : De nombreux outils BPM proposent également un portail de communication centralisé où les équipes peuvent partager des idées, des informations et des retours d'information en temps réel. Cela permet d'éviter les échanges d'e-mails interminables et fastidieux, et de prévenir les pertes de temps et les digressions qui pourraient entraîner des discussions hors sujet. Par exemple, il pourrait s'agir d'une plateforme simple où chacun pourrait poser des questions, prendre contact, demander de l'aide ou donner son avis sur des idées, des suggestions, des ébauches de maquettes de campagnes BPM, etc.
- Outils intégrés : Les logiciels BPM offrent souvent la possibilité de s'intégrer à d'autres outils utilisés par l'équipe marketing. Il peut s'agir de systèmes de gestion de projet, de gestion de contenu ou de gestion de la relation client (CRM). L'intégration permet de centraliser toutes les informations, évitant ainsi à l'utilisateur de jongler entre différentes plateformes.
- Mises à jour en temps réel : Grâce à un logiciel de gestion marketing, les membres d'une équipe peuvent recevoir des mises à jour en temps réel sur les tâches et les projets. Cela permet également à tous les membres de l'équipe de rester informés et réduit les risques de malentendus. Par exemple, si le statut d'une publication sur les réseaux sociaux change, les membres de l'équipe peuvent instantanément voir la mise à jour et effectuer les ajustements nécessaires.
Faciliter la collaboration interfonctionnelle
Les campagnes marketing, par exemple, impliquent généralement des personnes de plusieurs services, notamment les ventes, le service client et le développement produit. Un logiciel de gestion marketing facilite la collaboration entre ces différentes fonctions en fournissant une structure de travail.
Objectifs et indicateurs partagés : Les meilleurs logiciels de gestion des processus métier permettent également aux équipes de partager des objectifs et des indicateurs, afin que chacun sache vers quoi il travaille. Par exemple, une équipe marketing peut collaborer avec l'équipe commerciale pour identifier les indicateurs d'une campagne de génération de leads, afin que les deux équipes connaissent l'objectif.
Collaboration entre les équipes : Les outils BPM modélisant l'ensemble du processus, différentes équipes peuvent travailler sur des étapes distinctes. Par exemple, l'équipe produit peut se concentrer sur les aspects techniques de la campagne de lancement d'un nouveau produit, tandis que l'équipe marketing élabore le message et la promotion. De cette façon, la campagne a plus de chances d'être complète et réussie. Responsabilité et appropriation : Les tâches peuvent être clairement définies grâce à un logiciel BPM. Les membres de l'équipe savent ce qu'ils ont à faire et que cela est consigné, ce qui renforce leur sentiment d'implication dans la réussite du projet.
Amélioration de la gestion et de l'exécution des projets
Une bonne gestion de projet est essentielle à la réussite d'une campagne marketing, et les logiciels BPM y contribuent en offrant des outils de gestion des ressources, des échéances et des livrables.
Allocation des ressources : Les logiciels de gestion marketing aident les responsables marketing à mieux allouer les ressources aux projets en leur fournissant une vue d'ensemble du nombre de tâches attribuées aux membres de l'équipe et de leur charge de travail, afin d'éviter toute surcharge.
Gestion des échéanciers : Les logiciels BPM permettent aux équipes de créer des échéanciers pour chaque campagne, et chaque tâche se voit attribuer une date limite. Le logiciel peut être programmé pour envoyer diverses alertes et rappels à l'approche des échéances afin de garantir le bon déroulement des projets et leur achèvement dans les délais.
Suivi des performances : Si le logiciel BPM dispose d'outils d'analyse et de reporting, il peut fournir aux équipes une vue en temps réel des performances de leurs campagnes, ce qui permet d'éclairer les décisions et d'apporter des corrections en cours de route.
Favoriser l'amélioration continue
Le marketing est une discipline en constante évolution, et les équipes doivent sans cesse améliorer leurs performances en matière de tâches, de processus et de résultats pour rester compétitives. Les logiciels de gestion marketing favorisent l'amélioration continue en fournissant des mécanismes de retour d'information et en permettant aux équipes de tirer des enseignements de leur expérience.
Analyse des processus : De nombreux outils BPM proposent des rapports sur le comportement de vos instances de processus. Votre équipe peut utiliser ces informations pour identifier les problèmes du processus, tels que les goulots d'étranglement, les inefficacités, etc. Par exemple, si votre processus d'approbation des documents entraîne systématiquement des retards, vous pouvez le modifier pour le rendre plus efficace. Boucles de rétroaction : Souvent intégrées aux logiciels BPM, ces boucles permettent de créer des boucles de rétroaction, où l'équipe examine le processus et peut suggérer des améliorations. Ainsi, l'équipe devient autonome et évolue constamment face aux nouveaux défis et aux nouvelles réalités. Évolutivité : Si un logiciel BPM convient à une petite équipe, il doit être suffisamment évolutif pour s'adapter aux grandes équipes qui s'agrandissent au fil du temps, à mesure que les équipes marketing se développent ou que certaines campagnes nécessitent davantage de personnel. Pour les professionnels du marketing qui exigent rapidité, créativité et précision dans leur travail, le meilleur logiciel de gestion des processus métier devient rapidement un outil essentiel de la collaboration d'équipe. Grâce à ses fonctionnalités d'amélioration des flux de travail, de la collaboration entre les membres de l'équipe, de la communication, de la collaboration interfonctionnelle, de la gestion de projet et de l'apprentissage, le meilleur logiciel de gestion des processus métier (BPM) permet aux équipes marketing de travailler ensemble plus efficacement. Cela se traduit par des campagnes plus cohérentes et productives, ainsi que par une équipe plus engagée. C'est pourquoi, à mesure que le marketing évolue, le rôle du logiciel BPM (comme celui d'Aproove !) évoluera également, pour améliorer la collaboration et en faire un outil essentiel pour toute organisation visionnaire.
