Une amélioration majeure de notre fonctionnalité de relecture en ligne : les « Étiquettes de notes » sont conçues pour faciliter l’identification, la classification et la prise de décision concernant chaque note d’annotation.
Que sont les étiquettes de notes ?
Les étiquettes de notes introduisent une nouvelle façon de gérer les flux de travail d’annotation. Elles couvrent de multiples besoins, allant de l’identification automatisée des notes à l’approbation et aux décisions complexes au niveau de chaque note.
Les étiquettes de notes peuvent être appliquées automatiquement lorsque les utilisateurs ajoutent des annotations, et des autorisations peuvent être utilisées au niveau du projet pour déterminer les étiquettes de notes (le cas échéant) disponibles pour les différents utilisateurs.
Les étiquettes de notes peuvent être ajoutées lorsqu’un utilisateur crée une note d’annotation (automatiquement, manuellement ou une combinaison des deux). Les étiquettes de notes peuvent être affichées ou masquées à différentes étapes du processus, selon les besoins de votre flux de travail. Mais ce n'est pas tout ! Pour aller plus loin, vous pouvez (en option) demander à un utilisateur d'expliquer le choix d'une étiquette de note particulière. Par exemple, si un utilisateur utilise l'étiquette « Rejeter la note », vous pouvez souhaiter une explication de ce rejet. L'utilisation d'étiquettes de notes permet également de gérer la visibilité des annotations pour les autres utilisateurs. Par exemple, les notes étiquetées « Équipe marketing » peuvent être masquées pour les membres de l'équipe « Juridique ». Le tri et le filtrage des notes par étiquette permettent aux utilisateurs de se concentrer sur des notes spécifiques associées à une catégorie particulière. Enfin, le système d'étiquetage des notes permet aux utilisateurs de générer des rapports pour identifier les tendances, les points de blocage ou les comportements récurrents dans le cycle de révision. Les étiquettes de notes trouvent de nombreuses applications dans tous les secteurs d'activité. Vous trouverez ci-dessous deux exemples d'utilisation, illustrés par de courtes vidéos.
Exemple d'utilisation 1 ;
Classification des notes d'annotation
Conditions
- Vous disposez d'un catalogue hebdomadaire dans un magasin, contenant différentes catégories de produits : produits laitiers, viande, épicerie et boissons alcoolisées.
- Différents merchandisers consultent ce catalogue, chacun étant responsable d'un rayon spécifique. Prenons l'exemple des produits laitiers.
- Lorsque le merchandiser annote la section « Produits laitiers », la note est automatiquement étiquetée « Produits laitiers ».
- Vous pouvez également autoriser le marchandiseur à ajouter d'autres étiquettes, mais il ne pourra jamais supprimer l'étiquette « produits laitiers ».
Cas d'utilisation
- Toute personne autorisée peut désormais filtrer la note Par exemple, le responsable du rayon produits laitiers peut choisir de ne consulter que les notes créées par le marchandiseur « produits laitiers ». Il peut ainsi ignorer toutes les autres notes d'annotation relatives aux autres rayons, qui ne le concernent pas.
- Le fait d'étiqueter les notes permet de générer des rapports très détaillés et très précis, basés sur les notes saisies par différents services ou équipes.
Exemple de cas d'utilisation 2 ;
Révision des notes d'annotation
Conditions
- Vous souhaitez autoriser un ou plusieurs utilisateurs à consulter les notes d'un autre réviseur afin de les classer (voir l'exemple de classification) ou de prendre une décision à leur sujet.
- Le réviseur examine les notes de l'autre réviseur et décide d'« accepter la note » ou de « rejeter la note » pour chaque annotation.
- Lorsque l'utilisateur ajoute l'étiquette « note de rejet », il doit indiquer la raison du rejet du commentaire. Sans motif, l'étiquette « note de rejet » ne peut être appliquée.
Cas d'utilisation
- Dans ce scénario, un mécanisme de vérification est mis en place pour valider les notes des réviseurs. Cela peut être dû à de nombreuses raisons, telles que la conformité, la vérification juridique ou simplement pour garantir un retour d'information concis au graphiste chargé d'effectuer les modifications.
- Des rapports peuvent être générés pour analyser le taux de rejet ou d'acceptation des notes. Cela peut s'avérer utile pour identifier les problèmes dans le flux de travail, déclencher des formations ou repérer les tendances.
Filtrer vos étiquettes de notes
Une autre fonctionnalité remarquable est la possibilité de filtrer vos étiquettes de notes. Cela permet aux utilisateurs de ne voir que les notes d'annotation qui correspondent aux critères dont ils ont besoin. De plus, l'administrateur peut masquer les notes étiquetées selon certains critères et ne les afficher qu'à certains utilisateurs.
La version Aproove Enterprise permet de créer un nombre illimité d'étiquettes de notes, tandis que les clients Aproove Classic peuvent appliquer jusqu'à 5 étiquettes de notes personnalisées à leur compte. Veuillez contacter notre équipe de réussite client pour plus de détails.
