La version R5/2022 est officiellement une version de maintenance pour Aproove. Elle intègre des améliorations significatives en coulisses afin d'optimiser l'efficacité et de préparer le terrain pour notre nouvelle version majeure R6, bientôt disponible !
Cependant, nous ne pouvions pas publier une version sans vous proposer de nouvelles fonctionnalités !
La version 2022/R5 est disponible !
La version R5 a toujours été conçue comme une version de maintenance nous permettant d'apporter des améliorations au système afin d'optimiser la vitesse et la stabilité, tout en perfectionnant la nouvelle interface lancée dans la version R4. La version R5 nous permet également de poser les bases de notre ÉNORME nouvelle version à venir, la R6, qui comprendra d'importants nouveaux modules et fonctionnalités.
Cependant, il s'agit d'Aproove ; nous ne pouvions pas publier une nouvelle version sans offrir à nos utilisateurs de nouvelles fonctionnalités exceptionnelles, notamment les formulaires au niveau du projet !
Voir ci-dessous pour plus d'informations sur la version R5/2022 !
Les formulaires de projet sont désormais disponibles dans le tableau de bord !
Les formulaires sont un concept présent dans Aproove depuis longtemps. Un formulaire peut être personnalisé pour recueillir les informations nécessaires à votre activité. Ces informations sont stockées sous forme de métadonnées et peuvent être extraites à des points précis du flux de travail. Par exemple, lorsqu'un flux de travail atteint une étape de révision, il peut utiliser les métadonnées saisies dans le formulaire pour déterminer les réviseurs à notifier à cette étape. Il s'agit d'un exemple simple, mais en résumé, les métadonnées collectées dans un formulaire peuvent piloter les flux de travail. Dans la version R5, Aproove a ajouté la possibilité d'accéder directement à un formulaire depuis le tableau de bord (sans que celui-ci ait besoin de faire partie d'une tâche ou d'une étape du flux de travail). Cette amélioration significative vous permet d'accéder aux informations saisies dans un formulaire et de les mettre à jour. En quoi est-ce utile ? Auparavant, pour ajouter ou modifier des informations saisies dans un formulaire, il fallait revenir à l'étape de saisie du formulaire ou modifier le flux de travail via une tâche ad hoc contenant le formulaire. C'était très agaçant si vous ne vouliez pas répéter les étapes du flux de travail pour saisir des données supplémentaires.
La vidéo ci-dessous montre un utilisateur sélectionnant un formulaire depuis le tableau de bord et modifiant les données.
En découplant le formulaire et en le rendant accessible via le tableau de bord, les utilisateurs peuvent modifier ou ajouter des données aux formulaires déjà utilisés. Ces modifications sont ensuite répercutées dans l'ensemble des flux de travail. De plus, cette fonctionnalité est soumise à des permissions : différents utilisateurs peuvent accéder (en lecture seule ou en modification) à tous les formulaires, à aucun, ou seulement à certains, selon leurs permissions.
Autres améliorations des formulaires
Certains de nos utilisateurs avancés créent des grilles dans les formulaires, alimentées par un système tiers, ou invitent les utilisateurs à remplir les champs obligatoires (parfois, une combinaison des deux).
Nous avons ajouté la possibilité d'interagir avec la fonctionnalité « Contacts » d'Aproove directement depuis la grille. Vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre grille en saisissant leur nom ou leur adresse e-mail. La fonctionnalité « Contacts » filtrera les utilisateurs selon vos critères, facilitant ainsi la sélection et évitant les erreurs de saisie manuelle. De plus, si un utilisateur n'existe pas dans votre base de données de contacts, vous pouvez l'ajouter sans quitter la grille du formulaire. Il s'agit d'une amélioration qui permettra à nos utilisateurs de gagner un temps précieux.
Plus important encore, cette nouvelle fonctionnalité vous permet d'étendre les capacités de la grille pour utiliser n'importe quelle information de contact. Ces informations sont liées aux coordonnées, qui peuvent contenir bien plus qu'une simple adresse e-mail.
La vidéo ci-dessous montre un utilisateur ajoutant des données à une grille et utilisant les contacts pour la compléter.
Actions et métadonnées
- Nous avons ajouté une nouvelle action permettant d'extraire des valeurs spécifiques d'une grille de formulaire afin de les réutiliser ailleurs dans le flux de travail. Par exemple, vous avez peut-être ajouté des données permettant d'ajouter automatiquement des balises de description personnalisées à vos ressources pour ce projet, ou vous souhaitez peut-être extraire l'adresse e-mail d'un contact pour l'affecter à une étape précise du flux de travail. N'hésitez pas à contacter notre équipe de réussite client pour une présentation de cette fonctionnalité ; une démonstration est bien plus parlante qu'une explication !
- Nous avons ajouté un nouveau déclencheur qui s'exécute lorsque vous mettez à jour des données dans un formulaire depuis le tableau de bord. Ce déclencheur peut être associé à n'importe quelle action et peut être personnalisé pour chaque formulaire si nécessaire.
Améliorations du tableau de bord
- Nous avons ajouté la possibilité pour les utilisateurs (disposant des autorisations appropriées) de supprimer les étiquettes de projet d'un autre utilisateur directement depuis le tableau de bord.
- Le tableau de bord peut désormais afficher la description de la tâche à partir de la liste des tâches de l'utilisateur.
Conversation au niveau du projet
- La fonctionnalité de conversation au niveau du projet a été introduite dans la version 4. Nous avons maintenant ajouté la possibilité pour l'administrateur de décider si certains utilisateurs ou groupes peuvent accéder à cette fonction.
